Czy można wysłać rachunek pocztą elektroniczną

doradca podatkowy, wspólnik w Kancelarii Prawniczej Włodzimierz Głowacki i Wspólnicy

W ślad za nowelizacją przepisów 112 Dyrektywy VAT minister finansów wydał nowe rozporządzenie w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej. Odtąd autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury mogą być zapewnione w inny wybrany przez strony sposób niż przez użycie bezpiecznego odpisu elektronicznego, weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub wykorzystanie elektronicznej wymiany danych EDI, co znacznie uprościło elektroniczny obrót fakturami.

Jednak podatnicy dokumentują transakcje nie tylko fakturami VAT. Zgodnie z art. 87 Ordynacji podatkowej podatnicy, którzy prowadzą działalność gospodarczą, są zobowiązani na żądanie kupującego lub usługobiorcy wystawić rachunek (o ile na podstawie odrębnych przepisów nie wystawiają faktur VAT). Warto zwrócić uwagę, że "działalność gospodarcza" na gruncie Ordynacji podatkowej (art. 3 pkt 9) to pojęcie bardzo szerokie: określa się przez nie każdą działalność zarobkową w rozumieniu przepisów o swobodzie działalności gospodarczej, a także każdą inną działalność zarobkową wykonywaną we własnym imieniu i na własny lub cudzy rachunek, nawet gdy inne ustawy nie zaliczają tej działalności do działalności gospodarczej lub osoby wykonującej taką działalność - do przedsiębiorców. W tym pojęciu mieszczą się m.in. osoby osiągające przychody z działalności wykonywanej osobiście na podstawie umowy-zlecenia lub umowy o dzieło. Należą do nich również podatnicy VAT zwolnieni podmiotowo. Krąg podmiotów zobowiązanych do wystawiania rachunków wydaje się zatem nader szeroki, zaś zagadnienie ułatwienia obrotu tymi dokumentami w praktyce - bardzo istotne.

Kwestia przesyłania rachunków w formie elektronicznej nie jest w ogóle w polskim prawie podatkowym regulowana. Na razie nie jest nawet możliwe, aby minister finansów wprowadził w drodze stosownego rozporządzenia regulacje normujące przesyłanie rachunków w formie elektronicznej, albowiem brak do tego stosownej delegacji ustawowej. Podstawę wydania rozporządzenia o przesyłaniu faktur w formie elektronicznej stanowi art. 106 ust. 10 i 11 ustawy o VAT. Natomiast Ordynacja podatkowa w części dotyczącej wystawiania rachunków nie zawiera analogicznego upoważnienia dla ministra finansów, a zatem nie ma on formalnych kompetencji do regulowania zasad dokumentowania e-rachunkami.

Czy oznacza to, że podatnicy nie mogą przesyłać rachunków w formie elektronicznej? W kontekście tego pytania warto przypomnieć przełomowy wyrok NSA w Warszawie z 20 maja 2010 r. (sygn. akt I FSK 1444/09). W tym orzeczeniu NSA uznał, że faktura VAT przesłana w formie elektronicznej i następnie wydrukowana przez odbiorcę powinna być traktowana jak faktura wystawiona w tradycyjnej papierowej formie, a w konsekwencji wykazany w niej podatek naliczony może zostać odliczony przez nabywcę. Wyrok ten dotyczył co prawda wystawiania faktur VAT i odliczania podatku naliczonego, jednak w mojej ocenie istota rozważań sądu na temat wystawiania dokumentów i płynące z nich ogólne wnioski mogą mieć zastosowanie również do dokumentowania sprzedaży rachunkiem. Skoro w ocenie sądu faktura przesłana w formie elektronicznej i wydrukowana przez nabywcę jest pełnoprawną fakturą VAT, to analogicznie również rachunek może zostać przesłany mailem i wydrukowany przez nabywcę, w celu np. zarachowania podatkowego kosztu uzyskania przychodu.

A technicznie stało się to o tyle łatwiejsze, że 11 marca 2011 r. weszła w życie zmiana rozporządzenia ministra finansów z 22 sierpnia 2005 r. w sprawie naliczania odsetek za zwłokę oraz opłaty prolongacyjnej, a także zakresu informacji, które muszą być zawarte w rachunkach. Z tym dniem w par. 14 ust. 1 tego rozporządzenia uchylono pkt 6, który przewidywał obowiązek zamieszczania na rachunkach m.in. czytelnego podpisu wystawcy oraz jego pieczęci. Oznacza to usunięcie istotnej praktycznej bariery dla ewentualnego elektronicznego obrotu tymi dokumentami. Trudno natomiast ocenić, czy w przyszłości kwestia e-rachunków, analogicznie do faktur, zostanie uregulowana w konkretnych przepisach.

Oprac. Przemysław Molik

Art. 87 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2005 r. nr 8, poz. 60 z późn. zm.).

Art. 106 ust. 10 i 11 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. nr 54, poz. 535 z póź. zm.).

Par. 1 - 11 rozporządzenia z 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej (Dz.U. nr 249, poz. 1661).