Jak rozliczyć refundację zakupu okularów korekcyjnych
X spółka z o.o. (podatnik VAT czynny) zgodnie z wewnętrzymi regulaminami i powszechnie obowiązującymi przepisami prawa pracy refunduje pracownikom zatrudnionym na stanowiskach z monitorami ekranowymi (użytkującym w czasie pracy monitor ekranowy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy) zakup okularów korygujących wzrok. Robi to w sytuacji, gdy lekarz zalecił potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego. Spółka refunduje pracownikowi na podstawie zaświadczenia lekarza medycyny pracy koszt zwrotu zakupu okularów korekcyjnych do wysokości 400 zł. Zwrot dokonywany jest po złożeniu przez pracownika wniosku i po przedstawieniu zaświadczenia lekarza medycyny pracy oraz faktury wystawionej przez zakład optyczny na danego pracownika do wysokości limitu 400 zł. Zwrot powinien być dokonany w terminie 14 dni od dnia złożenia wniosku o refundację. Jeżeli pracownik zapłaci za okulary mniej, to otrzyma zwrot w wysokości faktycznie poniesionych wydatków. Natomiast jeżeli zapłaci więcej, to zostanie mu zrefundowana jedynie kwota 400 zł. Zwrot dokonywany jest na rachunek bankowy pracownika. 20 maja 2019 r. spółka dokonała refundacji za okulary korekcyjne jednemu z pracowników. Pracownik spełnił wszystkie warunki do uzyskania refundacji. Nabył okulary 16 maja 2019 r. Zakup okularów korekcyjnych został udokumentowany fakturą wystawioną 16 maja 2019 r. przez zakład optyczny na tego pracownika w wysokości brutto 680 zł. Na rachunek bankowy spółka przelała 20 maja 2019 r. refundację w wysokości 400 zł. Jak spółka powinna rozliczyć tę refundację na gruncie CIT, VAT i PIT (obowiązki płatnika)? Rokiem podatkowym spółki jest rok kalendarzowy. Zaliczki na CIT i VAT spółka opłaca za okresy miesięczne.
Powszechnie obowiązujące przepisy prawa pracy
Stosownie do art. 2376 par. 1 kodeksu pracy pracodawca jest obowiązany dostarczyć pracownikowi nieodpłatnie środki ochrony indywidualnej zabezpieczające przed działaniem niebezpiecznych i szkodliwych dla zdrowia czynników występujących w środowisku pracy oraz informować go o sposobach posługiwania się tymi środkami. Na podstawie par. 8 ust. 2 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom okulary korygujące wzrok, zgodne z zaleceniem lekarza, jeżeli wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego. Monitor ekranowy to urządzenie do wyświetlania informacji w trybie alfanumerycznym lub graficznym, niezależnie od metody uzyskiwania obrazu (zob. par. 2 pkt 1 rozporządzenia). Pracownik to każda osoba zatrudniona przez pracodawcę, w tym praktykant i stażysta, użytkująca w czasie pracy monitor ekranowy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy (zob. par. 2 pkt 4 rozporządzenia). Na gruncie powszechnie obowiązującego prawa pracy pracodawca jest zatem zobowiązany zapewnić pracownikom (użytkującym w czasie pracy monitor ekranowy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy) okulary korygujące wzrok, zgodne z zaleceniem lekarza, jeżeli wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego. W przypadku spółki obowiązek ten jest realizowany poprzez refundacje uprawionym pracownikom kosztu zakupu okularów korekcyjnych do kwoty 400 zł na podstawie przedstawionej przez danego pracownika faktury wystawionej na niego przez zakład optyczny. W analizowanym przypadku należy zatem przyjąć, że na spółce ciążył obowiązek zrefundowania do kwoty 400 zł kosztu zakupów okularów korekcyjnych wskazanemu pracownikowi.
Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone.
Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A. Kup licencję.