Jak w bilansie wykazać nadpłatę

starszy konsultant w MDDP Finance & Accounting Solutions

Nie, takie postępowanie nie będzie prawidłowe. Prezentacja należności nadpłaconych przez odbiorcę w bilansie jako zobowiązań z tytułu dostaw i usług - pozycja B.III.2. lit. d) bilansu jest pewnym uproszczeniem. Wynika ze sposobu, w jaki jednostki prowadzą ewidencję rozrachunków z odbiorcami. W praktyce często zdarzają się sytuacje, w których konta analityczne należności od odbiorców wykazują salda kredytowe. Jednostki dla uproszczenia sumują wszystkie takie salda i prezentują jako zobowiązania z tytułu dostaw i usług. Pomimo że taki sposób prezentacji nie jest prawidłowy, nie stanowi on istotnego błędu, ponieważ nie prowadzi do zaniżenia sumy bilansowej w sprawozdaniu finansowym.

Prawidłowa klasyfikacja nadpłaconych należności wymaga rozróżnienia dwóch sytuacji. W pierwszym przypadku, jeżeli nadpłata należności wynika z pomyłki odbiorcy (np. w przypadku dokonania dwukrotnej płatności za tę samą fakturę), powinna ona zostać zaprezentowana w bilansie po stronie pasywów jako inne zobowiązania - pozycja B.III.2. lit. i) bilansu. Inna sytuacja ma miejsce, jeżeli dokonana przez odbiorcę nadpłata może być zakwalifikowana jako zaliczka na poczet przyszłych dostaw i usług, a dostawca wystawi fakturę zaliczkową. Łatwo można sobie wyobrazić sytuację, w której strony uzgadniają między sobą, że omyłkowo nadpłacona kwota będzie stanowić zaliczkę na przyszłe dostawy. W ramach ustaleń pomiędzy stronami dostawca wystawi fakturę zaliczkową. W takim przypadku nadpłata należności przez odbiorcę powinna zostać zaprezentowana w bilansie po stronie pasywów jako zaliczka otrzymana na dostawy - pozycja B.III.2. lit. e) bilansu.