Wykorzystanie danych z firmowych ewidencji księgowych pomaga lepiej zarządzać biznesem

Tradycyjne podejście do księgowości polega na wypełnianiu zobowiązań formalnych wobec organów podatkowych oraz audytorów badających i weryfikujących sprawozdania finansowe.

- Księgowość nowej generacji ma postać systemu informacyjnego, który umożliwia wykorzystanie danych z ewidencji księgowej do podejmowania trafnych decyzji biznesowych - twierdzi Jolanta Gliniecka, dyrektor ds. wdrożeń w firmie Extor, świadczącej usługi outsourcingu finansowo-księgowego.

Przy takim podejściu do księgowości poprawność formalna i podatkowa jest jedynie podstawą i etapem. Punktem dojścia jest natomiast skoncentrowanie wysiłków i prac na wykorzystaniu informacji z ewidencji księgowej w celu stworzenia - na jej podstawie - rozbudowanych raportów odzwierciedlających aktualne procesy biznesowe zachodzące w firmie.

Praca w księgowości jest żmudna, wymaga precyzji. Składa się z niezliczonej ilości drobnych czynności, z których każda angażuje specjalistyczną wiedzę i doświadczenie - wskazuje Wojciech Moszczyński z firmy Equit Doradztwo Finansowe i Strategiczne. Gdy dodamy do tego skomplikowane i często zmieniane przepisy podatkowe to okazuje się, że prowadzenie ksiąg rachunkowych wymaga dużych kompetencji, ciągłej nauki i daleko posuniętej skrupulatności. Tymczasem przedsiębiorcy domagają się od księgowych terminowości i poprawności rozliczeń.

Dla firmy groźne jest niedotrzymanie określonych prawem terminów lub nierzetelne sporządzenie wymaganych deklaracji. Księgowi również nie mogą spać spokojnie, póki nie uczynią zadość tym wymaganiom. Ostatnio zarządy zgłaszają pod adresem działów księgowych dodatkowe potrzeby. Chcą szybszego (np. z tygodniowym wyprzedzeniem) zamykania okresów rozliczeniowych. Domagają się szerszych informacji, które zmuszają księgowych do dodatkowej pracy i wydają się ponad ich kompetencje, np. wykonania zestawień efektywności przychodowej i kosztowej poszczególnych grup pracowników.

Niekiedy przedsiębiorcy zauważają, że zatrudniony w firmie zespół specjalistów z trudem radzi sobie z nowymi wymaganiami. Dlaczego? Bo rozliczenia prowadzone są w sposób tradycyjny. Okazuje się, że skutkiem szerszego niż dotąd wykorzystania informatyki jest poprawa nie tylko szybkości rozliczeń, ale i uzyskanie dodatkowych informacji, o które dopominają się przedsiębiorcy. To dlatego biura rachunkowe prowadzone jedynie przez kilka osób, ale w pełni zinformatyzowane, potrafią obsługiwać naraz - z obustronnym zadowoleniem - wiele średniej wielkości przedsiębiorstw. Dodatkowo prowadzą jeszcze dla nich rozliczenia kadrowe. Księgowi wykorzystujący w swojej pracy nowoczesne aplikacje informatyczne są zdolni dokładnie wykonywać swoje obowiązki, a ponadto odpowiedzieć na coraz większe zapotrzebowania przedsiębiorców.

- Alternatywą dla wdrożenia specjalistycznych aplikacji jest zastosowanie outsourcingu. Zamawiając usługi księgowe w firmie outsourcingowej, nie musimy inwestować w zakup licencji i samodzielne wdrożenie systemu informatycznego - mówi Jolanta Gliniecka.

Dostawca usług zapewnia komplet narzędzi informatycznych i sam zarządza wdrożeniem przy znacznie niższych kosztach. Oferuje też pomoc we wprowadzeniu odpowiednich zmian w firmie - rozwiązań organizacyjnych, napisaniu procedur, manuali, szkoleniu pracowników itd.

Oddanie funkcji prowadzenia księgowości firmie zewnętrznej przynosi na ogół wymierne korzyści. Chodzi przede wszystkim o zmniejszenie kosztów wynagrodzeń, wyszukania i zatrudnienia księgowych. Nie bez znaczenia jest też zmniejszenie wydatków związanych z ograniczeniem powierzchni biurowych, rozbudową i utrzymaniem sprzętu komputerowego i oprogramowania informatycznego. Zewnętrzny księgowy nie potrzebuje biura, szkoleń, urlopu i nie korzysta ze zwolnień lekarskich. Okazuje się, że w firmie zatrudniającej dwieście osób porównanie całości kosztów związanych z pracą działu księgowości do kosztów pracy outsourcera wykonującego te same funkcje przynosi roczną oszczędność rzędu 250-300 tys. zł. Jednak outsourcing księgowości nie jest w Polsce szeroko rozpowszechniony. Dlaczego? Zdaniem Jolanty Glinieckiej wynika to z przywiązania przedsiębiorców do tradycyjnych sposobów zarządzania firmą i z nieufności do innowacji.

Systemy księgowe

- wszystkie informacje przechowywane są w segmentach planu kont. Jeśli mamy 100 kont kosztowych, 10 komórek organizacyjnych, 30 projektów, obsługiwanych przez 10 pracowników, to firma może potrzebować w systemie 100 x 10 x 30 x 10 = 300 tys. kont, co daje 5 tys. stron wydruku obrotówki analitycznej.

- systemy księgowe najnowszej generacji umożliwiają prowadzenie ewidencji wielowymiarowej - przechowują informacje w dodatkowych polach nazywanych "wymiarami". Są zdolne zbierać i przetwarzać większą ilość informacji, np. rozbijają przychody i koszty na poszczególne komórki organizacyjne, projekty, klientów, pracowników, linie budżetu itd.

gp@infor.pl