Poradnia rachunkowa

ekspert w MDDP Outsourcing

Ustawa o rachunkowości nakłada na jednostki obowiązek przeprowadzenia na dzień bilansowy inwentaryzacji wszystkich składników aktywów i pasywów. Inwentaryzację kapitału zakładowego przeprowadza się w drodze weryfikacji, tj. poprzez porównanie danych zawartych w księgach rachunkowych z danymi wynikającymi z odpowiednich dokumentów, w szczególności: z umową spółki, odpisem z Krajowego Rejestru Sądowego. Regulacje zawarte są w art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości.

W spółkach kapitałowych (spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, spółka akcyjna) kapitał zakładowy ustala się i wykazuje w wielkości określonej w umowie spółki (dla spółek z o.o.) lub statucie (dla spółek akcyjnych) i wpisanej w rejestrze sądowym. Zadeklarowane, lecz niewniesione wkłady kapitałowe ujmuje się jako należne wkłady ma poczet kapitału (art. 36 ust. 2 ustawy o rachunkowości).

Kapitał zakładowy w spółce z o.o. tworzony jest obligatoryjnie w wysokości określonej w umowie spółki. Kapitał ten powinien wynosić co najmniej 5 tys. zł, co wynika z art. 154 kodeksu spółek handlowych (dalej k.s.h.). Kapitał ten dzieli się na udziały, którego wartość nominalna nie może być niższa niż 50 zł.

W spółce akcyjnej kapitał zakładowy powinien wynosić co najmniej 100 tys. zł (art. 308 k.s.h.). Tworzony jest obligatoryjnie i dzieli się na akcje o równej wartości nominalnej. Wysokość kapitału zakładowego powinna być określona w statucie spółki.

Kapitał zakładowy Alfa Sp. z o.o. wynosi 10 tys. zł. Wspólnicy wnieśli w 2012 roku wpłaty na podwyższenie kapitału zakładowego w wysokości 2 tys. zł. Rozpatrzyć należy dwie możliwe sytuacje:

● sytuacja A - do dnia bilansowego (tj. 31 grudnia 2012 r.) zmiana ta została zarejestrowana w Krajowym Rejestrze Sądowym,

● sytuacja B - do dnia bilansowego (tj. 31 grudnia 2012 r.) zmiana ta nie została zarejestrowana w Krajowym Rejestrze Sądowym.

Podwyższenie kapitału zakładowego następuje pod datą wpisu do KRS. Zatem kapitał zakładowy spółki z o.o. wykazuje się w wysokości określonej w umowie i wpisanej w rejestrze sądowym.

Do momentu podwyższenia zarejestrowania kapitału zakładowego kwota podwyższenia powinna zostać zaprezentowana w bilansie w pasywach w pozycji A. VI Pozostałe kapitały (fundusze) rezerwowe. Dopiero w momencie wpisu podwyższenia kapitału zakładowego w KRS należy przeksięgować kwotę podwyższenia na konto 80 - Kapitał zakładowy po stronie Ma, po stronie Wn konto 81-2 Kapitał rezerwowy (w analityce: niezarejestrowane podwyższenie kapitału podstawowego).

Podstawa prawna

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 z późn. zm.). Ustawa z 15 września 2000 r. - Kodeks spółek handlowych (Dz.U. nr 94, poz. 1037 z późn. zm.).

specjalista w zakresie wydatków strukturalnych

Wydatki poniesione na dostosowanie budynku sądu na potrzeby osób niepełnosprawnych, czyli dobudowanie podjazdu dla osób niepełnosprawnych, modernizacja wind w celu przystosowania ich dla osób niepełnosprawnych nie stanowi wydatku strukturalnego w przypadku budynku sądu. Wyjątek stanowi sytuacja, gdy budynek sądu jest wpisany do rejestru zabytków - wtedy wydatki poniesione na dostosowanie go do potrzeb osób niepełnosprawnych należy wykazać w obszarze VII. Kultura, w kodzie 58. Ochrona i zachowanie dziedzictwa kulturowego.

Podstawa prawna

Rozporządzenie ministra finansów z 10 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji wydatków strukturalnych (Dz.U. nr 44, poz. 255). Materiał pomocniczy "Przykłady typów projektów według kodów klasyfikacji i obszarów tematycznych dla nowej klasyfikacji wydatków strukturalnych" (www.mf.gov.pl -> Finanse Publiczne -> Budżet państwa -> Klasyfikacja wydatków strukturalnych).

ekspert z zakresu sektora finansów publicznych

Nieodpłatne przekazanie środka trwałego odbywa się na podstawie dokumentu PT - "Przekazanie środka trwałego", sporządzonego po otrzymaniu zgody na przekazanie od odpowiedniego organu nadrzędnego. Dokument ten będzie stanowił podstawę do wyksięgowania środka trwałego z ewidencji księgowej.

Generalnie w przypadku nieodpłatnego przekazania środka trwałego przez inną jednostkę lub osobę fizyczną podstawą zaewidencjonowania jest jeden z wymienionych dokumentów: decyzja o przekazaniu, akt darowizny, protokół przekazania, dowód PT lub inny dokument potwierdzający fakt nieodpłatnego przekazania środka trwałego oraz określający wartość i podstawowe cechy środka trwałego.

Podstawą przyjęcia środka trwałego nieodpłatnie przekazanego w sytuacji braku możliwości otrzymania dowodu PT lub innego dokumentu przekazania może być również dowód OT wystawiony przez odpowiedni wydział merytoryczny.

Dowód PT powinien zawierać w szczególności charakterystykę środka trwałego, określenie wartości i dotychczasowego umorzenia przekazywanego środka trwałego, numer inwentarzowy, określenie stron operacji. Dowód wystawia strona przekazująca dany środek trwały w 4 egzemplarzach, z których dwa przeznaczone są dla przejmującego w celu ujęcia środka trwałego w ewidencji księgowej oraz w księdze inwentarzowej.

PT - protokół zdawczo-odbiorczy środka trwałego służy do udokumentowania nieodpłatnego przekazania środka trwałego innej jednostce lub nieodpłatnego otrzymania od innej jednostki. Dowód PT powinien zawierać: nazwę środka trwałego, wartość początkową i wartość dotychczasowego umorzenia, nazwę i adres jednostki przekazującej i otrzymującej środek oraz podpisy osób reprezentujących jednostki.

Dowód PT sporządza się w co najmniej 3 egzemplarzach:

● w przypadku nieodpłatnego otrzymania środka trwałego: strona przekazująca środek trwały sporządza dokument PT i przesyła go do jednostki otrzymującej w celu podpisania odpowiednio przez np. dyrektora, kierownika jednostki. Oryginał przeznaczony jest dla np. działu księgowość, jedną kopię otrzymuje dział inwentaryzacji, a druga zwracana jest jednostce przekazującej,

● w przypadku nieodpłatnego przekazania środka trwałego: jednostka przekazująca środek trwały sporządza dokument PT w 3 egzemplarzach, za stronę przekazującą dokument podpisuje główny księgowy i odpowiednio: np. dyrektor, kierownik jednostki. Strona przejmująca po podpisaniu dokumentu PT odsyła dwa egzemplarze, z których jeden otrzymuje dział księgowości, a drugi przeznaczony jest dla dotychczasowego użytkownika. Otrzymany dowód "PT" jest podstawą do ewidencji środka trwałego w księgach rachunkowych.

Podstawa prawna

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 z późn. zm.).

ekspert z zakresu sektora finansów publicznych

Poprawianie dokumentów księgowych powinno odbywać się wyłącznie według pewnych zasad. Najczęściej są one określane w instrukcji obiegu dokumentów księgowych.

Dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, zawierające co najmniej dane określone w art. 21 ustawy o rachunkowości, oraz wolne od błędów rachunkowych. Aby uniknąć błędów, należy bardzo dokładnie poznać i zapamiętać art. 21 i 22 ustawy o rachunkowości. Zasady w nich określone powinny także znaleźć odzwierciedlenie w polityce rachunkowości każdej jednostki.

Błędy w dowodach źródłowych zewnętrznych obcych i własnych można korygować jedynie przez wysłanie kontrahentowi odpowiedniego dokumentu zawierającego sprostowanie, wraz ze stosownym uzasadnieniem, chyba że inne przepisy stanowią inaczej, w szczególności przepisy dotyczące podatku od towarów i usług.

Błędy w dowodach wewnętrznych mogą być poprawiane przez skreślenie błędnej treści lub kwoty, z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb, wpisanie treści poprawnej i daty poprawki oraz złożenie podpisu osoby do tego upoważnionej. Nie można poprawiać pojedynczych liter lub cyfr.

Upoważnione do dokonywania poprawek na dowodach wewnętrznych są: osoby sporządzające dokument, dokonujące kontroli merytorycznej oraz formalno-rachunkowej, inne osoby do tego upoważnione, a także osoby zatwierdzające dokument.

W przypadku korygowania błędów w fakturach VAT stosuje się w szczególności korektę faktury lub notę korygującą zgodnie z obowiązującymi przepisami w tym zakresie.

Niedopuszczalne jest dokonywanie w dowodach księgowych wymazywania i przeróbek.

Poprawianie dokumentów powinno odbywać się wyłącznie wg poniższych zasad:

a) błędy w dowodach księgowych wewnętrznych mogą być poprawiane przez skreślenie błędnej treści lub kwoty, z zachowaniem czytelności skreślonych zapisów, wpisanie poprawnego tekstu lub liczby i daty poprawki oraz złożenie podpisu osoby upoważnionej do wniesienia poprawek. Poprawianie pojedynczych liter lub cyfr jest niedozwolone;

b) korygowanie niewłaściwych danych lub błędnych zapisów na dowodzie zewnętrznym - obcym i własnym - może być dokonywane wyłącznie przez wystawienie dowodu korygującego;

c) poprawianie błędów w fakturach VAT i fakturach VAT - korygujących może być dokonywane wyłącznie w trybie uregulowanym w przepisach o podatku od towarów i usług;

d) błędy w dowodach gotówkowych i czekach mogą być poprawiane jedynie przez unieważnienie dowodu zawierającego błąd i wystawienie nowego właściwego dowodu.

Podstawa prawna

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 z późn. zm.).