Można już rozpocząć inwentaryzację majątku

Firmy, które są zobowiązane do przeprowadzenia inwentaryzacji na dzień bilansowy, mogą już przeprowadzać czynności w tym zakresie. Dotyczy to spółek, których rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym. Taka możliwość wynika z faktu, że w odniesieniu do niektórych składników majątku termin ten jest zachowany, jeżeli weryfikację rozpocznie się nie wcześniej niż trzy miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończy do 15 dnia następnego okresu sprawozdawczego. Ustawa o rachunkowości zastrzega jednak w tym przypadku, że stan majątku ustala się, dokonując korekty stanu stwierdzonego podczas inwentaryzacji o przychody i rozchody (zwiększenia i zmniejszenia), jakie nastąpiły między datą spisu lub potwierdzenia a dniem ustalenia stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych. Przy czym stan wynikający z ksiąg rachunkowych nie może być ustalony po dniu bilansowym.

Możliwość wcześniejszego rozpoczęcia działań obejmuje składniki aktywów z wyjątkiem aktywów pieniężnych, papierów wartościowych, produktów w toku produkcji oraz materiałów, towarów i produktów gotowych określonych w art. 17 ust. 2 pkt 4 ustawy o rachunkowości (tj. odpisywanych w koszty na dzień zakupu lub w momencie wytworzenia).

Wobec niektórych składników majątku ustawa zezwala na mniejszą częstotliwość weryfikacji. Jest tak np. w przypadku nieruchomości zaliczanych do środków trwałych oraz inwestycji, jak też znajdujących się na terenie strzeżonym innych środków trwałych oraz maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie, gdy znajdują się na terenie strzeżonym. Wówczas jest możliwość inwentaryzacji raz na cztery lata. Warto wiedzieć, że po raz pierwszy z tą częstotliwością można inwentaryzować nieruchomości inwestycyjne. Natomiast zapasy materiałów, towarów, produktów gotowych i półproduktów znajdujących się w strzeżonych składowiskach i objętych ewidencją ilościowo-wartościową - raz na dwa lata.

Główną metodą inwentaryzacji jest spis z natury. Zgodnie z art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury odpowiada kierownik jednostki, czyli zarząd. Nie można przenieść tej odpowiedzialności na inne osoby. Jeżeli więc ujawnione braki wskazują na popełnienie przestępstwa, zarząd powinien złożyć w tej sprawie wniosek do prokuratury. To jedyny sposób, by członkowie zarządu nie ponieśli odpowiedzialności w tym zakresie.

Ustawa o rachunkowości wymaga, aby umowę z audytorem zawrzeć w terminie umożliwiającym mu udział w inwentaryzacji znaczących składników majątkowych. Dotyczy to oczywiście jednostek zobowiązanych do przeprowadzenia badania sprawozdania finansowego.

Biegły rewident powinien wziąć udział w spisie z natury w charakterze obserwatora, przede wszystkim gdy zapasy stanowią znaczący składnik aktywów wykazanych w badanym sprawozdaniu. Jeżeli jednak tak się nie stało, nie oznacza to automatycznie, że biegły nie może wydać opinii o tym sprawozdaniu. Krajowe i międzynarodowe normy rewizji finansowej dopuszczają w uzasadnionych przypadkach zastąpienie udziału biegłego rewidenta w spisie innymi czynnościami. Można np. w obecności audytora przeprowadzić powtórną, wyrywkową inwentaryzację w niedługim czasie po właściwym spisie z natury.

Wyboru podmiotu audytorskiego dokonuje organ zatwierdzający sprawozdanie finansowe (np. wspólnicy), chyba że statut, umowa lub inne wiążące jednostkę przepisy prawa stanowią inaczej. Zarząd jednostki nie może dokonać takiego wyboru.

Taki zakaz zawiera art. 66 ust. 6 ustawy. Należy pamiętać, że wybór podmiotu uprawnionego wymaga formy pisemnej, tj. uchwały. Umowa zawarta między audytorem a zarządem w zakresie badania sprawozdania finansowego bez uchwały organów uprawnionych jest nieważna. Z kolei umowę o badanie sprawozdania finansowego zawiera kierownik jednostki.

Od tego roku funkcjonuje przepis dotyczący rozwiązywania umów z podmiotami uprawnionymi do badania sprawozdań. Kwestię tę reguluje art. 66 pkt 7 ustawy o rachunkowości. O rozwiązaniu umowy o badanie lub przegląd sprawozdania finansowego kierownik jednostki oraz podmiot uprawniony do badania sprawozdań informują niezwłocznie Komisję Nadzoru Audytowego (KNA). Komisja działa na mocy art. 67 ust. 1 ustawy z 7 maja 2009 r. o biegłych rewidentach i ich samorządzie, podmiotach uprawnionych do badania sprawozdań finansowych oraz o nadzorze publicznym (Dz.U. nr 77, poz. 649). Członków KNA powołuje minister finansów i wykonują swoje zadania z pomocą Departamentu Rachunkowości w MF.

Należy pamiętać, że rozwiązanie umowy z audytorem jest możliwe jedynie wtedy, gdy istnieje do tego uzasadniona podstawa. Nie stanowią jej różnice poglądów w sprawie stosowania zasad rachunkowości lub standardów rewizji finansowej.

● spis z natury - ustalenie rzeczywistego stanu składników przykładowo przez policzenie, oszacowanie, zmierzenie lub zważenie. Tą metodą inwentaryzuje się głównie budowle, maszyny, środki trwałe, rzeczowe składniki majątku obrotowego, środki pieniężne w kasie i papiery wartościowe w formie materialnej;

● uzgodnienie sald - uzyskanie od kontrahentów i banków pisemnego potwierdzenia zgodności. Metodą uzgodnienia sald inwentaryzuje się głównie środki pieniężne zgromadzone na rachunkach bankowych, należności od kontrahentów, powierzone kontrahentom własne składniki majątku. Polega ona na uzyskaniu od kontrahentów i banków pisemnego potwierdzenia zgodności;

● weryfikacja - czyli porównanie zapisów ksiąg rachunkowych z posiadanymi dokumentami. Metodą weryfikacji inwentaryzuje się m.in. grunty i środki trwałe o utrudnionym dostępie (np. instalacje), należności sporne i wątpliwe, a w bankach również zagrożone, należności i zobowiązania wobec pracowników i z tytułów publicznoprawnych, papiery wartościowe w formie zdematerializowanej.

● opracowanie planu i harmonogramu inwentaryzacji,

● wydanie przez kierownika jednostki wewnętrznego zarządzenia w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji,

● powołanie komisji inwentaryzacyjnych,

● przeszkolenie osób przeprowadzających inwentaryzację,

● powiadomienie biegłego rewidenta o terminach inwentaryzacji (gdy jednostka zobowiązana jest do badania sprawozdania finansowego).

● wydanie zespołom inwentaryzacyjnym odpowiedniej dokumentacji (np. arkuszy spisowych),

● przeprowadzenie spisów z natury, weryfikacji, uzgodnień sald,

● opracowanie sprawozdań i protokołów inwentaryzacyjnych,

● przekazanie arkuszy spisowych do działu księgowego.

● weryfikacja poprawności dokumentacji,

● wskazanie przyczyn powstania różnic inwentaryzacyjnych,

● opracowanie propozycji sposobu rozliczenia różnic i podjęcie decyzji przez kierownika jednostki,

● wprowadzenie do ksiąg rachunkowych wyników inwentaryzacji i ich rozliczenie.

● wszczęcie postępowania przeciwko pracownikowi materialnie odpowiedzialnemu za powstanie niedoboru, który odmówił zapłaty roszczenia,

● zmiana procedur, zakresów odpowiedzialności poprawiających możliwość wskazania winnego za powstałe niedobory lub szkody,

● wyciągnięcie innych wniosków po przeprowadzonej inwentaryzacji (np. o braku zabezpieczeń przed kradzieżą).

agnieszka.pokojska@infor.pl

Art. 4 ust. 5 i art. 26 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223).