Jak firma rozliczy wydatki na nabycie know-how

Nabycie know-how wiąże się z poniesieniem określonych kosztów, które wymagają jako wartość niematerialna i prawna szczególnego rozliczenia. Przepisy podatkowe nie definiują wprost, co należy rozumieć przez know-how. Wskazują jedynie, że know-how dotyczy informacji związanych ze zdobytym doświadczeniem w dziedzinie przemysłowej, handlowej lub naukowej. Dlatego też podstawowym warunkiem uznania nabytej wiedzy za know-how przez podatnika jest jej opisanie i utrwalenie.

Ważne jest również to, że przedsiębiorstwa mogą nabywać know-how również w ramach transakcji przejęcia przedsiębiorstwa lub jego zorganizowanej części albo wniesienia aportu do spółki w postaci know-how.

Właściwa dokumentacja

Regulacje wspólnotowe odnoszące się do transferu technologii określają, że know-how jest to pakiet nieopatentowanych informacji praktycznych, wynikających z doświadczeń i badań, które są niejawne (nie są powszechnie znane lub łatwo dostępne), istotne (ważne i użyteczne z punktu widzenia wytwarzania produktów objętych umową) i zidentyfikowane (opisane w wystarczająco zrozumiały sposób).

Właściwa dokumentacja know-how oznacza, że know-how powinno być przekazywane w formie materialnej, np. w formie schematów, planów, receptur, wzorów itp., zawierających tryb postępowania prowadzący do wytworzenia produktu końcowego. Jeśli na przykład na know-how składa się wiedza o rynkach zbytu oraz wiedza techniczna niezbędna dla wytworzenia konkretnych produktów, to wiedza ta powinna być opisana w formie konkretnych dokumentów handlowych czy technicznych.

Na wymóg posiadania dokumentów pozwalających na zidentyfikowanie wartości niematerialnej jako know-how zwracał uwagę Naczelny Sąd Administracyjny. W wyroku z 20 września 2005 r. (sygn. akt II FSK 2077/04) NSA uznał, że nośnik informacji praktycznych typu know-how należy traktować wyłącznie w kategoriach procesowych, to znaczy dowodowych, a nie materialno-prawnych.

Nabyte przez firmę know-how podlega amortyzacji w sposób właściwy dla amortyzacji wartości niematerialnych i prawnych. Określają to odpowiednio art. 16b ust. 1 pkt 7 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz art. 22b ust. 1 pkt ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Ujęcie w ewidencji

Na podstawie tych przepisów amortyzacji podlega nabyta nadająca się do gospodarczego wykorzystania w dniu przyjęcia do używania wartość stanowiąca równowartość uzyskanych informacji związanych z wiedzą w dziedzinie przemysłowej, handlowej, naukowej lub organizacyjnej (know-how) - o przewidywanym okresie używania dłuższym niż rok, wykorzystywana przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą.

Know-how jako ujęta w ewidencji wartość niematerialno-prawna od momentu przyjęcia do używania powinna być więc rozliczona w kosztach w postaci odpisów amortyzacyjnych. Zasadą jest, że wartość początkową stanowi kwota należna sprzedawcy z tytułu sprzedaży wynikająca z dokumentów, niezależnie od sposobu i terminów płatności zobowiązania przez nabywcę (np. niezależnie od nabycia na raty).

Na podstawie art. 16m ust. 1 pkt 4 ustawy o CIT (odpowiednio art. 22m ust. 1 pkt 4 ustawy o PIT) podatnicy mają możliwość dokonywania odpisów amortyzacyjnych od wartości niematerialnych i prawnych w krótszym okresie, tj. przez 60 miesięcy. Dotyczy to tzw. pozostałych wartości niematerialnych i prawnych (tj. innych niż licencje na wyświetlanie filmów oraz na emisję programów radiowych i telewizyjnych, oraz poniesionych kosztów zakończonych prac rozwojowych).

Zaprzestanie działalności

Jeśli po jakimś czasie know-how nie będzie już wykorzystywane przez podatnika, a zostało zamortyzowane jedynie w części, to pozostałą wartość (tzw. stratę z tytułu likwidacji niezamortyzowanej części) ceny nabycia know-how można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów.

Zgodnie z przepisami (art. 16 ust. 1 pkt 5 ustawy o CIT oraz art. 23 ust. 1 pkt 5 ustawy o PIT), jeżeli strata w wartości niematerialnej i prawnej znalazła pokrycie w sumie odpisów amortyzacyjnych, spółka nie zaliczy straty do kosztów w tej części.

Korzystanie z wiedzy i doświadczenia

Know-how to specjalistyczna wiedza techniczna i innowacyjna o charakterze poufnym. Umowa know-how upoważnia do korzystania z wiedzy i doświadczenia innego podmiotu. Jedna ze stron (przekazujący) zobowiązuje się do przekazania drugiej (zamawiający) wiedzy technicznej, organizacyjnej lub handlowej albo naukowej o charakterze poufnym lub tajnym, bezpośrednio użytecznej w działalności gospodarczej w zakresie określonym w umowie.

● Know-how techniczne - np. wynalazki i projekty wynalazcze utrzymywane w tajemnicy, które mogłyby zostać opatentowane, a także nieopatentowane wynalazki, niezarejestrowane wzory użytkowe.

● Know-how nietechniczne - np. informacje o charakterze organizacyjnym, finansowym lub handlowym ułatwiające prowadzenie przedsiębiorstwa czy ekspansję rynkową.

PRZYKŁAD 1

Jaką stawką dokonać amortyzacji

Wysokość odpisów amortyzacyjnych od wartości know-how określa się zgodnie z art. 22m ust. 1 pkt 4 ustawy o PIT. Tym samym okres dokonywania odpisów amortyzacyjnych od wartości niematerialnych i prawnych nie może być krótszy niż 60 miesięcy (czyli 5 lat). Oznacza to, że jeśli przedsiębiorca chce w pełni zamortyzować nabyte prawo do korzystania z know-how w okresie 5 lat, to rocznie musi dokonywać odpisów amortyzacyjnych w stawce 20 proc. (60 miesięcy / 12 = 5 lat, czyli w każdy roku podatnik może zamortyzować 1/5 wartości know-how, czyli 20 proc.). Oznacza to, że miesięczne odpisy amortyzacyjne wynoszą 1666,66 zł (100 000 x 20 proc. / 12).

Natomiast opłaty za korzystanie z know-how w kolejnym roku w wysokości 3 tys. zł miesięcznie będą stanowić koszt uzyskania przychodu na zasadach ogólnych, tj. w dacie jego poniesienia. Zasadą jest, że do wartości początkowej wlicza się tylko te koszty związane z zakupem, które zostały naliczone do dnia przekazania środka trwałego do używania. Inne koszty naliczone później nie będą podwyższać wartości początkowej. Oznacza to, że np. koszty poniesione na przystosowanie know-how do specyfiki firmy przed oddaniem know-how do używania podwyższą wartość początkową tej wartości niematerialnej i prawnej.

PRZYKŁAD 2

Czy dokonane odpisy od wartości wkładu stanowią koszty uzyskania przychodu

Zgodnie z art. 16b ust. 1 ustawy o CIT amortyzacji podlegają m.in. wartości stanowiące równowartość uzyskanych informacji związanych z wiedzą w dziedzinie przemysłowej, handlowej, naukowej lub organizacyjnej (know-how) o przewidywanym okresie używania dłuższym niż rok. Ponadto wartości te powinny być wykorzystywane przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą albo oddane przez niego do używania na podstawie umowy licencyjnej (sublicencji), umowy najmu, dzierżawy lub umowy leasingu.

W związku z tym, że nabycie know-how nie nastąpiło nieodpłatnie, lecz za udziały, a zatem spółka, do której został wniesiony wkład obejmujący tę wartość niematerialną i prawną, może dokonywać ich amortyzacji. Odpisy te stanowią koszty uzyskania przychodu. Spółka będzie uprawniona do amortyzacji wniesionych do niej wartości niematerialnych i prawnych od miesiąca następującego po miesiącu, w którym wprowadzi te prawa do ewidencji.

PRZYKŁAD 3

Czy przekazanie podlega VAT

Z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 177, poz. 1054) wynika, że podatnikiem są podmioty wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności. A przez działalność gospodarczą dla celów rozliczenia VAT należy rozumieć nie tylko taką działalność, która obejmuje działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody, również wówczas, gdy czynność została wykonana jednorazowo w okolicznościach wskazujących na zamiar wykonywania jej w sposób częstotliwy. Działalnością są również czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych. Umowa o przekazanie know-how jest opodatkowana podstawową stawką VAT, która obecnie wynosi 23 proc

PRZYKŁAD 4

Czy umowa jest opodatkowana PCC

Zgodnie z art. 1 ustawy o podatku od czynności cywilnoprawnych (t.j. Dz.U. z 2010 r. nr 101, poz. 649 z późn. zm.), PCC podlegają tylko umowy zawarte w tym przepisie i w praktyce uregulowane w kodeksie cywilnym (będzie to więc umowa sprzedaży know-how). Umowa o udostępnienie know-how jest typem umowy nienazwanej i mimo że przeniesienie specjalistycznej wiedzy na spółkę jest odpłatne, to umowa ta nie podlega PCC. Inaczej będzie jednak w przypadku sprzedaży know-how przez kontrahenta podatnikowi. W takim przypadku przeniesienie know-how na własność podatnika będzie opodatkowane stawką 2 proc., czyli podatnik nabywający know-how będzie musiał zapłacić 2 tys. zł podatku.

WZÓR

Ewidencja środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych za luty 2012 r.

L.p.	Określenie środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej	Data zakupu	Dane dokumentu zakupu	Data przyjęcia do używania	Symbol KŚT	Wartość początkowa
1.	Receptura produkcji kosmetyku X (know-how)	2012.01.10	Faktura VAT nr 005/2012	2012.02.01	-	100 000,00 zł
Wartość ulepszenia	Wartość po ulepszeniu	Wartość dotychczasowego umorzenia	Kwota odpisu za bieżący rok podatkowy	Kwota odpisu za bieżący okres	Zaktualizowana kwota odpisów	Uwagi
0,00	0,00	0,00	20 000,00 zł	1666,66 zł	0,00

Znajdziesz w nim wypełnioną księgę przychodów i rozchodów

Przemysław Molik

przemyslaw.molik@infor.pl

Podstawa prawna

Art. 15 ust. 1, art. 16 ust. 1 pkt 64, art. 16b, art. 16m ust. 1 pkt 64, art. 21 ust. 1 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 54, poz. 654 z późn. zm.). Art. 24 ust. 17 ustawy, art. 22b ust. 1 pkt 7, art. 23 ust. 1 pkt 45b z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2010 r. nr 51, poz. 307 z późn. zm.). Rozporządzenie ministra finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. nr 152, poz. 1475 z późn. zm.). Rozporządzenie Komisji (WE) nr 772/2004 z 7 kwietnia 2004 r. w sprawie stosowania art. 81 ust. 3 Traktatu do kategorii porozumień o transferze technologii (Dz.U. UE.L. 123 z 27 kwietnia 2004 r.).