Jak ewidencjonować dopłaty do wypoczynku pracowników

Podmiot chce wypłacić pracownikom dofinansowanie do wypoczynku ze środków obrotowych. Jak to rozliczyć w księgach rachunkowych?

Pracodawca może wypłacić dofinansowanie do wypoczynku pracownika ze środków obrotowych. W tym przypadku otrzymana kwota będzie przychodem pracownika, od którego należy potrącić zarówno zaliczkę na podatek dochodowy, jak i składki za ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.

Ewidencja księgowa dofinansowania ze środków obrotowych do wypoczynku pracownika - przy założeniu, że podlega ono w całości oskładkowaniu i opodatkowaniu będzie przebiegać następująco:

1. Przyznanie dofinansowania przez pracodawcę: strona Wn konta 440 - Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia, strona Ma konta 230 - Rozrachunki z pracownikami.

2. Potrącenia, które obciążają pracownika:

a) składki ZUS - strona Wn konta 230 - Rozrachunki z pracownikami, strona Ma konta 220 - Rozrachunki publicznoprawne - w analityce rozrachunki z ZUS,

b) podatek dochodowy od kwoty dofinansowania: strona Wn konta 230 - Rozrachunki z pracownikami, strona Ma konta 220 - Rozrachunki publicznoprawne - w analityce z tytułu PIT.

3. Składki ZUS obciążające pracodawcę: strona Wn konta 440 - Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia, strona Ma konta 220 - Rozrachunki publicznoprawne - w analityce rozrachunki z ZUS.

4. Wypłata świadczenia - po potrąceniu podatku i składek ZUS: strona Wn konta 440 - Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia, strona Ma konta 130 - Rachunek bankowy lub 100 - Kasa.

Inaczej będzie tylko w przypadku wypoczynku dzieci i młodzieży do lat 18, co reguluje art. 21 ust. 1 pkt 78 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 361 z późn. zm.). Zgodnie w tym przepisem zwolnione od opodatkowania są dopłaty do: wypoczynku dzieci i młodzieży do lat 18 - ze środków obrotowych - do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 760 zł. Wypoczynek ten musi być jednak zorganizowany przez podmioty prowadzące działalność w tym zakresie, w formie wczasów, kolonii, obozów i zimowisk, w tym również połączonego z nauką, pobytu na leczeniu sanatoryjnym, w placówkach leczniczo-sanatoryjnych, rehabilitacyjno-szkoleniowych i leczniczo-opiekuńczych, oraz przejazdów związanych z tym wypoczynkiem i pobytem na leczeniu.

Jeżeli więc kwota rocznych dopłat do wypoczynku dzieci i młodzieży do lat 18 ze środków obrotowych z tego tytułu przekroczy kwotę 760 zł, nadwyżkę należy opodatkować PIT. Cała kwota podlega oskładkowaniu.

Podstawa prawna

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 z późn. zm.).