Zapis w umowie o preferencyjnych kosztach musi być precyzyjny

Zgodnie z art. 22 ustawy o PIT 50-proc. koszty uzyskania przychodu można zastosować z tytułu:

● przeniesienia prawa własności wynalazku, topografii układu scalonego, wzoru użytkowego, wzoru przemysłowego, znaku towarowego lub wzoru zdobniczego,

● opłaty licencyjnej za przeniesienie prawa stosowania wynalazku, topografii układu scalonego, wzoru użytkowego, wzoru przemysłowego, znaku towarowego lub wzoru zdobniczego otrzymanej w pierwszym roku trwania licencji od pierwszej jednostki, z którą zawarto umowę licencyjną,

● korzystania przez twórców z praw autorskich i artystów wykonawców z praw pokrewnych w rozumieniu odrębnych przepisów, lub rozporządzania przez nich tymi prawami.

Jak zapisać i udokumentować

Kwestie wynagrodzenia z zastosowaniem 50-proc. kosztów powinny być jasno doprecyzowane i zapisane tak, żeby w przypadku ewentualnej kontroli nie było wątpliwości zarówno do zakresu obowiązków, jak również wysokości i kalkulacji wynagrodzenia z zastosowaniem preferencyjnych kosztów. Odpowiedzialność ponoszą solidarnie pracodawca i pracownik. Obydwie strony powinny zadbać o to, żeby dokumentacja, na podstawie której jest szacowana i rozliczana praca twórcza, była zgoda ze stanem faktycznym. Nie jest istotne wówczas, czy wynagrodzenie z zastosowaniem 50-proc. kosztów w umowie między stronami jest wykazane jako procent wynagrodzenia, kwota bądź ewentualnie stawka godzinowa. Istotne jest jednak, żeby odzwierciedlało pracę z rzeczywistym zaangażowaniem podatnika w obowiązki twórcze.

Nie zawsze 100 proc. ustalonej kwoty

Mimo ustaleń wysokości wynagrodzenia za pracę z zastosowaniem 50-proc. kosztów uzyskania przychodu, nie zawsze należy je stosować w pełnej wysokości. Warto podkreślić, że zgodnie z art. 1 ust. 1 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych przedmiotem prawa autorskiego jest każdy przejaw działalności twórczej o indywidualnym charakterze, ustalony w jakiejkolwiek postaci, niezależnie od wartości, przeznaczenia i sposobu wyrażenia. Oznacza to, że może to być tylko i wyłącznie działalność, którą podatnik wykonuje osobiście, owocem której jest zaś konkretny utwór. Nie ma możliwości stosowania 50-proc. kosztów w przypadku jakiejkolwiek absencji pracownika, co potwierdza np. interpretacja dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 4 lipca 2012 r. (nr IBPBII/1/415-356/12/BD) oraz interpretacja dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 11 lipca 2011 r. (nr ILPB1/415-578/11-4/AP).

Trzeba pamiętać o limitach

Niezależnie od formy zatrudnienia z zastosowaniem autorskich kosztów uzyskania przychodu, należy pamiętać o wprowadzonym limicie, po przekroczeniu którego płatnik podatku dochodowego ma obowiązek zaprzestania naliczania 50-proc. kosztów. W 2016 r. wynosi on 42 764 zł. Nie ma wówczas znaczenia czas poświęcony na pracę twórczą, koszty nie zostaną naliczone. Jednak podatnik, który będzie w stanie udokumentować faktycznie poniesione koszty uzyskania przychodu, które będą wyższe niż obowiązujący limit, może je rozliczyć w swoim zeznaniu rocznym.

PRZYKŁAD

Programista

W firmie Z dwaj pracownicy zatrudnieni na podstawie umowy o pracę mają stosowane 50-proc. koszty uzyskania przychodu. Jan Kowalski, programista, jest zatrudniony na podstawie umowy o pracę z zastosowaniem autorskich kosztów uzyskania przychodu. Wynagrodzenie zasadnicze pracownika wynosi 5000 zł, z czego 50 proc. z zastosowaniem autorskich kosztów, 50 proc. koszty ryczałtowe. Michał Knop, również programista, wynagrodzenie z zastosowaniem autorskich kosztów ma ustalone procentowo. Wynagrodzenie zasadnicze wynosi 8000 zł, z czego 60 proc. z kosztami autorskimi, 40 proc. z kosztami zryczałtowanymi.

Poniżej wyliczenie wynagrodzenia przy założeniu przepracowania przez pracowników pełnego miesiąca oraz wykorzystania czasu pracy na czynności twórcze zgodnie z ustaleniami.

Wymiar miesiąca	176	176
Liczba dni choroby	0	0
Liczba godzin urlopu lub innej absencji	0	0
Pracownik	Jan Kowalski	Michał Knop
Wynagrodzenie brutto	5000,00	8000,00
Dodatkowe składniki	0,00	0,00
Proc. wynagrodzenie koszty zryczałtowane	50 proc.	40 proc.
Proc. koszty autorskie	50 proc.	60 proc.
Pomniejszenie za czas absencji chorobowej	0,0	0,0
Pomniejszenie za czas urlopu	0	0
Wynagrodzenie z zastosowaniem kosztów autorskich	2500	4800
Wynagrodzenie z zastosowaniem kosztów zryczałtowanych	2500,00	3200,00

Załóżmy jednak, że obydwaj pracownicy w przykładowym miesiącu byli nieobecni z powodu choroby i urlopu. W takiej sytuacji nie możemy zastosować powyższej kalkulacji. Absencje mają bowiem wpływ na podstawę wynagrodzenia z zastosowaniem 50-proc. kosztów.

Wymiar miesiąca	176	176
Liczba dni choroby	2	4
Liczba godzin urlopu lub innej absencji	24	8
Pracownik	Jan Kowalski	Michał Knop
Wynagrodzenie brutto	5000,00	8000,00
Dodatkowe składniki	0,00	0,00
Proc. wynagrodzenie koszty zryczałtowane	50 proc.	40 proc.
Proc. koszty autorskie	50 proc.	60 proc.
Pomniejszenie za czas absencji chorobowej	333,33	1066,67
Pomniejszenie za czas urlopu	681,82	363,64
Wynagrodzenie z zastosowaniem kosztów autorskich	1992,43	3941,81
Wynagrodzenie z zastosowaniem kosztów zryczałtowanych	2674,25	2991,52

@RY1@i02/2016/122/i02.2016.122.07100080a.802.jpg@RY2@

Magdalena Ciałkowska

ekspert ds. zarządzania zasobami ludzkimi i administracji kadrowo-płacowej w dziale usług księgowych BDO

Podstawa prawna

Ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.).

Ustawa z 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz.U. z 1994 r. nr 24, poz. 83 ze zm.).