Trzeba rozliczyć różnice inwentaryzacyjne

Spółki, których rok kalendarzowy pokrywa się z obrotowym, mają czas do 15 stycznia 2009 r. na zakończenie inwentaryzacji w firmie. Należy jednak pamiętać, że termin ten nie dotyczy wszystkich składników majątku. W przypadku aktywów pieniężnych (np. krajowych środków płatniczych, waluty obcej), papierów wartościowych czy rzeczowych składników aktywów obrotowych (produkty w toku produkcji), do których stosuje się metodę spisu z natury, weryfikacja musi nastąpić na ostatni dzień roku obrotowego.

Inwentaryzacja aktywów i pasywów ma na celu kontrolę rzeczywistego stanu majątku z zapisami w księgach rachunkowych.

Może się więc zdarzyć, że podczas tego procesu zostaną ujawnione znaczące braki. Zgodnie z art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości, za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury odpowiada kierownik jednostki, czyli np. zarząd. Nie ma natomiast możliwości przeniesienia tej odpowiedzialności na inne osoby. Jeżeli więc ujawnione braki wskazują na popełnienie przestępstwa, zarząd powinien złożyć w tej sprawie wniosek do prokuratury. To jedyny sposób, aby członkowie zarządu nie ponieśli odpowiedzialności w tym zakresie.

Jednak zakończony proces inwentaryzacji może ujawnić nie tylko niedobory, lecz także nadwyżki. Należy więc ustalić przyczynę powstania różnic. Może się na przykład zdarzyć, że zostaną ujawnione środki trwałe, które nie są ujęte w księgach rachunkowych. W takim przypadku konieczna jest analiza sytuacji. Takie składniki majątku mogą być używane przez spółkę na podstawie np. umów najmu lub leasingu operacyjnego. Oznacza to, że powinny figurować w ewidencji pozabilansowej. Może się też okazać, że dla celów księgowych stanowią część większego środka trwałego (np. w przypadku komputerów).

Jeżeli jednak jest inaczej i ujawnione aktywo spełnia definicję środków trwałych (m.in. jest kompletne i zdatne do użytku), należy je wprowadzić do ewidencji księgowej np. za pośrednictwem konta 265 - Rozliczenie nadwyżek. Można w tym celu dokonać następującego zapisu: strona Wn konta 010 - Środki trwałe, strona Ma konta 265 - Rozliczenie nadwyżek.

Ujawniony środek trwały podlega amortyzacji. W przypadku środka o niskiej wartości można dokonać amortyzacji jednorazowej.

Z kolei w przypadku ujawniania braków istotne będzie ustalenie, czy zostały zawinione czy też wynikają np. z naturalnych ubytków. Normy ubytków naturalnych powinny być określone indywidualnie dla danej jednostki i zapisane w jej polityce rachunkowości.

Przy rozliczeniu niedoborów można skorzystać z konta 264 - Rozliczenie niedoborów. Na przykład niedobory materiałów mogą być wprowadzone do ksiąg następującym zapisem: strona Wn konta 264 - Rozliczenie niedoborów, strona Ma konta 310 - Materiały.

Natomiast rozliczenie niedoboru niezawinionego można zaewidencjonować: strona Wn 766 - Pozostałe koszty operacyjne, strona Ma konta 264 - Rozliczenie niedoborów. W przypadku winy pracownika materialnie odpowiedzialnego ewidencja będzie uzależniona od tego, czy pracownik uznał swoją winę. Jeżeli tak właśnie się stanie, niedobór rozlicza się w korespondencji z kontem Wn 237 - Należności od pracowników z tytułu niedoborów. W przeciwnym razie należy skorzystać z konta 238 - Roszczenia sporne od pracowników nieobjęte postępowaniem sądowym.

Jeżeli w czasie inwentaryzacji zostały ujawnione nadwyżki i niedobory tego samego lub podobnego asortymentu, istnieje możliwość ich kompensaty. Jest to możliwe pod warunkiem, że powstały w wyniku niezawinionej pomyłki i dotyczą tej samej osoby materialnie odpowiedzialnej. W przypadku gdy ewidencja materiałów lub towarów jest prowadzona metodą ilościowo-wartościową, kompensatę przeprowadza się zgodnie z zasadą mniejszej ilości i mniejszej wartości. Operację można zaewidencjonować zapisem: strona Wn konta 265 - Rozliczenie nadwyżek, strona Ma konta 264 - Rozliczenie niedoborów.