Jak ewidencjonować kary umowne

menedżer w Dziale Audytu PricewaterhouseCoopers

Zgodnie z art. 6 ustawy o rachunkowości, spółka powinna ujmować przychody i koszty memoriałowo, czyli w okresach, których przychody i koszty te dotyczą. Natomiast art. 35d ustawy o rachunkowości mówi o konieczności tworzenia rezerw na pewne lub wysoce prawdopodobne zobowiązania, których kwotę można w sposób wiarygodny oszacować. W opisywanym przypadku zdarzenie gospodarcze - niewywiązanie się z obowiązującej umowy - miało miejsce w roku 2009. Umowa była obwarowana karą. Praktyka gospodarcza pokazuje, że kary umowne (np. odsetki za nieterminowe płatności) nie zawsze są egzekwowane. Jednak na koniec 2009 r. niewątpliwie istniała groźba naliczenia kary. W takiej sytuacji jednostka, sporządzając sprawozdanie finansowe za 2009 rok, powinna oszacować prawdopodobieństwo wystąpienia kary i możliwość wiarygodnego oszacowania prawdopodobnego zobowiązania. Jeśli sprawozdanie finansowe za 2009 rok sporządzane jest po styczniu (kiedy dokładna kwota kary została zakomunikowana jednostce i nawet zapłacona), szacunek rezerwy powinien odpowiadać tej wiedzy uzyskanej po dniu bilansowym - zapłata kary potwierdziła istnienie zobowiązania na moment niewywiązania się z umowy w roku 2009. W tym przypadku należałoby naliczyć rezerwę na karę w wysokości zapłaconej w styczniu kwoty, która powinna obciążyć pozostałe koszty operacyjne lub koszty finansowe - w zależności od tego, którego obszaru działalności jednostki kara dotyczy. Należy nadmienić, że samo otrzymanie naliczenia kary za rok 2009 na początku kolejnego roku niekoniecznie musi prowadzić do utworzenia rezerwy. Należy rozpatrzyć prawdopodobieństwo jej zapłacenia - w opisanym przypadku nie ma wątpliwości, gdyż kara ta została już zapłacona.

Art. 6 i art. 35d ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 z późn. zm.).