Dla odpowiedzialności biura istotna jest umowa z klientem

@RY1@i02/2011/050/i02.2011.050.086.0008.001.jpg@RY2@

Adam Misiński biegły rewident, menedżer w firmie doradczej KPMG

Biuro rachunkowe jest narażone na wiele rodzajów ryzyka związanego ze specyfiką świadczonych usług. Wiążą się one z koniecznością terminowej realizacji obowiązków, jak: prowadzenie ksiąg rachunkowych, rejestry VAT, sporządzanie sprawozdań, raportów, rozliczenia podatkowe. Ponadto dotyczą zagadnień skomplikowanych, wymagających eksperckiej wiedzy, spraw, co do których występują kontrowersje, np. podatków.

Przede wszystkim za popełnione błędy biuro może ponosić odpowiedzialność na podstawie postanowień kodeksu cywilnego. Chodzi tutaj o odpowiedzialność odszkodowawczą wobec klienta w zakresie wynikającym z umowy. Ponadto część ryzyk dotyczy osób odpowiedzialnych w biurze, które mogą podlegać karom określonym w kodeksie karnym skarbowym lub w kodeksie karnym.

W celu zabezpieczenia się przed odpowiedzialnością za błędy biuro rachunkowe powinno się ubezpieczyć od odpowiedzialności cywilnej, wykupując polisę OC. Stanowi to jednocześnie obowiązek biura rachunkowego wynikający z ustawy o rachunkowości. Warto zwrócić uwagę, że jeżeli od odpowiedzialności OC ubezpieczyli się biegli rewidenci i doradcy podatkowi pracujący w biurze, wówczas nie ma obowiązku ubezpieczenia się przez biuro. Istnieją minimalne wymogi kwotowe kwoty ubezpieczenia, w zależności od zakresu działania biura od równowartości 5 tys. euro do 15 tys. euro.

Biuro powinno zadbać, aby w umowie precyzyjnie określić zakres praw i obowiązków biura oraz klienta. Pozwoli to uniknąć sporów w przypadku rozstrzygania, która strona odpowiada za powstałe błędy, zwłaszcza gdy dotyczą one rozliczeń podatkowych. Biuro powinno dopilnować, aby w umowie klient został zobowiązany do terminowego przekazywania dokumentów (np. faktur, umów, wyciągów bankowych, protokołów, aktów notarialnych), żeby biuro mogło wykonywać obowiązki. Ponadto niezbędne jest ustalenie w umowie zasad udzielania wyjaśnień ze strony klienta na rzecz biura, ponieważ często bez uzyskania wyjaśnień nie jest możliwe prawidłowe zaksięgowanie i rozliczenie transakcji. Z treści umowy powinno wynikać, że niewywiązywanie się przez klienta z terminowego przekazywania dokumentów oraz wyjaśnień zwalnia biuro rachunkowe z odpowiedzialności z tytułu powstałych nieprawidłowości.

Z punktu widzenia firmy korzystającej z biura rachunkowego najważniejsze jest, aby posiadało ono niezbędne uprawnienia i kompetencje, a także żeby było ubezpieczone od odpowiedzialności cywilnej (polisa OC). Zatem firma powinna zweryfikować, czy biuro spełnia te warunki. Klient biura, podobnie jak biuro, powinien zadbać, aby zapisy umowne w zakresie praw i obowiązków zostały ustalone precyzyjnie. Pozwoli to w przypadku powstania błędów określić, czy stroną winną nieprawidłowości jest biuro rachunkowe, co warunkuje domaganie się odszkodowania. Z treści umowy powinno wynikać, że biuro rachunkowe odpowiada przed klientem za szkody powstałe z winy biura.

Podsumowując, można stwierdzić, że dla obu zainteresowanych stron podstawowe znaczenie mają zapisy, jakie znajdą się w umowie. Szczególną uwagę należy zwrócić na precyzyjne określenie wzajemnych praw i obowiązków. W umowie powinny się znaleźć postanowienia o odpowiedzialności cywilnoprawnej nawiązujące do regulacji zawartych w kodeksie cywilnym (szczególnie art. 471 - 497). W największym skrócie chodzi o to, aby ustalić, że biuro rachunkowe jest zobowiązane do naprawienia szkody wynikłej niewłaściwego wykonania usługi, chyba że niewłaściwe wykonanie jest następstwem okoliczności, za które biuro nie ponosi odpowiedzialności.

ŁZ