Obcy majątek w firmie podlega inwentaryzacji

Już niecały miesiąc pozostał na zakończenie czynności inwentaryzacyjnych. Niektóre z nich (przy założeniu, że rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym) - można bowiem prowadzić jeszcze do 15 stycznia. Oczywiście po tym terminie podmiot będzie jeszcze miał czas na wyjaśnienie ujawnionych różnic, podjęcie decyzji o sposobie ich likwidacji i rozliczenie w księgach rachunkowych. I mimo że ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 z późn. zm.) nie wyznacza terminu na przeprowadzenie tych działań - przyjmuje się, że powinno to nastąpić przed sporządzeniem zestawienia obrotów i sald, tj. do 26 marca 2013 r. (czyli nie później niż do 85. dnia po dniu bilansowym).

Zanim jednak jednostka przejdzie do tego etapu inwentaryzacji, trzeba się upewnić, czy stan faktyczny jest taki sam, jak wykazany w księgach, czy zostały poddane wszystkie składniki majątku wymagane przepisami.

Nie można więc zapomnieć chociażby o majątku, który nie jest własnością podmiotu, a on sam ujawnia go tylko w ewidencji pozabilansowej. Tę kwestię reguluje art. 26 ust. 2 ustawy z o rachunkowości. Zgodnie z tym przepisem inwentaryzacją drogą spisu z natury obejmuje się m.in. znajdujące się w jednostce składniki aktywów będące własnością innych jednostek, które pierwszemu podmiotowi zostały powierzone do sprzedaży, przechowania, przetwarzania lub używania. Po sporządzeniu spisu o jego wynikach jest informowana jednostka, która powierzyła towar. Przy tym obowiązek inwentaryzacji zapasów obcych nie dotyczy jednostek świadczących usługi pocztowe, transportowe, spedycyjne i składowania.

Inwentaryzacji takiej podlegają więc przykładowo środki trwałe użytkowanych przez jednostkę na podstawie np. umowy leasingu operacyjnego, umowy najmu bądź umowy dzierżawy (ewidencjonowane na kontach pozabilansowych kont zespołu 0). Działanie to ma na celu nie tylko ustalenie rzeczywistego stanu posiadanych obcych środków trwałych, ale też sprawdzenie prawidłowości ich wykorzystywania oraz rozliczenie osób odpowiedzialnych materialnie za powierzone im składniki majątku.

Analogiczne zasady dotyczą zapasów obcych, które nie są własnością podmiotu, który je przechowuje, a więc będą widniały w ewidencji pozabilansowej kont zespołu 3, przykładowo na koncie 391 - Zapasy obce (sposób ewidencji powinien umożliwić głównie identyfikację, ustalenie ilości, wartości poszczególnych asortymentów oraz ich właścicieli).

Aktywa niebędące własnością jednostki inwentaryzuje się tak, jak to zostało już wspomniane, drogą spisu z natury (tj. zależności od jego rodzaju na policzeniu, oszacowaniu, zmierzeniu lub zważeniu). Następnie porównuje się dane z ewidencją pozabilansową oraz wyjaśnia i rozlicza ewentualne różnice.

Może się też zdarzyć sytuacja odwrotna - gdy aktywa będące własnością podmiotu są w posiadaniu innej jednostki. Jeżeli prowadzi ona księgi rachunkowe, ma obowiązek powiadomienia o wynikach spisu ich właściciela.

W przeciwnym razie, zgodnie z art. 26 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości, możliwe jest przeprowadzenie inwentaryzacji powierzonych kontrahentom własnych składników aktywów drogą uzyskania od tych kontrahentów potwierdzeń prawidłowości stanu takich aktywów, wykazanego w księgach rachunkowych jednostki.

Konieczne jest więc w takiej sytuacji wystąpienie do jednostki o dokonanie pisemnego potwierdzenia rodzaju i ilości środków trwałych przekazanych jej do używania na podstawie zawartych umów.

Agnieszka Pokojska

agnieszka.pokojska@infor.pl

OPINIA EKSPERTA

@RY1@i02/2012/244/i02.2012.244.00800010a.802.jpg@RY2@

Janusz Jazowy, biegły rewident, partner w HLB M2 Audyt Sp. z o.o.

W sytuacji gdy część zapasów spółki składowana jest poza jednostką, podmiot przechowujący te zapasy jest zobowiązany dokonać ich spisu z natury i o wynikach spisu poinformować jednostkę będącą ich właścicielem. Biegły rewident badający sprawozdanie finansowe jednostki będącej właścicielem takich zapasów, w sytuacji gdy stanowią one istotną część wartości aktywów, powinien udokumentować zbadanie poprawności ich inwentaryzacji. W takiej sytuacji zazwyczaj praktykuje się wysyłanie do podmiotów przechowujących zapasy próśb o przesłanie bezpośrednio do biegłego rewidenta informacji o stanie tych zapasów na określony dzień. Prośby te wysyłane są za zgodą kierownika badanej jednostki. W przypadku bardzo istotnego udziału tego typu zapasów w wartości aktywów spółki biegły rewident może też rozważyć zweryfikowanie poprawności spisu dokonanego przez przechowującego zapasy, korzystając ze współpracy z biegłym rewidentem badającym jednostkę przechowującą zapasy lub sam uczestnicząc w spisie. W praktyce dosyć częstymi błędami popełnianymi przez jednostki będące właścicielami zapasów składowanych przez inne podmioty jest niewystępowanie do jednostek przechowujących o przesłanie informacji dotyczących spisanych zapasów bądź gromadzenie wybranych arkuszy spisowych jednostki przechowującej, niezawierających żadnych informacji o tym, kto jest właścicielem spisanych zapasów.