Jak rozliczyć wakacyjny remont firmowego lokalu

Firmy, które w okresie wakacyjnym mają mniej zamówień na dostawę towarów czy realizację usług mogą wykorzystać ten czas na przeprowadzenie prac remontowych i modernizacyjnych lokalu lub budynku, w którym prowadzą działalność gospodarczą. Mogą to być prace związane m.in. z remontem pomieszczeń, dachu, okien, instalacji elektrycznych, drzwi i bram wjazdowych, a także elewacji. Takie wydatki przedsiębiorca może rozliczyć w kosztach podatkowych. Spełniają one bowiem podstawowe warunki kwalifikacji do kosztów uzyskania przychodów.

Rozróżnienie między kosztami uzyskania przychodów odliczanymi w dacie ich poniesienia, a tymi odliczanymi sukcesywnie - amortyzowanych w ramach modernizacji wynika z odrębnego zakresu prac remontowych i modernizacyjnych.

Podstawowym warunkiem rozliczania wydatków poniesionych w ramach wykonywanej działalności gospodarczej jest ich związek z przychodami z tej działalności oraz brak ustawowego wyłączenia z kosztów uzyskania przychodów. Przepisy o podatkach dochodowych uzależniają ujęcie danego wydatku w kosztach uzyskania przychodów od osiągnięcia w następstwie ich poniesienia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.

Amortyzacja podatkowa polega na stopniowym odliczeniu kosztów związanych ze zużyciem środków trwałych (lokalu, budynku). Polega to w szczególności na sukcesywnym zaliczeniu dokonywanych odpisów amortyzacyjnych do kosztów uzyskania przychodów. Prawo do dokonywania odpisów ma właściciel lub współwłaściciel środków trwałych albo przedsiębiorca, który przyjął do używania inwestycje w obcych środkach trwałych (np. wynajmowany lokal). Istotne jest to, że za środki trwałe uważa się np. te nieruchomości, które stanowią własność lub współwłasność podatnika, zostały przez podatnika nabyte lub przez niego wytworzone, są kompletne i zdatne do użytku w dniu przyjęcia do używania, ich przewidywany okres używania jest dłuższy niż rok, są wykorzystywane przez podatnika na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej, albo są oddane innemu podmiotowi do używania na podstawie umowy, najmu, dzierżawy lub innej o podobnym charakterze.

Jeśli nabyta przez przedsiębiorcę nieruchomość, z uwagi na zużycie materiałów, nie nadaje się do używania i dopiero po wykonaniu kapitalnego remontu obiekt będzie kompletny i zdatny do użytku w dniu zakończenia tych prac, to koszty prac remontowych budynku, wydatkowane przed dniem przyjęcia budynku do używania, zwiększają jego wartość początkową. Oznacza to, że wydatki poniesione na jego remont powinny być amortyzowane. Zasadą jest, że tylko kompletny i zdatny do używania składnik majątku może być zaliczony do środków trwałych, a tym samym koszty poniesione przed oddaniem tego składnika do używania oraz związane z przystosowaniem go do używania, są elementem ceny nabycia. Dopiero od momentu przyjęcia środka trwałego do używania koszty remontu będą mogły być zaliczone do ogólnych kosztów uzyskania przychodów.

Podatnicy często mają problem z prawidłowym zakwalifikowaniem przeprowadzonych prac remontowych. Przepisy podatkowe nie określają bowiem, jakie czynności wchodzą w zakres remontu. Określają jedynie, co oznacza ulepszenie środka trwałego. Dla rozliczenia podatkowego jest to istotne o tyle, że wydatki na remont stają się kosztem uzyskania przychodu bezpośrednio, natomiast w przypadku ulepszenia będą rozliczane przez odpisy amortyzacyjne naliczane od podwyższonej wartości początkowej tego środka trwałego.

W praktyce problem między podatnikami a organami podatkowymi polega na interpretacji pojęcia remontu i modernizacji. Dla celów rozliczeń podatkowych przyjęło się, że cechą remontu jest dążenie do przywrócenia pierwotnego stanu technicznego i użytkowego środka trwałego (np. konserwacja, naprawy). Natomiast wydatki, które mają charakter ulepszeń, powodują istotną zmianę cech użytkowych danego składnika majątku (np. przebudowa, rozbudowa).

Generalnie zgodnie z przepisami o podatkach dochodowych, jeżeli środki trwałe uległy ulepszeniu w wyniku przebudowy, rozbudowy, rekonstrukcji, adaptacji lub modernizacji, wartość początkową tych środków powiększa się o sumę wydatków na ich ulepszenie, w tym także o wydatki na nabycie części składowych lub peryferyjnych, których jednostkowa cena nabycia przekracza 3,5 tys. zł. Środki trwałe uważa się za ulepszone, gdy suma wydatków poniesionych na przebudowę, rozbudowę, rekonstrukcję, adaptację lub modernizację w danym roku podatkowym przekracza 3,5 tys. zł i wydatki te powodują wzrost wartości użytkowej w stosunku do wartości z dnia przyjęcia środków trwałych do używania, mierzonej w szczególności okresem używania, zdolnością wytwórczą, jakością produktów uzyskiwanych za pomocą ulepszonych środków trwałych i kosztami ich eksploatacji.

Na podstawie orzecznictwa sądów administracyjnych należy przyjąć, że ulepszenie (inwestycja) zachodzi, gdy następuje: przebudowa polegająca na zmianie (poprawieniu) struktury wewnętrznej istniejącego stanu środka trwałego; rozbudowa, tj. powiększenie (rozszerzenie) składników majątkowych, w szczególności budynków i budowli, linii technologicznych itp.; rekonstrukcja będąca odtworzeniem (odbudowaniem) zużytych całkowicie lub częściowo składników majątkowych; adaptacja, tj. przystosowanie (przerobienie) składnika majątkowego do wykorzystania go w innym celu niż ten, do którego był przeznaczony, albo nadanie mu nowych cech użytkowych; modernizacja środka trwałego w takie urządzenia lub cechy, których wcześniej nie miał, a które są wytworem nowszej myśli technicznej.

Zatem o tym, czy poniesione nakłady stanowią wydatki na remont bezpośrednio zaliczane do kosztów uzyskania przychodów, czy też będą uznane za nakłady na ulepszenie środka trwałego i będą podlegały odpisom amortyzacyjnym odnoszonym w koszty sukcesywnie zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami, decyduje zakres przeprowadzonych robót.

W związku z tym, że przepisy podatkowe nie definiują zakresu prac remontowych i modernizacyjnych ani również "przebudowy", "rozbudowy", "rekonstrukcji" czy "adaptacji", odwołać się trzeba do przepisów prawa budowlanego.

W przypadku wątpliwości co do prawidłowej kwalifikacji poniesionych wydatków należy oprzeć się na opinii biegłego do spraw budowlanych, który w oparciu o stosowną dokumentację i oględziny wypowie się co do charakteru poniesionych nakładów. Takie stanowisko wyraził dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z 13 maja 2011 r. (nr IPPB5/423-158/11-5/DG).

Ocieplenie budynku od strony elewacji, jeśli budynek ten wcześniej nie posiadał takiego ocieplenia, należy uznać jako jego ulepszenie. W praktyce przeprowadzenie prac mających na celu izolację termiczną budynku będzie oznaczać jego modernizację i podwyższenie standardu użytkowego takiego budynku. Przedsiębiorca po dokonaniu ocieplenia zmniejszy koszty eksploatacji tego budynku, tj. wydatki na jego ogrzewanie, dzięki lepszej izolacji termicznej.

W efekcie wartość użytkowa tego budynku zostanie podwyższona w porównaniu z wartością ustaloną w dniu przyjęcia tego środka trwałego do używania. Dla rozliczenia podatkowego wydatki na ocieplenie budynku nie będą więc stanowić kosztu podatkowego w momencie jego poniesienia, ale będą one powiększały jego wartość początkową będącą podstawą do obliczenia odpisów amortyzacyjnych.

Część podatników w okresie wakacyjnym może zakładać działalność gospodarczą i przed faktycznym rozpoczęciem świadczenia usług czy produkcji może dostosować lokal czy budynek do użytku.

Wydatki ponoszone przez podatników przed formalnym rozpoczęciem prowadzenia działalności gospodarczej stanowią koszt uzyskania przychodów. Wydatki poniesione przed rozpoczęciem działalności, jeżeli z punktu widzenia celowości stanowią działania ukierunkowane na osiągnięcie realnego przychodu. Takie stanowisko podzielają też organy podatkowe.

Dla celów poprawnego rozliczenia wydatków poniesionych przed rozpoczęciem działalności przedsiębiorca rozliczający się na zasadach ogólnych powinien ująć je w księdze przychodów i rozchodów. Z reguły wydatki na remonty wykazuje się w części dotyczącej pozostałych wydatków (kolumna 13 "pozostałe wydatki"). Księga przychodów i rozchodów wymaga jednak dokonywania zapisów w postaci chronologicznej. Dlatego wydatki poniesione przed rozpoczęciem działalności i założeniem księgi powinny zostać szczególnie opisane (kolumna 16 "uwagi").

Aby prawidłowo rozliczyć wydatki poniesione na remont czy modernizację podatnicy powinni również pamiętać o zachowaniu rachunków i faktur VAT za wykonane prace remontowo-budowlane, tak aby w razie weryfikacji prawidłowości rozliczenia organy podatkowe nie zakwestionowały tych wydatków.

Przedsiębiorca rozliczający VAT, który realizuje prace remontowe czy modernizacyjne może odliczyć podatek naliczony z faktur otrzymanych od sprzedawców czy usługodawców. Na przykład od materiałów budowlanych czy usług wykonawców. Podatnik VAT czynny, ma prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w zakresie, w jakim towary i usługi wykorzystywane są przez niego do wykonywania czynności opodatkowanych. Formalnego rozliczenia podatnik dokona po rejestracji, wskazując w deklaracji VAT-7 za najbliższe okresy rozliczeniowe po uruchomieniu działalności i funkcjonowaniu jako podatnik VAT czynny.

Podatnik, który nie zarejestrował się jako podatnik VAT, a poniósł określone wydatki przed rozpoczęciem działalności, może VAT zaliczyć do kosztów (zalicza w koszty kwotę brutto z faktur).

Przemysław Molik

przemyslaw.molik@infor.pl

Art. 22 ust. 1, art. 22g ust. 17, art. 23 ust. 1 pkt 1 lit. c) ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2010 r. nr 51, poz. 307 z późn. zm.).

Art. 86 ust. 1, art. 88 ust. 4 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. nr 54, poz. 535).