Kiedy pracodawca wypełni PIT-40

Pracodawca może wyręczyć swoich pracowników w rozliczeniu z fiskusem. Warunek: pracownik musi złożyć pracodawcy przed 10 stycznia następnego roku podatkowego, za który dokonywane jest rozliczenie, PIT-12. Jest to oświadczenie dla celów dokonania obliczenia rocznego podatku dochodowego od dochodu uzyskanego przez podatnika w danym roku podatkowym.

Jeśli pracodawca od pracownika takie oświadczenie otrzymał, będzie musiał wypełnić PIT-40. Następnie pracodawca formularz ten prześle do podatnika i właściwego dla niego urzędu skarbowego.

Oświadczenie PIT-12, aby było skuteczne, powinno być złożone przed 10 stycznia roku następującego po roku, za który dokonywane jest rozliczenie. Zatem w rozliczeniu za 2009 rok PIT-12 powinien być złożony pracodawcy przed 10 stycznia 2010 r., a dokładnie najpóźniej 8 stycznia 2010 r., bo 10 stycznia wypadał w niedzielę.

Podatnicy, którzy w danym roku podatkowym byli zatrudnieni na umowę o pracę, otrzymywali emerytury lub renty z zagranicy za pośrednictwem płatnika, byli tymczasowo aresztowani lub skazani, otrzymywali świadczenia integracyjne lub stypendia, byli członkami rolniczych spółdzielni produkcyjnych oraz innych spółdzielni zajmujących się produkcją rolną, mogą skorzystać z możliwości rozliczenia dochodów rocznych za pośrednictwem płatnika.

Załóżmy, że pracownik złożył pracodawcy oświadczenie PIT-12 w terminie. Teraz pracodawca będzie musiał wypełnić PIT-40. Roczne obliczenie podatku na druku PIT-40 musi być przygotowane przez pracodawcę do końca lutego roku następującego po roku podatkowym i w tym samym terminie przekazane pracownikowi i właściwemu dla nie- go urzędowi skarbowemu. W 2010 roku ostatni dzień lutego wypada w niedzielę. W związku z tym pracodawca na wystawienie PIT-40 będzie miał czas do 1 marca 2010 r.

Gdy podatnik zmienił miejsce zamieszkania w trakcie roku podatkowego, płatnik jest zobowiązany przesłać deklarację do organu podatkowego właściwego według miejsca zamieszkania podatnika w ostatnim dniu roku podatkowego.

Podatnik w 2009 roku zaczął pierwszą pracę. Rozliczenia PIT dokona za niego pracodawca na formularzu PIT-40. Czy płatnik złoży zgłoszenie identyfikacyjne podatnika o nadanie NIP?

Tak. Podatnicy podatku dochodowego od osób fizycznych, którym płatnik na podstawie przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych:

1) pobiera zaliczki miesięczne, dokonując zmniejszenia kwot pobieranych zaliczek, lub

2) dokonuje rocznego rozliczenia podatku, a nie dokonywał zmniejszenia kwot zaliczek, lub

3) pobiera zaliczkę wyłącznie od dochodu z tytułu umowy o dzieło lub umowy zlecenia

- dokonują zgłoszenia identyfikacyjnego za pośrednictwem tego płatnika.

Płatnicy zobowiązani są do zaopatrzenia się w formularze zgłoszeń w urzędzie skarbowym właściwym ze względu na ich siedzibę.

Płatnik dostarcza podatnikowi formularz zgłoszenia identyfikacyjnego w terminie siedmiu dni od potrącenia pierwszej zaliczki na podatek dochodowy lub od złożenia oświadczenia w sprawie rozliczenia rocznego.

Podatnik składa płatnikowi zgłoszenie identyfikacyjne w terminie 14 dni od dnia otrzymania formularza zgłoszenia.

Płatnik zobowiązany jest przekazać, w tym za pośrednictwem placówki pocztowej operatora publicznego, zgłoszenie identyfikacyjne naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu dla podatnika, w terminie 14 dni od złożenia formularza zgłoszenia przez podatnika.

Trzeba podkreślić, że mimo iż rozliczenia rocznego na PIT-40 dokonuje płatnik, podatnik nie zwalnia się z odpowiedzialności za prawidłowe rozliczenie z organem podatkowym.

Oświadczenie PIT-12 jest traktowane na równi z zeznaniem i poprzez jego złożenie pracownik sam deklaruje, po analizie swojej sytuacji podatkowej, że spełnia warunki do takiej formy rozliczenia podatku.

W PIT-40 pracodawca uwzględni koszty uzyskania przychodów. Przy dokonywaniu rocznego obliczenia podatku, płatnik:

● uwzględnia koszty za dojazdy pracownika w wysokości faktycznie poniesionych,

● odlicza od dochodu pobrane w ciągu roku składki na ubezpieczenia społeczne,

● na wniosek podatnika odlicza od dochodu: zwrócone płatnikowi świadczenia, które uprzednio zwiększyły dochód podlegający opodatkowaniu, w kwotach uwzględniających pobrany podatek dochodowy - jeżeli nie zostały one potrącone od dochodu przy poborze zaliczek,

● odlicza od podatku kwotę składki na ubezpieczenie zdrowotne, pobranej w roku podatkowym ze środków podatnika,

● dolicza do podatku obliczonego zgodnie ze skalą PIT otrzymany za jego pośrednictwem zwrot uprzednio zapłaconej i odliczonej składki na ubezpieczenie zdrowotne.

Pracodawca pomylił się przy wypełnianiu PIT-40 dwóch pracowników. Zapomniał uwzględnić w nim większych kosztów uzyskania przychodów, związanych z dojazdem pracowników do pracy. Czy płatnik może skorygować PIT-40?

Tak. Jeżeli odrębne przepisy nie stanowią inaczej, podatnicy, płatnicy i inkasenci mogą skorygować uprzednio złożoną deklarację.

Skorygowanie deklaracji następuje przez złożenie korygującej deklaracji wraz z dołączonym pisemnym uzasadnieniem przyczyn korekty.

Zatem pracodawca powinien jeszcze raz, ale tym razem poprawnie, wypełnić PIT-40 i przesłać do podatnika i urzędu skarbowego. Wraz z korektą przesyłaną do urzędu trzeba będzie dołączyć pismo wyjaśniające złożenie PIT-40 ponownie.

Podatek wynikający z obliczenia rocznego przez płatnika jest podatkiem dochodowym należnym od podatnika za dany rok, chyba że naczelnik urzędu skarbowego wyda decyzję określającą inną wysokość zobowiązania w podatku dochodowym.

Może się okazać, że po wypełnieniu PIT-40, wyjdzie dopłata lub nadpłata podatku za 2009 rok. Przepisy ustawy o PIT wskazują, jak należy zachować się w tej sytuacji.

Różnicę między podatkiem wynikającym z rocznego obliczenia a sumą zaliczek pobranych za miesiące od stycznia do grudnia pobiera się z dochodu za marzec roku następnego. Różnicę tę, na wniosek podatnika, pobiera się z dochodu za kwiecień roku następnego.

W sytuacji, gdy stosunek uzasadniający pobór zaliczek ustał w styczniu lub w lutym, różnicę pobiera się z dochodu za miesiąc, za który pobrana została ostatnia zaliczka. Pobraną różnicę płatnicy wpłacają na rachunek urzędu skarbowego, którym kieruje właściwy dla płatnika naczelnik urzędu skarbowego, łącznie z zaliczkami za te miesiące. Jeżeli z obliczenia rocznego wynika nadpłata, zalicza się ją na poczet zaliczki należnej za marzec, a jeżeli po pobraniu tej zaliczki pozostaje nadpłata, płatnik zwraca ją podatnikowi w gotówce. Zwrócone nadpłaty w gotówce płatnik potrąca z kwot pobranych zaliczek przekazywanych urzędom skarbowym, wykazując je w deklaracji.

W rozliczeniu PIT za 2008 rok płatnik przy wypełnianiu PIT-40 uwzględniał ulgę prorodzinną przysługującą podatnikowi. Niestety, w rozliczeniu za 2009 rok już takiej możliwości nie ma. Płatnik w PIT-40 nie uwzględni też żadnych innych ulg.

Ponadto w PIT-40 płatnik nie ma możliwości wskazania za podatnika jednej organizacji pożytku publicznego, dla której podatnik mógłby przekazać 1 proc. swojego podatku.

Podatnik, który chciałby wesprzeć częścią swojego podatku organizację pożytku publicznego, musi zeznanie roczne złożyć indywidualnie. Wypełnienie PIT-40 przez pracodawcę nie zamyka podatnikowi drogi do samodzielnego rozliczenia z fiskusem. Jeśli podatnik mimo wypełnienia PIT-40 przez płatnika będzie chciał sam złożyć zeznanie, bo np. będzie chciał uwzględnić w nim ulgę lub przekazać 1 proc. podatku będzie mógł do 30 kwietnia 2010 r. (rozliczenie za 2009 rok) złożyć indywidualne zeznanie. Wtedy deklaracja podatnika zastąpi rozliczenie płatnika PIT-40.

Złożenie oświadczenia PIT-12 oznacza, że płatnik przygotowuje dla pracownika zeznanie roczne na druku PIT-40 i prześle je pracownikowi i właściwemu dla niego urzędowi skarbowemu

ewa.matyszewska@infor.pl

Art. 37 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 z późn. zm.).