Jak zaewidencjonować otrzymaną nieodpłatnie licencję na oprogramowanie

Uznanie aktywów za wartość niematerialną i prawną nie jest uzależnione od formy jej finansowania. Wszystkie prawa majątkowe (w tym również licencje), które spełniają kryteria określone w ustawie o rachunkowości dla wartości niematerialnych i prawnych, mogą być zaliczane do tej kategorii aktywów. Sposób ujmowania w ewidencji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych powinien być opisany w przyjętych zasadach polityki rachunkowości jednostki, gdzie można ustalić, że od niskocennych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych dokonuje się jednorazowego odpisu amortyzacyjnego. W tym celu można wykorzystać przepisy podatkowe, które wartość niskocennych środków trwałych określają na poziomie 3500 zł.

Otrzymaną nieodpłatnie licencję ujmuje się w księgach rachunkowych w jej aktualnej cenie rynkowej, tj. cenie sprzedaży takiego samego lub podobnego przedmiotu. Jeżeli wartość nieodpłatnie otrzymanej licencji będzie dla jednostki istotna oraz będzie spełniała definicję wartości niematerialnych i prawnych określoną w ustawie o rachunkowości, to znaczy przewidywany okres jej ekonomicznej użyteczności jest dłuższy niż rok, a licencja będzie wykorzystywana przez jednostkę w jej działalności, to wskazane jest ująć tę licencję do rozliczeń międzyokresowych przychodów, pod warunkiem że stosownie do innych ustaw nie zwiększają one kapitałów (funduszy) własnych.

Z aliczone do rozliczeń międzyokresowych przychodów kwoty zwiększają stopniowo pozostałe przychody operacyjne, równolegle do odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych.

W ewidencji księgowej znajdą się następujące zapisy: 1) uzyskana nieodpłatnie licencja jako wartość niematerialna i prawna w aktualnej cenie rynkowej: Wn konto 02 "Wartości niematerialne i prawne" oraz Ma konto 84 "Rozliczenia międzyokresowe przychodów",

2) odpisy umorzeniowe wartości niematerialnych i prawnych: Wn konto 40-0 "Amortyzacja" i Ma konto 07-2 "Odpisy umorzeniowe wartości niematerialnych i prawnych", oraz zapis zmniejszający rozliczenia międzyokresowe przychodów: Wn konto 84 "Rozliczenia międzyokresowe przychodów" i Ma konto 76-0 "Pozostałe przychody operacyjne".

Programy finansowo-księgowe z powodu zmian w przepisach lub w wyniku rozszerzenia działalności jednostki często muszą być aktualizowane. Zarówno przepisy podatkowe, jak i ustawa o rachunkowości nie przewidują ulepszenia wartości niematerialnych i prawnych. W związku z tym wydatki poniesione na modernizację programu komputerowego powinny być bezpośrednio zaliczone do kosztów uzyskania przychodów w dniu ich poniesienia. Jeśli w wyniku modernizacji oprogramowania powstanie nowy składnik wartości niematerialnych i prawnych, należy zaliczyć go do aktywów trwałych i amortyzować.

@RY1@i02/2014/222/i02.2014.222.00800020b.802.jpg@RY2@

Halina Zabrocka specjalistka z zakresu rachunkowości

Halina Zabrocka

specjalistka z zakresu rachunkowości

Podstawa prawna

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.).