Przy inwentaryzacji materiałów i środków trwałych na terenie strzeżonym liczą się okresy obrotowe

Podmioty, które przeprowadzają inwentaryzację, nadal mają wątpliwości, co do niektórych terminów jej przeprowadzania. Chodzi o odstępstwa od generalnej zasady z art. 26 ust. 1 ustawy o rachunkowości, która mówi, że jednostki przeprowadzają te czynności na ostatni dzień każdego roku obrotowego. A dokładnie o umożliwienie w niektórych przypadkach przeprowadzania inwentaryzacji raz na 2 lub 4 lata.

I tak możliwość weryfikacji stanu aktywów raz na 2 lata dotyczy zapasów materiałów, towarów, produktów gotowych i półproduktów znajdujących się w strzeżonych składowiskach i objętych ewidencją ilościowo-wartościową.

Natomiast raz w ciągu 4 lat - nieruchomości zaliczanych do środków trwałych oraz inwestycji, jak też znajdujących się na terenie strzeżonym innych środków trwałych oraz maszyny i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie.

Przy tym przepisy ustawy nie definiują pojęcia terenu strzeżonego. Należy więc przyjąć, że charakteryzuje się on przede wszystkim odpowiednimi zabezpieczeniami przed dostępem do niego osób nieupoważnionych. Teren można uznać za strzeżony w przypadku stałego nadzoru dozorców, pracowników ochrony. Jest tak również przy stosowaniu odpowiednich zabezpieczeń mechanicznych w postaci ogrodzenia terenu, nadzoru kamer, zainstalowania alarmu, funkcjonowania kart wstępu uprawniających do wejścia na teren jednostki.

Jak więc prawidłowo zinwentaryzować wymienione wcześniej składniki majątku? [przykład]

Ministerstwo Finansów na swojej stronie internetowej (www.mf.gov.pl) odnosi się do pojęcia oznacza "w ciągu". Wprawdzie odnosi się ono do terminu 2-letniego, jednak te same zasady można zastosować do terminu 4-letniego. Zdaniem resortu oznacza ono zarówno prawo do jednorazowego, na dowolny dzień, jak i sukcesywnego w danym okresie ustalania rzeczywistego stanu poszczególnych grup wymienionych wyżej aktywów objętych inwentaryzacją drogą spisu z natury. Powinno to nastąpić w taki sposób, aby w wyznaczonym okresie zostały spisane z natury wszystkie stanowiące własność jednostki zasoby danego składnika majątkowego, objęte omawianym rodzajem inwentaryzacji.

Według MF ustawa o rachunkowości nie nakazuje zatem jednorazowego spisywania całości wymienionych aktywów, w tym także zapasów. Oznacza to, że możliwe jest dokonywanie rozłożonego w czasie spisu omawianych składników majątkowych, grupowania według dowolnego, racjonalnego kryterium, pozwalającego jednak na spełnienie wymogów ustawy, tj.:

1) przeprowadzenie kompletnej inwentaryzacji drogą spisu z natury danych składników aktywów w przewidzianym ustawą okresie,

2) każdorazowe porównanie rezultatu spisu cząstkowego danego zasobu na dany dzień z jego stanem księgowym na ten sam dzień oraz ustalenie i rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych,

3) zapewnienie zachowania częstotliwości inwentaryzacji przewidzianych ustawą dla każdego odrębnie inwentaryzowanego składnika majątkowego.

Ponadto lata, o których mowa w przepisie, dotyczą lat obrotowych nie kalendarzowych. Potwierdza to Ministerstwo Finansów w wyjaśnieniach przesłanych do redakcji. Ma to szczególne znaczenie - gdy podmiot zmienia rok obrotowy.

Przykładowo - gdy spółka robi to w ten sposób, że okres obrotowy rozpoczyna się 1 stycznia 2013 r., a zakończy 30 listopada 2014 r., a jednocześnie 31 grudnia 2013 r. upłyną 4 lata od ostatniej inwentaryzacji. Jak tłumaczy resort w przedstawionej sytuacji - zmiana roku obrotowego spowoduje zmianę długości okresu 4 lat obrotowych.

PRZYKŁAD

Rozliczenie wyników spisu

Tak - ale pod pewnymi warunkami. Przed wszystkim dokonanie takiej operacji jest możliwe gdy niedobory i nadwyżki zostały stwierdzone podczas tej samej inwentaryzacji - w tym samym okresie rozliczeniowym - co jest spełnione.

Dodatkowo kompensata jest możliwa gdy różnice powstały w wyniku niezawinionej pomyłki, dotyczą tego samego lub podobnego asortymentu i tej samej osoby materialnie odpowiedzialnej.

W przypadku gdy ewidencja materiałów czy towarów prowadzona jest metodą ilościowo-wartościową, niedobory z nadwyżkami kompensuje się zgodnie z zasadą mniejszej ilości oraz mniejszej wartości. Przykładowo niedobór towaru A wynosi 90 sztuk (strona Wn konta 264 - Rozliczenie niedoborów, strona Ma konta 330 - Towary), których wartość jednostkowa wynosi 2 zł. Natomiast nadwyżka towarów B to 100 sztuk każdy o wartości 2,5 zł (strona Wn konta 330 - Towary, strona Ma konta 265 - Rozliczenie nadwyżek). W takim przypadku kompensata ilościowo-wartościowa wyniesie (90 szt. po 2 zł) 180 zł (strona Wn konta 265 - Rozliczenie nadwyżek, strona Ma konta 264 - Rozliczenie niedoborów). Oznacza to, że podmiot całkowicie skompensuje niedobóry towarów A. Natomiast pozostanie nadwyżka towarów B w wysokości 70 zł (strona Wn konta 265 - Rozliczenie nadwyżek, Ma konta 760 - Pozostałe przychody operacyjne).

Agnieszka Pokojska

agnieszka.pokojska@infor.pl

Podstawa prawna

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 330 z późn. zm.)