Jakie prawa i obowiązki ma kontrolowany przedsiębiorca

Kontrola podatkowa nie należy do przyjemnych wydarzeń. Jedną z przyczyn, dla których przedsiębiorcy tak bardzo się jej obawiają, jest brak wiedzy na temat przysługujących im praw i obowiązków.

Przede wszystkim podatnik powinien zostać zawiadomiony o zamiarze wszczęcia kontroli. Zasadą jest, że kontrolę wszczyna się nie wcześniej niż po upływie 7 dni i nie później niż przed upływem 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli. Wszczęcie kontroli przed upływem 7 dni od dnia doręczenia zawiadomienia wymaga zgody kontrolowanego. Natomiast jeżeli czynności nie zostaną wszczęta w terminie 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia, konieczne jest ponowne zawiadomienie.

Przepisy Ordynacji podatkowej przewidują wyjątki od zasady zawiadamiania podatnika o kontroli, m.in. gdy dotyczy ona niezgłoszonej do opodatkowania działalności gospodarczej, nieujawnionych źródeł przychodów, ewidencjonowania obrotu przy użyciu kasy fiskalnej, czy zasadności zwrotu VAT naliczonego. W takiej sytuacji, po wszczęciu kontroli, podatnik zostanie poinformowany o przyczynie braku zawiadomienia.

Wszczęcie kontroli podatkowej następuje przez doręczenie kontrolowanemu lub osobie go zastępującej upoważnienia do jej przeprowadzenia oraz okazanie legitymacji służbowej. W upoważnieniu do przeprowadzenia kontroli podatkowej zawarte jest pouczenie o podstawowych prawach i obowiązkach podatnika w toku kontroli.

U podatnika została wszczęta kontrola podatkowa. Przedsiębiorcy nie zostało doręczone zawiadomienie o zamiarze wszczęcia kontroli. Taka sytuacja jest możliwa.

W wyjątkowych sytuacjach, gdy czynności kontrolne są niezbędne dla przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa lub wykroczenia skarbowego, kontrola może być wszczęta po okazaniu legitymacji służbowej. Podatnikowi trzeba jednak doręczyć upoważnienie do kontroli - musi być ono doręczone bez zbędnej zwłoki, jednak nie później niż w terminie trzech dni od dnia wszczęcia kontroli.

Do najważniejszych uprawnień podatnika w trakcie kontroli jest prawo do uzyskiwania informacji o przepisach prawa podatkowego pozostającego w związku z przedmiotem kontroli podatkowej oraz prawo do uczestniczenia w czynnościach kontrolnych. Wyrazem uczestnictwa w czynnościach kontrolnych jest np. prawo żądania przeprowadzenia dowodu.

Prawo do czynnego udziału w każdym stadium kontroli podatkowej nie musi być realizowane przez podatnika osobiście. Może on ustanowić w formie pisemnej osobę fizyczną, która będzie upoważniona do reprezentowania go w trakcie tych czynności. Taką osobę należy zgłosić naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu w sprawie opodatkowania podatkiem dochodowym. W przypadku wyznaczenia więcej niż jednej osoby, podatnik powinien wskazać, która z nich będzie uprawniona do kontaktów z organem podatkowym. Tej osobie fiskus będzie doręczał wszelkie związane z kontrolą pisma.

Prawem podatnika jest także dokonywanie czynności kontrolnych w jego obecności lub w obecności osoby przez niego wskazanej. Kontrolowany może zrezygnować z tego uprawnienia, składając pisemne oświadczenie.

Każde postępowanie kontrolne kończy się sporządzeniem protokołu. Podatnik ma prawo złożenia zastrzeżeń lub wyjaśnień do ustaleń protokołu sporządzonego przez kontrolującego w ciągu 14 dni od dnia jego doręczenia. Przedsiębiorca, który nie zgadza się z ustaleniami kontroli, powinien zatem złożyć zastrzeżenia, wskazując równocześnie stosowne wnioski dowodowe na poparcie swoich twierdzeń. Kontrolujący ma obowiązek do nich się ustosunkować.

Przedsiębiorca, na mocy art. 84c ustawy o swobodzie działalności gospodarczej, może wnieść sprzeciw wobec podjęcia i wykonywania przez organy kontroli określonych czynności z naruszeniem przepisów. Dotoczy to: zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli, wszczęcia kontroli i wykonywania czynności kontrolnych, dokonywania czynności kontrolnych, równoczesnego podejmowania i prowadzenia więcej niż jednej kontroli oraz czasu trwania kontroli. Sprzeciw wnosi się w terminie 3 dni roboczych od dnia wszczęcia kontroli przez organ kontroli.

Czynności kontrolne prowadzone są w siedzibie kontrolowanego, w innym miejscu przechowywania dokumentacji oraz w miejscach związanych z prowadzoną przez niego działalnością i w godzinach jej prowadzenia. W przypadku skrócenia w toku kontroli czasu prowadzenia działalności, czynności kontrolne mogą być prowadzone przez 8 godzin dziennie.

Podstawowym obowiązkiem kontrolowanego jest poddanie się kontroli podatkowej oraz umożliwienie kontrolującemu przeprowadzenia czynności kontrolnych. Obowiązek ten podatnik realizuje poprzez udostępnienie dokumentacji, obiektów, składników majątkowych, których dotyczy kontrola, a także udzielanie wyjaśnień dotyczących przedmiotu kontroli. Przedsiębiorca powinien także zapewnić kontrolującemu warunki do pracy, a w tym - w miarę możliwości - udostępnić samodzielne pomieszczenie i miejsce do przechowywania dokumentów. Obowiązkiem podatnika jest także wskazać osobę, która w czasie jego nieobecności będzie go zastępowała w trakcie kontroli.

Podatnik ma obowiązek zapewnienia kontrolującym dostępu do ksiąg podatkowych w swojej siedzibie albo w miejscu ich prowadzenia lub przechowywania, jeżeli udostępnienie ich w siedzibie może w znacznym stopniu utrudnić prowadzenie bieżącej działalności. Chodzi tu w szczególności o dokumenty, księgi rachunkowe i podatkowe, a także rejestry czy ewidencje (np. na potrzeby VAT), a ponadto dokumenty źródłowe, tj. umowy, faktury, dowody płatności oraz inne dokumenty mogące mieć wpływ na poprawność rozliczenia. Podatnik powinien również umożliwić kontrolującemu sporządzanie z nich odpisów, kopii, wyciągów, notatek i wydruków.

Na podstawie ustawy o swobodzie działalności gospodarczej (art. 81 i 81a ustawy) przedsiębiorca zobowiązany jest też do prowadzenia i przechowywania w swojej siedzibie książki kontroli oraz upoważnienia i protokołów kontroli. W przypadku wszczęcia kontroli podatnik ma obowiązek niezwłocznego okazania kontrolującym książki kontroli (lub kopii odpowiednich jej fragmentów, albo wydruków z systemu informatycznego, w którym jest ona prowadzona, poświadczonych za zgodność z wpisami w książce). W sytuacji, gdy książka kontroli udostępniona została innemu organowi - przedsiębiorca ma obowiązek okazać ją w siedzibie organu kontroli w terminie 3 dni roboczych od dnia zwrotu jej przez inny organ.

Przedsiębiorca musi również umożliwić kontrolującemu wstęp na grunt oraz do budynków, lokali lub innych pomieszczeń, okazać mu majątek podlegający kontroli (w celu dokonania jego oględzin), a także umożliwić zabezpieczenie zebranych dowodów. Kontrolowany powinien wypełniać nałożone na niego obowiązki, w przeciwnym razie może podlegać odpowiedzialności karnej skarbowej

Przedsiębiorca został poddany kontroli podatkowej. Kontrolowany ukrył część dokumentacji podatkowej.

Udaremnianie lub utrudnianie wykonania czynności służbowej osobie uprawnionej do przeprowadzenia kontroli podatkowej lub skarbowej, w szczególności odmawianie okazania księgi lub jej niszczenie, uszkadzanie, czynienie bezużytecznej, ukrywanie lub usuwanie, stanowi przestępstwo lub wykroczenie skarbowe i podlega karze grzywny.

W związku z czynnościami prowadzonymi przez kontrolujących przedsiębiorca ma także obowiązek:

● umożliwić nieodpłatnie filmowanie i fotografowanie, dokonywanie nagrań dźwiękowych oraz utrwalanie stanu faktycznego za pomocą innych nośników informacji, jeżeli film, fotografia, nagranie lub informacja zapisana na innym nośniku może stanowić dowód lub przyczynić się do utrwalenia dowodu w sprawie będącej przedmiotem kontroli;

● przedstawić na żądanie kontrolującego tłumaczenie na język polski sporządzonej w języku obcym dokumentacji dotyczącej spraw będących przedmiotem kontroli.

Podatnik musi zawiadamiać organ podatkowy o każdej zmianie swojego adresu dokonanej w ciągu 6 miesięcy od dnia zakończenia kontroli podatkowej, w której toku ujawniono nieprawidłowości.

Magdalena Majkowska

magdalena.majkowska@infor.pl

Art. 281a-291c ustawy z 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2005 r. nr 8, poz. 60 z późn. zm.).

Art. 83 ustawy z 10 września 1999 r. - Kodeks karny skarbowy (t.j. Dz.U. z 2007 r. nr 111, poz. 765 z późn. zm.).