Inwentaryzacja e-mailem nie wymaga podpisu elektronicznego

E-podpis nie jest niezbędny, aby przeprowadzić inwentaryzację należności drogą elektroniczną. Wysyłanie potwierdzenia salda e-mailem jest możliwe, ponieważ art. 26 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 z późn. zm.) nie wskazuje, jaką formę takie potwierdzenie powinno przybrać.

Taki dokument stanowi dowód księgowy (na jego podstawie można dokonać zapisów księgowych) i musi zawierać elementy określone w art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Przy tym zgodnie z art. 21 ust. 1a tej ustawy podpis wystawcy dowodu nie jest konieczny, jeżeli wynika to z techniki dokumentowania zapisów księgowych - mówi ekspert. Zdaniem Macieja Czapiewskiego, biegłego rewidenta, partnera w HLB M2 Audyt, można przyjąć, że wystarczające dla potwierdzenia sald będzie otrzymanie stosownej informacji w formie elektronicznej, o ile adres e-mailowy nie będzie budził wątpliwości co do tożsamości osoby potwierdzającej. Przykładowo potwierdzenia sald rachunków bankowych nie zawierają zwykle podpisu osoby wystawiającej.

Szymon Cellary, menedżer w firmie Deloitte, zwraca dodatkowo uwagę na fakt, że procedura potwierdzeń elektronicznych ma niewątpliwą przewagę nad tradycyjnymi potwierdzeniami sald w postaci szybkości spływu takiej informacji. - Kontrahentom często łatwiej jest potwierdzić saldo w postaci e-mailowej niż wysyłać pismo lub odpowiadać na nie za pośrednictwem poczty czy kuriera ze względu na wygodę takiego procesu. Warto jednak zwrócić uwagę na zagadnienie odpowiedzialności za przekazaną informację w przypadku potwierdzeń elektronicznych. Szymon Cellary podkreśla, że mimo spełniania wymogów formalnych trzeba dochować należytej staranności i ocenić każdorazowo, czy tożsamość potwierdzającego jest rzeczywiście niezaprzeczalna oraz czy jest on uprawniony do reprezentowania jednostki w tym zakresie. Przy braku możliwości jednoznacznego wskazania nadawcy wiadomości potwierdzenia nie można uznać za rzetelne.

OPINIA EKSPERTA

@RY1@i02/2012/229/i02.2012.229.00800010b.802.jpg@RY2@

Wiesława Dróżdż, rzecznik prasowy ministra finansów

W ramach przeprowadzanej inwentaryzacji jednostki zobowiązane są stosować przepisy ustawy o rachunkowości. Ustawa przewiduje przeprowadzenie na ostatni dzień każdego roku obrotowego inwentaryzacji należności metodą uzyskania od kontrahentów potwierdzeń sald. Wyżej wymieniona ustawa określa metody i terminy inwentaryzacji, nie wskazując technik inwentaryzacyjnych, w tym także dotyczących potwierdzenia sald należności. Oznacza to, że przepisy nie precyzują formy potwierdzenia sald, a zatem każda jednostka powinna dbać, aby potwierdzenia sald należności były jak najbardziej wiarygodne

Agnieszka Pokojska

agnieszka.pokojska@infor.pl