Jak ująć podróże w księgach rachunkowych firm i jednostek budżetowych

Na rozliczenie podróży służbowych wpływają nie tylko przepisy podatkowe, ale i te dotyczące samych diet. Dlatego warto pamiętać, że 1 marca wejdzie w życie nowe rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (dalej: nowe rozporządzenie). Zastąpi ono dotychczasowe dwa rozporządzenia, które dotyczą oddzielnie podróży po Polsce i za granicą (Dz.U. z 2002 r. nr 236, poz. 1990 z późn. zm. i Dz.U. nr 236, poz. 1991 z późn. zm.). Dziś wyjaśniamy, co się zmieniło, a także pokazujemy różnice między firmami a jednostkami sfery budżetowej.

Dieta

Zgodnie z przepisami o podróżach służbowych pracodawcy powinni wypłacić pracownikowi dietę, która jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży pracownika. Wysokość diety krajowej od marca wynosić będzie 30 zł (obecnie 23 zł) za dobę podróży, a w przypadku podróży zagranicznej zależy od kraju docelowego. Szczegółowe stawki diety dobowej oraz limity wysokości kosztów noclegu dla poszczególnych państw docelowych podróży zagranicznej są wskazane w załączniku do rozporządzenia. W większości przypadków od 1 marca stawki wzrosły.

Wyżywienie

Od początku przyszłego miesiąca kwoty diety będą musiały być zmniejszane o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia także w przypadku wyjazdu krajowego (obecnie dotyczy to wyłącznie podróży zagranicznej). Jeśli zostanie zapewnione całodzienne bezpłatne wyżywienie, to w przypadku podróży krajowej dieta nie będzie wcale przysługiwała. Przy tym należy przyjąć, że w podróży krajowej każdy posiłek będzie stanowił odpowiednio:

- śniadanie - 25 proc. diety,

- obiad - 50 proc. diety,

- kolacja - 25 proc. diety.

Tak samo będzie, gdy pracownik skorzysta z usługi hotelarskiej, w ramach której zapewniono wyżywienie.

Jeśli chodzi o podróż zagraniczną, to nieodpłatne śniadanie zmniejsza dietę o 15 proc., a nieodpłatny obiad, podobnie jak nieodpłatna kolacja, obniża stawkę o 30 proc. (każde z osobna).

Dotychczas tylko przy podróżach zagranicznych istniała możliwość odliczania wartości zapewnionych posiłków. Od marca nowe rozporządzenie wprowadzi taką zasadę także przy wyjazdach krajowych.

Przejazd

Pracownikom odbywającym podróże służbowe krajowe przysługuje też zwrot kosztów przejazdu określonym przez pracodawcę środkiem transportu do miejsca docelowego i z powrotem oraz ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu środkami komunikacji miejscowej. Wynosi on co do zasady 20 proc. diety. Zatem od 1 marca zwrot za przejazd będzie wynosił 6 zł (obecnie 4,60 zł). W wojażach zagranicznych nadal będzie przysługiwał ryczałt na pokrycie dojazdów z i do dworca lub portu w wysokości jednej diety w każdej miejscowości, w której pracownik korzystał z noclegu w trakcie podróży. Nowością będzie zasada, że jeśli poniesie on koszty dojazdu wyłącznie w jedną stronę, to będzie mu przysługiwał ryczał w wysokości 50 proc. diety.

Nocleg

Podczas dłuższych podróży służbowych istnieje konieczność zapewnienia pracownikowi noclegów lub zwrotu poniesionych z tego tytułu kosztów.

Od 1 marca za nocleg w hotelu, motelu, pensjonacie będzie przysługiwał zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej na podstawie przedstawionego rachunku, jednak za jedną dobę hotelową wielkość ta nie będzie mogła przekraczać dwudziestokrotności diety, czyli maksymalny zwrot za nocleg wyniesie 600 zł za dobę. W uzasadnionych przypadkach pracodawca będzie mógł wyrazić zgodę na zwrot większych kosztów. Obecnie za nocleg pracodawca zwraca kwotę stwierdzoną rachunkiem, bez żadnego limitu.

Z kolei jeśli pracownik nie przedłoży rachunku, a pracodawca nie zapewni mu bezpłatnego noclegu, to przysługuje mu ryczałt za nocleg. Jego wysokość to 150 proc. diety krajowej, czyli od 1 marca 45 zł (obecnie 34,50 zł).

Zwrot

W trakcie delegacji pracownikowi przysługuje też zwrot innych udokumentowanych wydatków. Pracodawca musi je jednak określić wcześniej, odpowiednio do uzasadnionych potrzeb. Dotychczas były wątpliwości w tym zakresie. Nowe rozporządzenie wyjaśnia, że od 1 marca kosztami poniesionymi przez pracownika w czasie podróży służbowej będą opłaty za: bagaż, przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, miejsca parkingowe oraz inne niezbędne wydatki wiążące się bezpośrednio z odbywaniem podróży. Warunkiem zwrotu jest ich związek z odbywaną przez pracownika podróżą służbową oraz udokumentowanie ich wysokości.

Opodatkowanie

Świadczenia wypłacane z tytułu podróży służbowych podlegają wyłączeniu z opodatkowania i oskładkowania. Zwolnienie przedmiotowe w zakresie PIT dotyczy tylko diet i innych należności za czas podróży służbowej pracownika, do wysokości określonej we wspomnianych przepisach rozporządzenia (art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych).

Podobnie jest z obowiązkiem odprowadzenia od takich świadczeń składek na ubezpieczenie społeczne, gdyż tam też podstawy wymiaru składek nie stanowią diety i inne należności z tytułu podróży służbowej pracownika - do wysokości określonej w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju.

Pracodawcy prywatni mogą mieć własne regulacje

Wszelkie koszty związane z odbywaniem przez pracowników podróży służbowych, zarówno diety, ryczałty, koszty noclegów czy przejazdów, jak i inne zaakceptowane przez pracodawcę wydatki można ujmować na koncie Pozostałe koszty rodzajowe. W ramach tego konta syntetycznego kosztów można wydzielić dodatkowe konta analityczne, np. konto Koszty podróży służbowych. Samo rozliczenie można przeprowadzić za pośrednictwem konta Inne rozrachunki z pracownikami. Jednak szczegółowy sposób księgowania powinien wynikać z dokumentacji polityki rachunkowości, zgodnie z art. 10 ustawy o rachunkowości.

Schemat postępowania

Ewidencja księgowa operacji związanych z podróżami służbowymi może przebiegać w następujący sposób:

1. Wypłata pracownikowi z kasy zaliczki na poczet podróży służbowej: strona Wn konta 234 - Inne rozrachunki z pracownikami, strona Ma konta 100 - Kasa,

2. Zarachowanie kosztów podróży służbowych, np. diety: strona Wn konta 460 - Pozostałe koszty rodzajowe (w analityce Koszty podróży służbowych), strona Ma konta 234 - Inne rozrachunki z pracownikami,

3. Rozliczenie zobowiązania wobec pracownika z tytułu podróży służbowej - zwrot poniesionych kosztów: strona Wn konta 234 - Inne rozrachunki z pracownikami, strona Ma konta 100 - Kasa lub 130 - Rachunek bankowy,

4. Zwrot części zaliczki przez pracownika: strona Wn konta 100 - Kasa, strona Ma konta234 - Inne rozrachunki z pracownikami.

Inaczej niż w budżetówce

To, co odróżnia firmy od sfery budżetowej, to możliwość stosowania wewnętrznych zapisów dotyczących podróży służbowych. Ale uwaga, nie mogą ustalać diety w wysokości niższej niż określona w rozporządzeniu. Tyle teoria. W praktyce bowiem większość firm nie decyduje się na takie rozwiązanie. Dzięki temu nie muszą tworzyć nowych dokumentów.

PRZYKŁAD

Rozliczenie wyjazdu

Pracownik dostał zaliczkę na trzydniową podróż służbową w wysokości 500 zł. Nocleg został zapewniony przez pracodawcę. Koszt przejazdu wyniósł 194,40 (bilety kolejowe 180 zł + 8 proc. VAT).

@RY1@i02/2013/034/i02.2013.034.008000200.101.jpg@RY2@

1. Wypłata pracownikowi zaliczki 500 zł

2. Rozliczenie kosztów diety (4 dni x 30 zł) 120 zł

3. Rozliczenie kosztów podróży - biletu kolejowego w wartości 194,40 zł

a) VAT 14,40 zł

b) netto 180 zł

4. Zwrot niewykorzystanej zaliczki 185,60 zł

Bez dowolności - wyłącznie na podstawie przepisów

W sferze budżetowej zaliczki mogą być wypłacane w przypadkach, kiedy jest to jasno uregulowane w odrębnych przepisach. Takim jest nowe rozporządzenie. Od 1 marca pracodawca będzie musiał przyznać podwładnemu zaliczkę na delegację w kraju, jeżeli ten o to zawnioskuje. Wysokość zaliczki trzeba będzie ustalić, dokonując wstępnej kalkulacji kosztów. Dokona jej pracodawca samodzielnie lub w uzgodnieniu z pracownikiem. Będzie też mógł przyjąć kalkulację sporządzoną przez zatrudnionego.

Tak jak dotychczas przy podróży zagranicznej pracodawca będzie miał obowiązek wypłacić zaliczkę na pokrycie należności związanych z wyjazdem służbowym, w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji tych kosztów. Taka zaliczka powinna być wypłacana w walucie obcej właściwej dla państwa docelowego lub, za zgodą zatrudnionego, w walucie polskiej, według średniego kursu złotego określonego przez Narodowy Bank Polski z dnia wypłaty zaliczki.

Zaliczki wypłacane pracownikom w walutach obcych można ujmować, do czasu ich rozliczenia, w równowartości waluty polskiej ustalonej przy wypłacie zaliczki. Trzeba też pamiętać o tym, że środki pieniężne pobierane z banku w walucie obcej są wyceniane przez bank według kursu sprzedaży, zaś zwrot niewykorzystanej kwoty następuje po cenie kupna banku, z którego usług korzysta jednostka. Dlatego pracownik nie ponosi kosztów różnic kursowych.

Podstawą wypłaty zaliczki na koszty podróży służbowej może być polecenie wyjazdu służbowego. W innych przypadkach podstawą wypłaty z kasy zaliczki może być dokument "Wniosek o zaliczkę".

Ewidencja

Podróże służbowe ewidencjonujemy na kontach: 101 "Kasa", 234 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami", 409 " Pozostałe koszty rodzajowe". Generalnie konto 101 "Kasa" służy do ewidencji krajowej i zagranicznej gotówki znajdującej się w kasach jednostki. Na stronie Wn konta 101 ujmuje się wpływy gotówki oraz nadwyżki kasowe, a na stronie Ma - rozchody gotówki i niedobory kasowe. Konto 101 może wykazywać saldo Wn, które oznacza stan gotówki w kasie. Właśnie na koncie 101 ewidencjonujemy wpłaty i wypłaty zaliczek dla pracowników związane z podróżami służbowymi. Oznacza to, że wszelkie przyjęcia gotówki z banku, zwroty niewykorzystanych zaliczek ewidencjonujemy po stronie Wn konta 101. Na jego stronie Ma ujmiemy wszystkie wypłaty zaliczek i później pozostałe kwoty po rozliczeniu dla pracownika. Konto 409 - Pozostałe koszty rodzajowe w jednostkach budżetowych służy do ewidencji kosztów działalności podstawowej, które nie kwalifikują się do ujęcia na kontach: 400-405 i 407-408. Na koncie ujmuje się m.in. koszty krajowych i zagranicznych podróży służbowych bądź zwroty wydatków za używanie samochodów prywatnych pracowników do zadań służbowych. Na stronie Wn tego konta ujmuje się poniesione koszty z określonych tytułów, a na stronie Ma - ich zmniejszenie oraz na dzień bilansowy ujmuje się przeniesienie poniesionych kosztów na konto 860. Zaś konto 234 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami" służy do ewidencji należności, roszczeń i zobowiązań wobec pracowników z innych tytułów niż wynagrodzenia. Na stronie Wn konta 234 ujmuje się m.in. wypłacone pracownikom zaliczki i sumy do rozliczenia na wydatki obciążające jednostkę, a na stronie Ma rozliczone zaliczki i zwroty środków pieniężnych.

Ewidencja rozliczenia podróży służbowej pracownika może wyglądać następująco:

1. Na wniosek pracownika wypłacono zaliczkę na niezbędne koszty podróży służbowej: strona Wn konta 234 - Pozostałe rozrachunki z pracownikami, strona Ma konta 101 - Kasa,

2. Rozliczono koszty podróży służbowej w terminie 14 dni od dnia zakończenia podróży (łącznie dieta, zwrot kosztów przejazdów, ryczałt za nocleg): strona Wn konta 409  - Pozostałe koszty rodzajowe, strona Ma konta 234 - Pozostałe rozrachunki z pracownikami,

3. Po rozliczeniu:

a) pracownik zwraca niewykorzystaną zaliczkę z tytułu podróży służbowej: strona Wn konta 101 - Kasa, strona Ma konta 234 - Pozostałe rozrachunki z pracownikami,

b) wypłata dla pracownika pozostałej kwoty: strona Wn konta 234 - Pozostałe rozrachunki z pracownikami, strona Ma konta 101 - Kasa.

W analityce zaksięgujemy koszty w układzie klasyfikacji budżetowej we właściwym dziale i rozdziale w paragrafie 441 "Podróże służbowe krajowe" z odpowiednią czwartą cyfrą lub paragrafie 442 "Podróże służbowe zagraniczne" z odpowiednią czwartą cyfrą. Szczegółowe zasady klasyfikacji podróży opisane zostały w poprzednim numerze.

Bez przywilejów

Pracodawcy w sferze budżetowej muszą stosować się do przepisów o podróżach służbowych, ponieważ nie wolno im wprowadzać innych ustaleń w przepisach wewnętrznych. Prawo do takiego działania mają opisani wcześniej pracodawcy spoza tej sfery.

PRZYKŁAD

Krajowe

Pracownik przedłożył dokumenty rozliczeniowe dotyczące dwudniowej podróży służbowej z Warszawy do Krakowa. Podróż odbył 4 i 5 marca 2013 r. Do Krakowa wyjechał zgodnie z poleceniem zawartym na druku delegacji pociągiem w II klasie. Wyjechał o godz. 8.00 i wrócił do Warszawy następnego dnia o godz. 21.00. Pracownik nocował w hotelu. Nie przedłożył pracodawcy rachunku potwierdzającego poniesienie kosztów noclegu. Gdyby to zrobił, to powinien otrzymać ich równowartość. W przypadku nieprzedłożenia rachunku otrzyma jedynie ryczałt za nocleg, który wynosi 150 proc. wartości diety, tj. 45 zł. Ryczałt za nocleg przysługuje wówczas, gdy nocleg trwał co najmniej 6 godzin między godzinami 21.00 a 7.00. Pracownik otrzymał wcześniej zaliczkę 350 zł. Koszty delegacji wyniosły:

● podróż pociągiem w obie strony zgodnie z przedłożonym biletem PKP 200 zł

● dieta 60 zł

● ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej (20 proc. diety) 6 zł x 2 = 12 zł

● ryczałt za nieudokumentowany nocleg 45 zł

Łączne koszty 317 zł

Poszczególne rodzaje kosztów ustala się zgodnie z nowym rozporządzeniem

@RY1@i02/2013/034/i02.2013.034.008000200.102.jpg@RY2@

1. Wypłata zaliczki na niezbędne koszty podróży służbowej - 350 zł

2. Rozliczono koszty podróży służbowej w terminie 14 dni od dnia zakończenia podróży (łącznie dieta, zwrot kosztów przejazdów, ryczałt za nocleg) - 317 zł

3. Po rozliczeniu pracownik zwraca niewykorzystaną zaliczkę z tytułu podróży służbowej: 33 zł.

Rozliczenia dokonuje się na poleceniu wyjazdu

Najczęściej rozliczenia dokonuje się na poleceniu wyjazdu służbowego. Może ono stanowić podstawę ujęcia zwrotu kosztów podróży służbowej pracownika w księgach rachunkowych, o ile spełnia warunki wymagane dla dowodu księgowego. Ponadto może być również podstawą do wypłaty zaliczki przed wyjazdem pracownika.

Druk polecenia wyjazdu służbowego służy do udokumentowania wyjazdu pracownika w podróż służbową i rozliczenia kosztów tej delegacji. Wystawiany jest w jednym egzemplarzu przez pracownika ds. kadr. Wypełnione polecenie musi zawierać imię i nazwisko, cel podróży, miejscowość, datę oraz określenie środka lokomocji. Decyzję o wyjeździe służbowym krajowym czy zagranicznym pracownika podejmuje kierownik jednostki. Podpisuje on polecenie wyjazdu służbowego.

Rozliczenia kosztów podróży i diet dokonuje osoba delegowana w ciągu 14 dni od daty zakończenia podróży. Wpisuje ona na druku polecenia wyjazdu służbowego (delegacji) datę i godzinę rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej (np. w przypadku podróży zagranicznej godzinę przekroczenia granicy lub przylotu/wylotu samolotu), miejscowość delegowania i koszt przejazdu publicznymi środkami lokomocji, ewentualnie dołącza zgodę kierownika jednostki do użycia samochodu prywatnego do celów służbowych wraz z limitem kilometrów.

Przed dokonaniem rozliczenia polecenie wyjazdu służbowego krajowego wymaga sprawdzenia pod względem merytorycznym przez upoważnionego pracownika ds. kadr. Na tej podstawie pracownik komórki finansowej dokonuje naliczenia kosztów podróży służbowej i kontroli formalno-rachunkowej. Kwotę do wypłaty zatwierdza główny księgowy lub osoba upoważniona, lub kierownik jednostki, lub osoby zastępujące ich podczas nieobecności.

W przypadku zagranicznej podróży służbowej sprawdzenia merytorycznego dokonują upoważnione osoby, a zatwierdzenia do wypłaty dokonuje główny księgowy bądź osoba upoważniona, lub kierownik jednostki, albo osoby zastępujące ich podczas nieobecności.

Do rozliczenia delegacji służbowej niezbędne jest potwierdzenie pobytu lub złożenie oświadczenia osoby delegowanej. Ponadto pracownik załącza dokumenty (rachunki) faktury lub bilety potwierdzające poszczególne wydatki. Nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli uzyskanie dokumentu (rachunku) nie było możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.

Ważne

Zgodnie z nowym rozporządzeniem w uzasadnionych przypadkach pracownik będzie miał prawo lub obowiązek złożyć pisemne oświadczenie o okolicznościach mających wpływ na prawo do diet, ryczałtów, zwrotu innych kosztów podróży i ich wysokości.

Agnieszka Pokojska

agnieszka.pokojska@infor.pl

Magdalena Sobczak

magdalena.sobczak@infor.pl

Podstawa prawna

Rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. poz. 167).

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 z późn. zm.).

Ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2012 r., poz. 361 z późn. zm.).

Rozporządzenie ministra finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. nr 128, poz. 861 z późn. zm.).

EKSPERT RADZI

@RY1@i02/2013/034/i02.2013.034.008000200.803.jpg@RY2@

Maciej Czapiewski, biegły rewident, partner w HLB M2

Rozrachunki (zobowiązania) wobec pracowników z tytułu podróży służbowych zostaną wykazane w sprawozdaniu finansowym sporządzonym zgodnie z ustawą o rachunkowości jako inne zobowiązania krótkoterminowe. W przypadku gdy jednostka sporządza porównawczy rachunek zysków i strat, koszty podróży służbowych będą zwykle wykazane w pozycji pozostałych kosztów podstawowej działalności operacyjnej. Zdarza się, że jednostki ujmują też koszty noclegów czy wyżywienia związane z podróżami służbowymi jako koszty usług obcych, w pozostałych kosztach ujmując wyłącznie koszty diet i ewentualnych ryczałtów z tytułu noclegów. Jeżeli jednostka sporządza kalkulacyjny rachunek zysków i strat, koszty podróży służbowych zostaną wykazane w pozycji właściwej ze względu na cel (miejsce) powstania kosztów. I tak koszty podróży służbowych związane:

● bezpośrednio z wytwarzaniem produktów lub realizacją usług powinny być wykazane w pozycji - Koszt wytworzenia sprzedanych produktów,

● z wykonywaniem zadań sprzedażowych (w tym np. udział w targach, wystawach, negocjacjach handlowych) należy wykazywać w pozycji - Koszty sprzedaży.

Zaś tych, których nie można przypisać bezpośrednio do wytworzenia produktów lub świadczenia usług lub procesu sprzedaży, należy wykazać w pozycji - Koszty zarządu.

Oczywiście koszty podróży służbowych dotyczące produktów niesprzedanych na dzień bilansowy (zaliczonych do zapasów), usług w trakcie realizacji (zaliczanych do rozliczeń międzyokresowych) lub wytworzenia/instalacji środków trwałych będą powiększać odpowiednio wartość bilansową produktów, rozliczeń międzyokresowych lub środków trwałych. Nie wykazuje się ich w rachunku zysków i strat kalkulacyjnym, natomiast w przypadku rachunku zysków i strat porównawczego pozostaną w odpowiedniej pozycji kosztów rodzajowych i równocześnie będą wykazane w pozycji - zmiana stanu produktów- lub - koszt wytworzenia świadczeń na własne potrzeby - ze znakiem dodatnim. Ustawa o rachunkowości nie wymaga zamieszczania w informacji dodatkowej szczegółowych informacji odnośnie do kosztów podróży służbowych. Jeżeli koszty podróży są istotne dla obrazu jednostki, może ona jednak rozważyć zamieszczenie dodatkowych informacji lub nawet poszerzenie wzoru rachunku zysków i strat poprzez wydzielenie odrębnej pozycji celem prezentacji kosztów podróży służbowych.