Nie wszystkie składniki spisuje się co roku

Składniki rzeczowych aktywów obrotowych nie zawsze muszą być inwentaryzowane na dzień bilansowy. Taka konieczność istnieje tylko w przypadku produktów gotowych, produktów w toku produkcji, półproduktów, materiałów i towarów, które są odpisywane w koszty w momencie ich zakupu lub wytworzenia. Jeżeli zaś chodzi o inne rzeczowe aktywa obrotowe objęte ewidencją ilościowo-wartościową - mogą być sprawdzane nie wcześniej niż trzy miesiące przed końcem roku obrotowego, a inwentaryzacja zakończona do 15. dnia następnego roku. W takim jednak przypadku ustalenie stanu na dzień bilansowy (np. 31 grudnia) następuje przez dopisanie lub odpisanie od stanu stwierdzonego drogą spisu z natury - przychodów i rozchodów (zwiększeń i zmniejszeń), jakie nastąpiły do dnia bilansowego. Przy czym stan wynikający z ksiąg rachunkowych nie może być ustalony po dniu bilansowym.

Przykładowo inwentaryzacja towarów może być przeprowadzana np. 1 grudnia. W tym przypadku nastąpi rozbieżność czasowa pomiędzy dniem przeprowadzenia spisu z natury a dniem bilansowym (31 grudnia). W tym przypadku ustalony w inwentaryzacji stan towarów należy uzupełnić o towary przyjęte do magazynu i wydane z magazynu od 2 do 31 grudnia. Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 z późn. zm.; dalej ustawa o rachunkowości) pozwala na odstępstwa od corocznej inwentaryzacji określonych składników majątku na ostatni dzień roku obrotowego. W przypadku zapasów materiałów, towarów, produktów gotowych i półproduktów znajdujących się w strzeżonych składowiskach i objętych ewidencją ilościowo-wartościową - może to nastąpić raz w ciągu dwóch lat (wyjaśnienia na ten temat w ramce).

Ponadto obowiązek inwentaryzacyjny jest dotrzymany, jeżeli raz w roku zinwenwentaryzuje się:

wzapasy towarów i materiałów (opakowań) objętych ewidencją wartościową w punktach obrotu detalicznego jednostki,

wzapasy drewna w jednostkach prowadzących gospodarkę leśną.

Sposób pomiaru

Do inwentaryzacji tej grupy rzeczowych aktywów obrotowych stosuje się metodę spisu z natury. Należy pamiętać, że nie zawsze polega to na fizycznym przeliczeniu. O sposobie pomiaru zapasów decyduje rodzaj, kształt, wielkość oraz postać fizyczna, a także miejsce i warunki składowania. Gdy pojawią się problemy z inwentaryzacją zapasów, należy ją przeprowadzić w uproszczony sposób. Jeżeli więc zapasy są niemierzalne, niepoliczalne, czynności weryfikacyjne przeprowadza się na podstawie szacunków bądź obliczeń technicznych. Metodę tę stosuje się przede wszystkim do inwentaryzacji materiałów sypkich, płynów.

Przykładowo w uproszczony sposób można określić stan drobnych materiałów o niskiej wartości (np. śrubki) poprzez zważenie i policzenie próbki danego materiału (jednej śrubki), a następnie zważenie całego zapasu i przeliczenie go na sztuki. Sposób, który został wykorzystany, musi być uwidoczniony na arkuszu spisowym bądź też do niego dołączony.

Urządzenia skanujące

Innym ułatwieniem jest zastosowanie urządzenia skanujące kodów kreskowych (np. w magazynie). Jednak aby móc uznać wynik tak przeprowadzonej inwentaryzacji za rzetelny i kompletny, oprogramowanie czytników powinno uniemożliwiać zmiany ilości wczytanych inwentaryzowanych składników majątku. Wyniki takiej inwentaryzacji powinny spełniać ustawowe wymogi dla dowodów księgowych, określone w ustawie o rachunkowości, tj. oprogramowanie powinno umożliwiać wygenerowanie stosownego raportu - arkusza spisu z natury. Musi on zawierać informacje identyfikujące m.in.: jednostkę, miejsce przeprowadzania inwentaryzacji, rodzaj inwentaryzacji oraz spisywanych składników majątkowych, osoby biorące udział w spisie, osobę odpowiedzialną za powierzone mienie, jak również czas przeprowadzania czynności. Arkusze spisów z natury powinny być wydrukowane i podpisane przez członków komisji inwentaryzacyjnej oraz osobę odpowiedzialną za powierzone mienie. Należy jednak pamiętać, że również wykorzystanie czytnika kodów kreskowych może być źródłem błędów. Tak jest np., jeżeli kod kreskowy został naklejony na niewłaściwy składnik majątku.

Wyjaśnienia Ministerstwa Finansów

Niektóre składniki majątku obrotowego można inwentaryzować raz w ciągu dwóch lat. Zdaniem resortu "w ciągu" oznacza zarówno prawo do ustalania rzeczywistego stanu aktywów objętych inwentaryzacją drogą spisu z natury - jednorazowo, na dowolny dzień, jak i sukcesywnego w danym okresie. Powinno to nastąpić w taki sposób, aby w wyznaczonym okresie zostały spisane z natury wszystkie stanowiące własność jednostki zasoby danego składnika majątkowego, objęte omawianym rodzajem inwentaryzacji.

Możliwe jest więc dokonywanie rozłożonego w czasie spisu omawianych składników majątkowych, grupowania według dowolnego, racjonalnego kryterium, pozwalającego jednak na spełnienie wymogów ustawy, tj.:

w przeprowadzenie kompletnej inwentaryzacji drogą spisu z natury danych składników aktywów w przewidzianym ustawą okresie,

w każdorazowe porównanie rezultatu spisu cząstkowego danego zasobu na dany dzień z jego stanem księgowym na ten sam dzień oraz ustalenie i rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych,

w zapewnienie zachowania częstotliwości inwentaryzacji przewidzianych ustawą dla każdego odrębnie inwentaryzowanego składnika majątkowego.

Inwentaryzacja w tym przypadku może być przeprowadzona w dowolnym dniu roku obrotowego, pod warunkiem że od daty poprzedniej nie upłynął okres dwóch lat.

Źródło: www.mf.gov.pl

Agnieszka Pokojska

agnieszka.pokojska@infor.pl