Jak zaksięgować prezenty małej wartości

Przekazanie prezentów kontrahentom może być potraktowane zarówno jako reprezentacja, jak i reklama. Aby zaliczyć ten wydatek do kosztów uzyskania przychodów, musimy wziąć pod uwagę wiele okoliczności. Ważny jest tutaj całokształt działalności prowadzonej przez podatnika, okoliczności wręczania prezentów, ich wartość, zwyczaje przyjęte w danym środowisku, a także krąg obdarowanych. Samo umieszczenie logo firmy na prezencie nie przesądza o charakterze reklamowym przedmiotu. Istotna jest także jego wartość. Przyjmuje się tutaj, że gadżety o wysokiej wartości budują wizerunek firmy oraz kreują relacje z klientami. Natomiast wydanie upominków o małej wartości, opatrzonych logo firmy jest czynnością powszechną, niemającą charakteru reprezentacyjnego. Wiąże się bowiem z rozpowszechnieniem własnej marki, co w efekcie może zwiększyć jej rozpoznawalność na rynku. Wartość przekazywanego prezentu, od której zaczyna się reprezentacja, a kończy reklama, nie została nigdzie określona. Podatnik sam musi każdorazowo określić cel wydatku i przyjąć jego kwalifikację pod kątem funkcji, jaką ma spełnić.

W omawianym przypadku wydanie zajączków z logo firmy z okazji świąt można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Podczas świąt wydawanie drobnych gadżetów nie jest okazałością ani wystawnością. Ten przedmiot o małej wartości opatrzony logo firmy ma raczej na celu zachęcenie do utrzymania kontaktów oraz nabywania oferowanych produktów i jest zwyczajem powszechnie przyjętym.

Na marginesie warto wskazać, że na potrzeby VAT przez prezenty o małej wartości rozumie się m.in. przekazywane przez podatnika jednej osobie towary, jeśli ich jednostkowa cena nabycia netto nie przekracza 10 zł. W takim przypadku nie prowadzi się ewidencji dotyczącej tożsamości obdarowanych, a wydanie prezentów nie jest opodatkowane VAT.

Koszt przekazania towarów na cele reklamy księguje się w koszty działalności operacyjnej i ujmuje na koncie Koszty według rodzajów (w analityce Pozostałe koszty - koszty reklamy). Na kontach tych ujmuje się przekazanie towarów w cenach zakupu. Ewidencja księgowa może przebiegać w następujący sposób:

1. Księgowanie faktury dokumentującej zakup towarów:

Wn konto Towary w magazynie wartość netto oraz Wn konto VAT naliczony i jego rozliczenie wartość VAT; Ma konto Rozrachunki z dostawcami (w analityce: Konto konkretnego dostawcy) wartość brutto.

2. Księgowanie wydania z magazynu towarów na potrzeby reklamy na podstawie dowodu wewnętrznego (przy założeniu, że przekazanie tych prezentów nie jest opodatkowane VAT):

Wn konto Koszty według rodzajów (w analityce: Pozostałe koszty - reklamy); Ma konto Towary w magazynie.

Oprac. Anna Rymaszewska

Art. 15 ust. 1 ustawy z 15 lipca 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 74, poz. 397 z późn. zm.).

Art. 7 ust. 2 - 4 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. nr 54, poz. 535 z późn. zm.).