Jak wydatki firmowe zaliczyć do kosztów

biegły rewident w KDA Grupa Sarnowski i Wiśniewski w Poznaniu

Każdy przedsiębiorca ponosi wydatki związane z bieżącą działalnością. Są one różnorakie i niekiedy problem sprawia ich rozliczenie. Najważniejsze zasady przypomnę na podstawie przykładowych wydatków. Obiad w restauracji pracownika (dyrektora, koordynatora) z kontrahentem w ramach rozmów handlowych nie będzie kosztem podatkowym, bo są to wydatki reprezentacyjne. Nie można też odliczyć od nich VAT. Zakup artykułów spożywczych (ciastka, szynka, jajka itp.) i wydanie do zużycia na szkoleniu organizowanym w firmie dla odbiorców będzie kosztem firmy. Nie powstanie konieczność opodatkowania takiej czynności VAT. Podatnik będzie miał prawo do odliczenia VAT, jeżeli istnieje związek między zakupem a wykonywaniem czynności opodatkowanych.

Poczęstunek należy uznać za zużycie towarów na cele związane z prowadzoną działalnością. Oznacza to, że zużycie tych towarów nie będzie opodatkowane VAT. Znowelizowany od 1 kwietnia br. art. 8 ust. 2 ustawy o VAT uznaje bowiem za odpłatne świadczenie usług zużycie towarów stanowiących część przedsiębiorstwa podatnika, ale tylko do celów innych niż jego działalność gospodarcza, pod warunkiem jednak że podatnikowi przysługiwało prawo do odliczenia VAT naliczonego przy nabyciu tych towarów.

Kolejny wydatek - artykuły spożywcze zakupione dla zużycia w sekretariacie firmy - dla kontrahentów i gości, zużywane na miejscu (kawa, herbata, cukier, ciasteczka, mleko itp.), będą kosztem. Nie powstanie konieczność opodatkowania takiej czynności VAT. Będzie można odliczyć VAT, jeżeli istnieje związek między zakupem a wykonywaniem czynności opodatkowanych.

Przy zakupie banerów reklamowych i ich wydaniu wydatki na ten cel można uwzględnić w kosztach. Nie powstaje konieczność opodatkowania takiej czynności VAT. W kwestii dotyczącej przekazywania kontrahentom tablic reklamowych oraz banerów możliwe będzie uznanie ich za drukowane materiały reklamowe i informacyjne, o których mowa w art. 7 ust. 3 ustawy o VAT, których wydanie nie będzie powodowało skutków w VAT. Jednak pogląd ten może być kwestionowany przez organy podatkowe.

Przedsiębiorca może też zaplanować kupno paczek dla dzieci pracowników, np. z okazji świąt. Sfinansuje je z funduszu socjalnego. Zakup towarów lub usług dokonywany w ramach działalności socjalnej jest neutralny w VAT. Stanowisko to znajduje potwierdzenie w orzecznictwie (WSA we Wrocławiu z 18 lutego 2010 r., sygn. akt I SA/Wr 1769/09). W konsekwencji pracodawcy nie przysługuje prawo do odliczenia VAT z faktur dokumentujących te zakupy, jak również wydaje się, że nie ma podstaw do wykazywania VAT należnego.

Przy zakupie wiązanki na pogrzeb prezesa firmy współpracującej, na pogrzeb pracownika i członków rodziny: wiązanka na rzecz pracownika będzie kosztem, wiązanka na rzecz prezesa firmy współpracującej kosztem nie będzie, wiązanka na rzecz członka rodziny pracodawcy również nie pomniejszy przychodów. W żadnym z przypadków nie będzie możliwości odliczenia VAT.

Ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2010 r. nr 51, poz. 307 z późn. zm.).

Ustawa z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 74, poz. 397 z późn. zm.).

Ustawa z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 177, poz. 1054).

Oprac. Ewa Matyszewska