Pracodawca musi rozliczyć nadpłaty i nadwyżki wykazane w PIT-40

Do końca lutego pracodawcy muszą sporządzić i przekazać pracownikom, a także właściwym urzędom skarbowym PIT-40, tj. rozliczenie roczne zatrudnionego. Jednak formularz ten trzeba złożyć tylko wtedy, gdy do 9 stycznia pracodawca otrzymał od pracownika PIT-12. W tej deklaracji pracownik oświadczył, że uzyskuje dochody wyłącznie od jednego pracodawcy i nie korzysta z żadnych ulg, preferencji, odliczeń i doliczeń. W tym roku prawdopodobnie więcej osób jest rozliczanych przez pracodawcę, ponieważ np. nie mogą już korzystać z ulgi na internet.

W PIT-40 może zostać wykazana zarówno niedopłata, jak i nadpłata podatku. W takiej sytuacji na płatniku ciąży obowiązek rozliczenia tych różnic. Musi on więc pobrać niedopłatę podatku z dochodów podatnika, a gdy powstała nadpłata - zaliczyć ją na poczet zaliczki na PIT albo zwrócić w gotówce podatnikowi.

Postępowanie zarówno w jednym, jak i drugim przypadku reguluje art. 37 ust. 4 ustawy z 26 lipca 1991 r. o PIT. Wynika z niego, że niedopłatę podatku za 2013 rok należy pobrać z dochodu podatnika za marzec 2014 r., a wyjątkowo (czyli gdy podatnik złoży wniosek w tej sprawie) z dochodu za kwiecień. Pobraną różnicę (niedopłatę) pracodawca wpłaca na rachunek urzędu skarbowego, łącznie z zaliczkami na podatek dochodowy za miesiące, w których pobrał niedopłatę. [przykład]

W księgach rachunkowych przykładowo zaliczkę na podatek dochodowy za marzec 2014 r. i powstałą niedopłatę podatku za 2013 rok ujmuje się następująco: strona Wn konta 231 - Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń, strona Ma konta 222 - Rozrachunki z urzędem skarbowym. Natomiast wpłatę tej kwoty do 20 kwietnia (tj. w terminie zapłaty zaliczki za marzec) ewidencjonuje się zapisem: strona Wn konta 222 - Rozrachunki z urzędem skarbowym, strona Ma konta 130 - Rachunek bankowy.

Z kolei gdy z PIT-40 wynika nadpłata, to należy ją zaliczyć na poczet zaliczki należnej za marzec. Gdy nadal pozostaje nadpłata, płatnik powinien zwrócić ją podatnikowi w gotówce.

Załóżmy więc, że dwóch pracowników otrzymało za marzec wynagrodzenie brutto 2740 zł każdy (strona Wn konta 430 - Wynagrodzenie, strona Ma konta 231 - Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń - łącznie 5480 zł). W obu przypadkach zaliczki na podatek od tego wynagrodzenia wyniosły 176 zł (strona Wn konta 231 - Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń, strona Ma konta 222 - Rozrachunki z urzędem skarbowym - łącznie 352 zł). Pracodawca złożył za jednego pracownika rozliczenie roczne ( PIT-40), z którego wynika nadpłata podatku za 2013 rok (strona Wn konta 222 - Rozrachunki z urzędem skarbowym, strona Ma konta 231 - Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń - 210 zł). Następnie płatnik, przekazując na rachunek bankowy urzędu skarbowego pobrane od pensji za marzec 2014 r. zaliczki, tj. 548 zł, pomniejszył tę kwotę o wspomnianą nadpłatę tj. 210 zł (strona Wn konta 222 - Rozrachunki z urzędem skarbowym, strona Ma konta 130 - Rachunek bankowy - 338 zł).

W przypadku pracownika, którego płatnik rozliczył wynagrodzenie netto, 1975,56 zł zostanie wypłacone wraz z wykazaną nadpłatą, tj. 210 zł (strona Wn 231 - Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń, strona Ma konta 130 - Rachunek bankowy - 2185,56 zł).

PRZYKŁAD

Niedopłata

W sporządzonym przez pracodawcę PIT-40 powstała niedopłata podatku za 2013 rok w wysokości 102 zł. Pracodawca pobrał niedopłatę z dochodu pracownika za marzec 2014 r. i wpłacił ją do urzędu skarbowego łącznie z zaliczkami na podatek za marzec 2014 r. w terminie do 20 kwietnia 2014 r.

Wynagrodzenie pracownika za marzec 2013 r. - 2740 zł.

Obciążenia pracownika - 764,44 zł.

W związku z wypłatą wynagrodzenia pracownik musi pokryć obciążenia z tytułu:

- składek na ubezpieczenie społeczne (2740 zł x 13,71 proc.) w wysokości 375,65 zł,

- składek na ubezpieczenie zdrowotne (2364,35 zł x 9 proc.) w wysokości 212,79 zł,

- zaliczki na podatek dochodowy po odliczeniu składki zdrowotnej w wysokości nieprzekraczającej 7,75 proc. [(2364,35 zł x 7,75 proc.) = 183,24 zł], 359,23 - 183,24 zł = 175,99 zł, w wysokości 176 zł (po zaokrągleniu).

Podatek dochodowy w wysokości 18 proc. podstawy wymiaru [2364,35 zł - 111,25 zł (koszty uzyskania przychodu) = 2253,10 zł] wynosi 405,56 zł (2253,10 zł x 18 proc. = 405,56 zł),

Odjęcie ulgi podatkowej 405,56 - 46,33 = 359,23 zł.

Obciążenie pracodawcy - 564,71 zł.

W związku z wypłatą wynagrodzenia pracodawca musi pokryć obciążenia z tytułu:

- części składki emerytalnej, rentowej (2740 zł x 16,26 proc. = 445,52 zł) i składki wypadkowej (2740 zł x 1,8 proc. = 49,32 zł).

- składki na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (2740 zł x 2,55 proc.) w wysokości 69,87 zł.

@RY1@i02/2014/027/i02.2014.027.00800010a.101.gif@RY2@

Objaśnienia do schematu:

1. Ewidencja wynagrodzenia brutto 2740 zł;

2. Obciążenia pracodawcy 564,71 zł;

3. Obciążenia ponosi pracownik z tytułu składek oraz na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne - 588,44 zł;

4. Zaliczka na podatek dochodowy za marzec (176 zł) i powstała niedopłata podatku za 2013 rok (102 zł), tj. 278 zł;

5. Wpłata do 20 kwietnia 2014 r. zaliczki na PIT za marzec wraz z niedopłatą za 2013 rok, tj. 278 zł;

6. Wypłata wynagrodzenia pomniejszonego o potrąconą niedopłatę 1873,54 zł.

Agnieszka Pokojska

 agnieszka.pokojska@infor.pl

Podstawa prawna

Ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 361 z późn. zm.). Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 330 z późn. zm.).