Wydatki na eksploatację sprzętu biurowego ewidencjonuje się jako koszty

Podmioty w swojej działalności ponoszą różne koszty eksploatacji sprzętu biurowego. Mogą to być różnego rodzaju naprawy czy wymiany części, np. tonerów do drukarek.

Jeżeli podmiot magazynuje potrzebne części zamienne oraz inne wyposażenie związane z serwisem sprzętu biurowego, może je ewidencjonować jako zapasy (materiały). W takim przypadku w momencie ich zużycia trzeba je odpisywać w koszty. Tak będzie, jeżeli materiały będą przeznaczone do zużycia w ciągu 12 miesięcy od dnia bilansowego.

Każdy podmiot powinien mieć zapisany w polityce rachunkowości sposób ewidencji tego typu składników majątku. Dozwolone jest też bowiem bezpośrednie odpisywanie zakupionych materiałów. Taką możliwość daje art. 17 ust. 2 ustawy o rachunkowości.

Zgodnie z tym przepisem kierownik jednostki, uwzględniając rodzaj i wartość poszczególnych grup rzeczowych składników aktywów obrotowych posiadanych przez jednostkę, może podjąć decyzję o jednorazowym odpisywaniu w koszty materiałów na dzień ich zakupu. Jeżeli zostanie powzięta taka decyzja, konieczne będzie nie później niż na dzień bilansowy ustalenie ich stanu oraz wycena, a następnie korekta kosztów o wartość tego stanu.

W takim przypadku księgowanie zakupu zapasów (materiałów), np. tonerów, może wyglądać następująco: strona Wn konta 410 - Zużycie materiałów, strona Ma konta 300 - Rozliczenie zakupu.

Innym wydatkiem mogą być koszty napraw mebli czy drukarek. Tego typu sprzęt może być ewidencjonowany w różny sposób. Meble czy drukarki, zgodnie art. 3 ust. 1 pkt 15 ustawy o rachunkowości, mogą być odrębnym środkiem trwałym, jeżeli są zdatne do użytku, przeznaczone na potrzeby jednostki, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok. Jeżeli w skali działalności jednostki wydatek na ten cel nie jest istotny, wartość zakupionych mebli może zostać odniesiona bezpośrednio w koszty.

W polityce rachunkowości muszą zostać określone zasady ewidencji składników majątku wykazujących cechy środków trwałych, o niskiej jednostkowej wartości początkowej.

Bez względu jednak na sposób ewidencji mebli czy drukarek ich naprawa powinna zostać odniesiona w koszty.

Wynika to z faktu, że naprawa środków trwałych nie zwiększa ich wartości, lecz ma na celu przywrócenie stanu pierwotnego. Dlatego będzie ujmowana w księgach rachunkowych jako koszt okresu.

Ewidencja naprawy może przebiegać w następujący sposób:

1. Otrzymanie faktury od usługodawcy: strona Wn konta 300 - Rozliczenie zakupu - wartość usługi netto, strona Wn konta 225 - Rozliczenie VAT naliczonego - wartość VAT naliczonego, strona Ma konta 202 - Rozrachunki z dostawcami - wartość brutto.

2. Zapłata za fakturę: strona Wn konta 202 - Rozrachunki z dostawcami, strona Ma konta 130 - Rachunek bankowy.

3. Zarachowanie usługi w ciężar kosztów operacyjnych: strona Wn konta 400 - Koszty według rodzajów, strona Ma konta 300 - Rozliczenie zakupu.

Jak już wcześniej zostało wyjaśnione, wydatki na eksploatację sprzętu biurowego stanowiącego środki trwałe nie będą więc zwiększały ich wartości. Jest to możliwe tylko w przypadku, gdy zostaną ulepszone. Natomiast z ulepszeniem, zgodnie z art. 31 ust. 1 ustawy o rachunkowości, mamy do czynienia w przypadku przebudowy, rozbudowy, modernizacji lub rekonstrukcji. Wynikiem przeprowadzenia takich prac jest wzrost wartości aktywów trwałych w stosunku do momentu wprowadzenia ich do ksiąg rachunkowych.

@RY1@i02/2010/183/i02.2010.183.086.014a.001.jpg@RY2@

Ewidencja zakupu i zużycia tonerów

@RY1@i02/2010/183/i02.2010.183.086.014a.002.jpg@RY2@

Ewidencja zakupu mebli biurowych

Agnieszka Pokojska

agnieszka.pokojska@infor.pl

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 z późn. zm.).