Jak rozliczać wynajem w firmie

Jednym z przedmiotów prowadzonej działalności gospodarczej może być najem albo dzierżawa poszczególnych składników majątku firmy. Dla rozliczeń podatkowych istotne jest, czy najem dotyczy środków trwałych firmy i zawierany jest w ramach prowadzonej działalności czy też dotyczy majątku prywatnego i ma charakter najmu prywatnego. Podatnicy, którzy zdecydują się na prowadzenie działalności gospodarczej polegającej na wynajmowaniu np. części lub całości przedsiębiorstwa, pomieszczeń i budynków będących własnością przedsiębiorcy albo innych środków trwałych firmy, mogą wybrać sposób opodatkowania osiąganych przychodów.

Zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych przychody osiągane na podstawie umowy najmu mogą zostać zakwalifikowane do przychodów z działalności gospodarczej na podstawie art. 10 ust. 1 pkt 6 ustawy o PIT. W szczególności określa to art. 14 ust. 2 pkt 11 tej ustawy, zgodnie z którym przychodem z działalności gospodarczej są również przychody z najmu, podnajmu, dzierżawy oraz z innych umów o podobnym charakterze składników majątku związanych z działalnością gospodarczą. Oznacza to, że np. lokal zakupiony w ramach działalności gospodarczej będzie przynosił przychody z pozarolniczej działalności gospodarczej.

Jednocześnie art. 10 ust. 1 pkt 6 ustawy o PIT określa, że przychody osiągane z najmu np. prywatnego mieszkania nie będą zaliczane do źródła przychodów z pozarolniczej działalności gospodarczej, o którym mowa w art. 10 ust. 1 pkt 3 ustawy o PIT, lecz stanowić będą odrębne źródło przychodów - będą to przychody z tzw. najmu prywatnego.

Generalna zasada rozpoznania przychodów osiąganych w ramach prowadzonej działalności określa, że przychodem podatkowym są kwoty należne, choćby nie zostały faktycznie otrzymane, po wyłączeniu wartości zwróconych towarów, udzielonych bonifikat i skont. U podatników dokonujących sprzedaży towarów i usług opodatkowanych podatkiem od towarów i usług za przychód z tej sprzedaży uważa się przychód pomniejszony o należny podatek od towarów i usług.

W przypadku świadczenia na terytorium Polski usług najmu, dzierżawy, leasingu lub usług o podobnym charakterze, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą otrzymania całości lub części zapłaty, nie później niż z upływem płatności określonego w umowie lub fakturze.

Przychody z tytułu zawarcia umów najmu lub dzierżawy w przypadku kwalifikowania ich jako przychodów z działalności gospodarczej mogą być opodatkowane przede wszystkim według skali podatkowej (18 i 32 proc.) albo podatkiem liniowym (19 proc.), a opodatkowaniu podlega dochód. Przedsiębiorca może też wybrać opodatkowanie na zasadach ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych.

Za datę powstania przychodu z działalności gospodarczej uważa się dzień wydania rzeczy, zbycia prawa majątkowego lub wykonania usługi, albo częściowego wykonania usługi, nie później niż dzień wystawienia faktury albo uregulowania należności. Specyfika usług najmu polega na tym, że są one rozliczane regularnie w okresach rozliczeniowych - wtedy za datę powstania przychodu uznać należy ostatni dzień okresu rozliczeniowego określonego w umowie lub na wystawionej fakturze, nie rzadziej niż raz w roku.

Kosztami uzyskania przychodu z prowadzenia działalności gospodarczej, a więc także z wynajmowania firmowych składników majątku są wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, o ile nie są one wykluczone z katalogu kosztów podatkowych. W przypadku np. umowy najmu budynku mogą to być opłaty za media, koszty remontów czy koszty wyposażenia. Umowa najmu lub dzierżawy powinna wskazywać, która strona - wynajmujący czy najemca - opłaca wydatki związane z najmem lub dzierżawą danego składnika majątku. Jeżeli umowa stanowi, że dane koszty pokrywa najemca lub dzierżawca, to wynajmujący lub wydzierżawiający nie może ich zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Jeżeli natomiast umowa stanowi, że dane koszty pokrywa wynajmujący lub wydzierżawiający, to może on te koszty zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów.

Dla wynajmującego kosztem oprócz wydatków bezpośrednich są odpisy amortyzacyjne dokonywane na zasadach ogólnych. Natomiast dla najemcy kosztem uzyskania przychodów jest w całości opłacany czynsz najmu lub dzierżawy. Wynajmowany firmowy majątek, który jest środkiem trwałym albo wartością niematerialną i prawną, powinien być ujęty w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych.

Amortyzacji podlegają stanowiące własność lub współwłasność podatnika nabyte lub wytworzone we własnym zakresie, kompletne i zdatne do użytku w dniu przyjęcia do używania m.in. budynki, budowle i lokale będące odrębną własnością oraz maszyny, urządzenia i środki transportu i inne przedmioty o przewidywanym okresie używania dłuższym niż rok (środki trwałe). Amortyzacji podlegają również wartości niematerialne i prawne, którymi są m.in. spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu mieszkalnego, spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu użytkowego, prawo do domu jednorodzinnego w spółdzielni mieszkaniowej o przewidywanym okresie używania dłuższym niż rok.

Przedsiębiorcy wynajmujący firmowy majątek i rozliczający się na zasadach ogólnych muszą ewidencjonować przychody i koszty w księgach rachunkowych lub podatkowej księdze przychodów i rozchodów, zależnie od statusu podatnika.

Gdy najem lub dzierżawa obejmuje np. ich majątek prywatny (niewchodzący w skład środków trwałych w firmie), to można wybrać ryczałt i prowadzenie ewidencji przychodów.

● rzeczy ruchome - przedmioty materialne (np. pojazdy, maszyny, urządzenia, meble),

● rzeczy nieruchome - części powierzchni ziemskiej stanowiące odrębny przedmiot własności (grunty), budynki trwale z gruntem związane lub części takich budynków, jeżeli stanowią odrębny od gruntu przedmiot własności.

przemyslaw.molik@infor.pl

Podstawa prawna

Art. 9 ust. 3; art. 9a ust.2; art. 14 ust. 1, ust. 2 pkt 11; art. 22 ust. 1h; art. 22a ust. 1; art. 22b ust. 1, ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 z późn. zm.).

Art. 6 ust. 1a; art. 12 ust. 1 pkt 3 ustawy z 20 listopada 1998 r. o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne (Dz.U. nr 144, poz. 930 z późn. zm.).