Kasa fiskalna może być środkiem trwałym

Od 1 marca 2013 r. część podatników ma obowiązek zakupić kasę fiskalną i rozpocząć ewidencjonowanie. Dotyczy to przedsiębiorców, którzy korzystali ze zwolnienia do 1 stycznia 2013 r., a teraz stracili prawo do tej preferencji na podstawie nowych regulacji i nie przysługuje im inny rodzaj zwolnienia. Od nowego roku weszły bowiem w życie przepisy rozporządzenia ministra finansów z 29 listopada 2012 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących (Dz.U. z 2012 r., poz. 1382). Jednak utraty prawa do zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania nie należy utożsamiać z koniecznością zakupienia kasy rejestrującej. Powinna być ona zainstalowana nie tyle na moment utraty prawa do zwolnienia, ile wystąpienia u podatnika pierwszej sprzedaży, która nie korzysta ze zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania.

Kasa fiskalna może być zakwalifikowana w księgach rachunkowych do środków trwałych, jeżeli spełnia definicję tych składników majątku zgodnie z ustawą o rachunkowości. Oznacza to, że musi być ona kompletna, zdatna do użytku i przeznaczona na potrzeby jednostki na okres dłuższy niż rok.

Ewidencja

Wartością początkową ujmowaną w księgach będzie cena nabycia. Obejmuje ona cenę zakupu i inne koszty poniesione w związku z zakupem, takie jak: koszty transportu, załadunku i wyładunku, ubezpieczenia w drodze, opłaty notarialne, skarbowe. Wartość początkową w tym przypadku powiększają również koszty obsługi zobowiązań zaciągniętych w celu nabycia środka trwałego, np.: różnice kursowe, prowizje i odsetki. Wartość początkowa kasy nie obejmuje natomiast VAT, który można odliczyć.

Również koszty związane z przystosowaniem kasy do używania będą zwiększać wartość początkową kasy. Chodzi tu o to, że kasa, aby była zdatna do użytku, musi zostać poddana fiskalizacji, tj. czynności inicjującej pracę modułu fiskalnego kasy. Dokonuje jej pracownik serwisu.

Nabycie kasy fiskalnej, która nie jest zdatna do użytku na podstawie faktury VAT, można zaksięgować: strona Wn konta 080 - Środki trwałe w budowie - wartość netto, strona Wn konta 224 - Rozliczenie VAT naliczonego - wartość podatku, strona Ma konta 240 - Inne rozrachunki. Analogicznie księguje się usługę fiskalizacji kasy.

Zaś kompletną i zdatną do użytku kasę fiskalną należy ująć w następujący sposób: strona Wn konta 010 - Środki trwałe, strona Ma konta 080 - Środki trwałe w budowie.

Przepisy ustawy o VAT przewidują ulgę na zakup urządzeń fiskalnych. Zgodnie z art. 111 ust. 4 tej ustawy podatnicy którzy rozpoczęli ewidencjonowanie obrotu i kwot podatku należnego w obowiązującym terminie, mogą odliczyć od tego podatku kwotę wydatkowaną na zakup każdej z kas rejestrujących zgłoszonych na dzień rozpoczęcia (powstania obowiązku) ewidencjonowania w wysokości 90 proc. jej ceny zakupu (bez podatku), nie więcej jednak niż 700 zł.

Warunki dokonania odliczenia określa par. 2 ust. 1 rozporządzenia w sprawie odliczania i zwrotu kwot wydatkowanych na zakup kas rejestrujących. Między innymi jest to posiadanie dowodu zapłaty całej należności czy też złożenie naczelnikowi urzędu skarbowego, przed terminem rozpoczęcia ewidencjonowania obrotu, pisemnego zgłoszenia o liczbie kas rejestrujących i miejscu (adresie) ich używania.

Warunki dokonania odliczeń

Z kolei par. 3 rozporządzenia określa sposób dokonania odliczeń. Może ono być dokonane w deklaracji podatkowej dla VAT za okres rozliczeniowy, w którym rozpoczęto ewidencjonowanie obrotu i kwot podatku należnego, lub za okresy następujące po tym okresie rozliczeniowym.

Kwota odliczenia w danym okresie rozliczeniowym nie może być wyższa od kwoty różnicy między kwotą podatku należnego a kwotą podatku naliczonego.

W przypadku gdy kwota podatku naliczonego jest większa albo równa kwocie podatku należnego w danym okresie rozliczeniowym, podatnik może otrzymać zwrot kwoty wydatkowanej na zakup kas rejestrujących, z tym że w danym okresie rozliczeniowym kwota zwrotu nie może przekroczyć równowartości:

- 25 proc. kwoty odpowiadającej 90 proc. jej ceny zakupu (bez podatku), nie więcej jednak niż 175 zł - jeżeli podatnik składa deklaracje za okresy miesięczne, lub

- 50 proc. kwoty odpowiadającej 90 proc. jej ceny zakupu (bez podatku), nie więcej jednak niż 350 zł - jeżeli podatnik składa deklaracje za okresy kwartalne.

Ujęcie w księgach

Jeżeli kasa fiskalna stanowi środek trwały, ewidencja ulgi będzie przebiegała zgodnie z art. 41 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości. Oznacza to, że należy ją rozliczyć poprzez konto 850 - Rozliczenia międzyokresowe przychodów, a następnie rozliczyć stopniowo (zaliczając do pozostałych przychodów operacyjnych) równolegle odpisów amortyzacyjnych.

W takiej sytuacji kwotę należnej ulgi można ująć: strona Wn konta 223 - Rozrachunki z urzędem skarbowym z tytułu VAT, strona Ma konta 850 - Rozliczenia międzyokresowe przychodów. Z kolei rozliczanie ulgi przy uwzględnieniu jej procentowego udziału w wartości początkowej kasy - równolegle do amortyzacji - ewidencjonuje się zapisem: strona Wn konta 850 - Rozliczenia międzyokresowe przychodów, strona Ma konta 760 - Pozostałe przychody operacyjne.

W przypadku gdy kasa została zakwalifikowana do środków trwałych o niskiej jednostkowej wartości początkowej, amortyzowanych jednorazowo - kwota należnej ulgi podlega zarachowaniu bezpośrednio do pozostałych przychodów operacyjnych. Tak samo będzie w przypadku, gdy kasa - zgodnie z polityką rachunkowości - została odniesiona bezpośrednio na konto 410 - Koszty zużycia materiałów.

KASY FISKALNE

Zasady korzystania ze zwolnienia od 1 marca 2013 r. zostaną omówione w następnym dodatku Księgowość i Podatki

Utylizacja

Od 1 stycznia 2013 r. podatnicy znów są zobowiązani do przechowywania kopii dokumentów fiskalnych przez pięć lat, a nie przez dwa, jak w przypadku paragonów wystawionych od 22 lipca 2011 r. do końca 2012 r. Dlatego jeżeli podmiot zdecyduje się za zakup kas z elektronicznym zapisem danych, to dotychczasową kasę trzeba będzie zutylizować:

1. Wyksięgowanie w wartości dotychczasowego umorzenia: strona Wn konta 050 - Umorzenie środków trwałych, strona Ma konta 010 - Środki trwałe.

2. Wyksięgowanie w wartości nieumorzonej: strona Wn konta 566 - Pozostałe koszty operacyjne, strona Ma konta 010 - Środki trwałe.

Nową kasę można zaksięgować jako środek trwały lub koszty zużytych materiałów.

Agnieszka Pokojska

agnieszka.pokojska@infor.pl

Podstawa prawna

Rozporządzenie ministra finansów z 27 grudnia 2010 r. w sprawie odliczania i zwrotu kwot wydatkowanych na zakup kas rejestrujących (t.j. Dz.U. z 2013 r., poz. 163). Ustawa z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 177, poz. 1054 z późn. zm.).