Tylko trzy dni na weryfikację majątku

Do 15 stycznia spółki, których rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym, powinny zakończyć inwentaryzację aktywów i pasywów. Termin ten dotyczy m.in. weryfikacji należności, która jest przeprowadzana głównie metodą potwierdzenia sald. Kontrahenci często jednak nie odsyłają takiego potwierdzenia. Dotyczy to w szczególności spółek, które nie prowadzą pełnej księgowości. Księgowi nie wiedzą, jak sobie poradzić z tym problemem.

Kamil Sikora, konsultant z TPA Horwath, wyjaśnia, że zgodnie z art. 26 ust. 1 ustawy o rachunkowości, inwentaryzację należności przeprowadza się na ostatni dzień każdego roku obrotowego. Saldo należności weryfikuje się drogą uzyskania od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanych w księgach rachunkowych aktywów, w formie przyjętej przez jednostkę.

- W przypadku gdy kontrahent nie odpowiada na prośbę o uzgodnienie salda, najlepszą metodą jest podjęcie próby e-mailowego lub telefonicznego monitorowania - twierdzi nasz rozmówca.

Dodaje, że jeśli okaże się to nieskuteczne, należność taką należy traktować jako niepotwierdzoną i co do zasady należy ją zinwentaryzować drogą weryfikacji. Ekspert wyjaśnia, że metoda weryfikacji polega na porównaniu danych księgowych z danymi w odpowiednich dokumentach. Mogą to być faktury, rachunki, umowy, decyzje, wyciągi bankowe potwierdzające dotychczasowe spłaty itp. Odbywa się to w celu sprawdzenia, czy rzeczywista wartość składnika aktywów jest zgodna z wartością figurującą w księgach rachunkowych.

Według Kamila Sikory w przypadku braku odpowiedzi należy zweryfikować, czy nie występuje realne zagrożenie spłaty. Spółka powinna więc rozważyć, czy konieczna jest aktualizacja wartości należności przez utworzenie odpisu aktualizującego.