W bilansie części zamienne ujmuje się jako zapasy

Podmioty, których rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym, do 31 marca muszą sporządzić sprawozdanie finansowe. Jednym z problematycznych obszarów z zamknięcia roku obrotowego są materiały i towary.

Materiały w rachunku zysków i strat

Jak twierdzi Agnieszka Pojedynek, ekspert MAC Auditor, częstym błędem przy wycenie zarówno na dzień bilansowy, jak również w ciągu roku jest nieuwzględnianie wszystkich kosztów przy ich wycenie. Ignorowanie dodatkowych kosztów bezpośrednio związanych z zakupem i przystosowaniem do stanu zdatnego do używania lub wprowadzenia do obrotu może mieć istotny wpływ na wycenę zapasów, jak również wynik finansowy. Ustawa o rachunkowości pozwala wyceniać te składniki w sposób uproszczony, pod warunkiem że nie zniekształci to wyniku finansowego. Błędna wycena zapasów często jest efektem złej identyfikacji kosztów, co w rezultacie prowadzi do zniekształcenia sprawozdania.

- Problem ten dotyczy również złej wyceny materiałów wracających z zewnętrznego przerobu lub uszlachetnienia - twierdzi nasza rozmówczyni.

Innym problemem jest właściwa prezentacja sprzedanych towarów i materiałów w rachunku zysków i strat, zwłaszcza gdy transakcja dotyczy dostawy towarów wraz z ich montażem. Ekspert wyjaśnia, że w zależności od tego, czy uznamy, że sprzedaż składnika powinna wchodzić do wartości usługi czy też transakcję należy rozbić na dostawę towaru i świadczenie usługi, powinno nastąpić prawidłowe uznanie kosztów jako koszty wyświadczenia usług lub jako wartość sprzedanych towarów i usługi.

Według Agnieszki Pojedynek często jednostki w momencie rozchodu sprzedawanych składników źle identyfikują transakcję. Przykładem może być odniesienie wartości sprzedanych składników w koszty wyświadczenia usług, mimo że zdarzenie należy ująć jako dwie odrębne transakcje - dostawę towarów i świadczenie usług. Nie zmienia to poziomu wyniku finansowego, jednak powoduje zniekształcenie informacji o rentowności w poszczególnych elementach rachunku zysków i strat.

Części zamienne w sprawozdaniu

Z kolei z doświadczenia Radosława Świderskiego, biegłego rewidenta, dyrektora MAC Auditor wynika, że księgowi mają problemy z ujęciem części zamiennych oraz wyposażenia związanego z serwisem. Zgodnie z ustawą o rachunkowości, są one prezentowane jako materiały, czyli aktywa obrotowe przeznaczone do zużycia w ciągu 12 miesięcy od dnia bilansowego lub w ciągu normalnego cyklu operacyjnego właściwego dla danej działalności. - Często tego typu części zamienne są wykorzystywane przy serwisie konkretnych środków trwałych, przez okres dłuższy niż 12 miesięcy - podkreśla nasz rozmówca. Przykładowo, firma zajmująca się sprzedażą systemów klimatyzacyjnych oraz ich przeglądami i konserwacją jest zobowiązana do utrzymywania niezbędnych do wymienionych systemów części zamiennych, przez okres objęty umową.

Radosław Świderski wyjaśnia, że taka jednostka, zgodnie z ustawą o rachunkowości, musi je wykazać jako zapasy. Przy analizie takich pozycji zapasów mogą pojawić się wątpliwości co do dłuższego niż jeden rok czasu ich przechowywania w magazynie.

- Zgodnie z Międzynarodowym Standardem Rachunkowości 16, istotne części zamienne oraz wyposażenie związane z serwisem, wykorzystywane przez czas dłuższy niż jeden okres, będą prezentowane w środkach trwałych - wyjaśnia ekspert.

Ustawa o rachunkowości takich możliwości nie daje, gdyż zgodnie z definicją (art. 3 ust. 1 pkt 15 ustawy o rachunkowości) do środków trwałych zaliczamy tylko kompletne aktywa trwałe.