Jak zaksięgować świąteczne paczki dla dzieci pracowników

Firma chce przekazać dzieciom pracowników paczki świąteczne, które zostały sfinansowane z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Jak to zdarzenie ująć w księgach rachunkowych?

W okresie przedświątecznym pracodawcy często decydują się na przekazanie dzieciom pracowników paczek np. ze słodyczami. Ich ewidencja uzależniona jest m.in. od tego, czy zostały one sfinansowane z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (ZFŚS) czy środków obrotowych. Wpływa to bowiem na opodatkowanie i oskładkowanie świadczenia.

Jeżeli paczki zostały sfinansowane z funduszu socjalnego - to należy pamiętać, że nie powinny przysługiwać z automatu dzieciom wszystkich pracowników. Świadczenie to powinno być uzależnione, zgodnie z przepisami ustawy o ZFŚS (t.j. Dz.U. z 1996 r. nr 70, poz. 335 z późn. zm.) od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej danej osoby.

Do odpowiedniego rozliczenia prezentów w tym przypadku należy sięgnąć m.in. do art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o PIT (t.j. Dz.U. z 2010 r. nr 51, poz. 307 z późn. zm.). Zgodnie z tym przepisem od podatku dochodowego wolna jest wartość otrzymanych przez pracownika rzeczowych świadczeń oraz otrzymanych przez niego w tym zakresie świadczeń pieniężnych, sfinansowanych w całości ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych lub funduszy związków zawodowych, łącznie do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 380 zł. Rzeczowymi świadczeniami nie są bony, talony i inne znaki uprawniające do ich wymiany na towary lub usługi. Oznacza to, że paczki dla dzieci pracownika będą wolne od PIT, gdy wysokość świadczenia nie przekroczy w roku podatkowym kwoty 380 zł.

Jeżeli więc przekazane paczki nie przekraczają podanego limitu, nie odprowadza się od nich ani podatku dochodowego, ani składek ZUS. Wynika to z par. 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. nr 161, poz. 1106 z późn. zm.).

Ewidencja zakupu i wydania paczek zależy też od VAT. Niestety w tej kwestii nie ma jednolitego podglądu. Według niektórych ekspertów zakupy sfinansowane ze środków ZFŚS nie dotyczą prowadzonej przez jednostkę działalności gospodarczej, dlatego też przy wydaniu paczek świątecznych na rzecz dzieci pracowników nie trzeba naliczać VAT. Równocześnie podatnik nie ma odliczenia VAT naliczonego przy zakupie paczek.

Biorąc pod uwagę te założenia, ujęcie w księgach rachunkowych omawianych operacji będzie przebiegało w następujący sposób:

1. Zakup paczek: strona Wn konta 300 - Rozliczenie zakupu, strona Ma konta 202 - Rozrachunki z dostawcami,

2. Zapłata za bony towarowe może być przeprowadzona bezpośrednio z rachunku bankowego ZFŚS: strona Wn konta 202 - Rozrachunki z dostawcami, strona Ma konta - Rachunek bankowy ZFŚS,

3. Wydanie paczek pracownikom na podstawie listy potwierdzającej odbiór: strona Wn konta 831 - zakładowy fundusz świadczeń socjalnych, strona Ma 300 konto - Rozliczenie zakupu.

Agnieszka Pokojska

agnieszka.pokojska@infor.pl

Art. 4 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 z późn. zm.).