Czy grozi kara za brak NIP

starszy konsultant w Dziale Human Capital Ernst & Young

Gdy obowiązek wystąpienia z wnioskiem o nadanie numeru identyfikacji podatkowej (NIP) spoczywa na płatniku, możliwych jest kilka sytuacji, w których w terminie przygotowania deklaracji PIT-11 zakład pracy nie będzie posiadał informacji o numerze NIP pracownika. Przykładowo:

● pracodawca nie dostarczył pracownikowi nieposiadającemu numeru NIP formularza NIP-3 albo nie przekazał wypełnionego przez pracownika formularza do urzędu skarbowego,

● pracownik nie dostarczył pracodawcy wypełnionego zgłoszenia NIP-3,

● formularz przekazano do urzędu, jednak decyzja o nadaniu NIP nie została jeszcze wydana.

Możliwe są przypadki, w których pracownik zaniedbuje obowiązek przekazania kompletnych danych (w tym numer NIP) pracodawcy, co - podobnie jak w powyższych przykładach - będzie skutkować brakiem możliwości poprawnego sporządzenia formularza PIT-11 przez pracodawcę.

Jeśli płatnik przekaże do urzędu skarbowego niekompletny PIT-11, może teoretycznie narazić się na potencjalne sankcje karne skarbowe (kara grzywny), a w praktyce na ewentualne problemy z przyjęciem przez urząd deklaracji bądź dyskusje z organami. Podejście urzędów może być różne i w związku z tym trudno przewidzieć praktyczne konsekwencje dla pracodawcy. Niemniej w przypadku gdy wina za brak numeru NIP leży po jego stronie i sytuacja ta jest notoryczna, potencjalne kary grzywny stają się bardziej prawdopodobne.

W praktyce warto rozważyć, aby np. zaległy NIP-3 oraz odpowiednie wyjaśnienie (tzw. czynny żal) zostały dostarczone urzędowi wraz z PIT-11. W innych sytuacjach (tam gdzie spowodowane to jest zaniedbaniem pracownika) płatnik może sporządzić krótkie pismo wyjaśniające przyczyny braku numeru NIP.

Art. 16 ustawy z 10 września 1999 r. - Kodeks karny skarbowy (t.j. Dz.U. z 2007 r. nr 111, poz. 765 z późn. zm.).