Plan kont trzeba dostosować do projektu

Firmy, które korzystają z programów Unii Europejskiej i otrzymują z nich środki, muszą w tym zakresie dostosować swój plan kont.

Paweł Szafraniec, księgowy z Auxilium, podkreśla, że zaplanowanie sposobu prowadzenia księgowości w związku z realizacją projektów UE i związana z tym modyfikacja planu kont muszą być przeprowadzone jeszcze przed realizacją projektu. Ekspert podkreśla, że przepisy nie precyzują, jakie konta należy wprowadzić do zakładowego planu kont. Modyfikacja planu kont ma jednak zapewnić wymogi sprawozdawczo-kontrolne stawiane przez rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2009 z 11 lipca 2006 r. Wymaga ono, aby podmioty realizujące projekty utrzymywały odrębny system księgowy albo odpowiedni kod księgowy dla wszystkich transakcji związanych z danym projektem.

Najbardziej praktycznym rozwiązaniem przy prowadzeniu księgowości w związku z realizacją projektów UE wydaje się jednoczesne prowadzenie zapisów na kontach bilansowych i pozabilansowych.

- W tej sytuacji konta bilansowe rozliczające projekt mają charakter syntetyczny i służą do celów bilansowych oraz podatkowych (VAT). Natomiast na kontach pozabilansowych prowadzone są w celu szczegółowych zapisów, na kontach analitycznych odpowiadającym poszczególnym zadaniom i podzadaniom realizowanego projektu - twierdzi nasz rozmówca.

Paweł Szafraniec uważa, że księgowanie kosztów projektu na takim zestawieniu kont umożliwia przejrzyste i szczegółowe kontrolowanie kosztów związanych z projektem. Dodatkowo za wprowadzeniem księgowań na kontach bilansowych (syntetycznie) i pozabilansowych (analitycznie do celów projektowych) przemawia fakt, że zwykle okres rozliczania wniosków nie pokrywa się z rokiem obrotowym firmy. Ekspert wyjaśnia, że księgowanie na kontach pozabilansowych pozwala na utrzymanie ciągłości nad realizacją projektu realizowanego nawet przez kilka lat, z kolei syntetyczne księgowania na kontach bilansowych umożliwia prawidłowe pokazanie projektu w bilansie.

Z kolei Ewa Szewczyk, księgowa z Auxilium, twierdzi, że po podpisaniu umowy o dofinansowanie projektów jednostka otwiera wyodrębnione wyłącznie na potrzeby danego projektu, następujące konta:

● rachunek bankowy - w przypadku płatności dokonywanych przelewem (wpływ dotacji i wydatki ponoszo- ne w związku z realizacją projektu),

● kasa projektu - w przypadku płatności gotówkowych,

● konto kosztowe projektu - na którym księgowane są wszelkie koszty kwalifikowane i niekwalifikowane związane z realizacją danego projektu. Ekspert wyjaśnia, że konto to można wyodrębnić poprzez utworzenie konta analitycznego o numerze wspólnym dla wszystkich syntetycznych kont kosztów, w ramach których zostało wyodrębnione, identyfikowalnym tylko z jednym projektem (np. 900 - projekt UE).

Dodatkowo, w ramach utworzonego konta, prowadzić można dalszą, wyodrębnioną ewidencję analityczną w podziale na kategorie kosztowe zawarte we wniosku o dofinansowanie projektu i/lub innym dokumencie zawierającym takie pozycje, w zależności od potrzeb i rodzaju koniecznych do uzyskania danych z zapisów księgowych.

Analityczne konto projektu wyodrębnia się w ramach poszczególnych syntetycznych kont kosztów w momencie zaistnienia danego rodzaju kosztu w ramach realizowanego projektu:

● konto przychodów - służące do ewidencji wpływu środków z dotacji,

● konto przychodów - wyłącznie w przypadku faktycznego wystąpienia lub założenia we wniosku projektowym.

Jak twierdzi Ewa Szewczyk, konta te powinny mieć tę samą nazwę, pozwalającą na jednoznaczne wyodrębnienie zapisów na nich dokonanych, związanych z konkretnym, realizowanym projektem.

Kontami korespondującymi z wyżej wymienionymi są konta występujące w każdym planie kont firmy, np. środki trwałe, rozrachunki z pracownikami, rozrachunki z kontrahentami, rozrachunki publicznoprawne, rachunek bankowy firmy i kasa firmy.

Anna Markowicz-Mars, księgowa z Auxilium, przyznaje, że w przypadku realizacji projektu unijnego wymagana jest gruntowa modyfikacja planu kont. Natomiast w przypadku dotacji na zakup środka trwałego modyfikacja jest niewielka i polega jedynie na analitycznym wyodrębnieniu dotowanego środka trwałego i jego amortyzacji.

Według eksperta w kontekście związku z działalnością operacyjną firmy możliwe są bowiem trzy przypadki:

1. Otrzymane środki pieniężne w ramach dotacji mają pośredni związek z działalnością operacyjną jednostki. W tym przypadku wpływ dotacji będzie ewidencjonowany na koncie (Ma) 760 - Pozostałe przychody operacyjne (w analityce: Dotacja rozwojowa).

2. Środki z dotacji UE mają bezpośredni związek z działalnością operacyjną jednostki. Wpływ takiej dotacji księguje się na koncie (Ma) 701 - Przychody z działalności statutowej (w analityce: Dotacja rozwojowa).

3. Dotacja z UE dotyczy nabycia lub wytworzenia środków trwałych. Taką dotację ewidencjonuje się na (Ma) konto 850 - Rozliczenia międzyokresowe przychodów, skąd amortyzowana wartość środka trwałego będzie przenoszona na 760 - Pozostałe przychody operacyjne, poprzez zapis równoległy do odpisów amortyzacyjnych.

We wszystkich trzech przypadkach kontem korespondencyjnym będzie (Wn) 130 - Rachunek bankowy (w analityce Rachunek projektu).

@RY1@i02/2009/228/i02.2009.228.086.014a.001.jpg@RY2@

Modyfikacja planu kont

Agnieszka Pokojska

agnieszka.pokojska@infor.pl