Kto odpowiada za prawidłowe rozliczenie ksiąg za 2012 rok

Rozliczenie ksiąg rachunkowych za dany rok obrotowy ciągnie się zazwyczaj przez wiele miesięcy. Rozpoczyna się od porównania faktycznego stanu majątku z tym wykazanym w ewidencji. Czynności dotyczące 2012 roku w wielu podmiotach mogą już trwać, ponieważ inwentaryzację (podstawa do sporządzenia sprawozdania finansowego) niektórych aktywów i pasywów można rozpocząć trzy miesiące przed dniem bilansowym (przypada zwykle 31 grudnia). Wszystkie prace zakończą się natomiast najpóźniej 15 lipca 2013 r., który jest ostatnim dniem przewidzianym ustawą na przekazanie sprawozdania finansowego do krajowego rejestru sądowego (15 dni od zatwierdzenia sprawozdania finansowego, co może nastąpić najpóźniej ostatniego dnia czerwca).

Obowiązki zarządu

Odpowiedzialność za rachunkowość spoczywa na kierowniku jednostki, którego funkcję pełni np. zarząd. Wynika to z art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości. Przy tym nie zwalnia z odpowiedzialności przekazanie obowiązków innej osobie za jej zgodą, np. głównemu księgowemu. W takim przypadku zarząd odpowiada z tytułu nadzoru (organ ten musi dopilnować, aby zatrudnić kompetentną osobę). Jednak nawet jeżeli główny księgowy przejmie odpowiedzialność za rachunkowość, co musi być potwierdzone pisemnie (i następuje zazwyczaj przy podpisywaniu umowy o pracę), nie dotyczy to odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury. Co to oznacza? W tym przypadku zarząd musi zapewnić po pierwsze prawidłowość przeprowadzenia samych czynności zgodnie z obowiązującymi zasadami - jak i właściwe powołanie komisji spisowej (tj. m.in. w odpowiednim czasie właściwych osób). Jest to o tyle ważne, że w wielu podmiotach składniki majątku, które podlegają spisowi z natury, stanowią znaczną część aktywów. Natomiast nieprawidłowe przeprowadzenie inwentaryzacji (np. potwierdzenie ilości zapasów ujętych w księgach, których w rzeczywistości nie ma) może zniekształcić obraz jednostki pokazany w sprawozdaniu finansowym. Celem inwentaryzacji jest bowiem zweryfikowanie rzeczywistej ilości aktywów i pasywów, a nie osiągnięcie z góry założonych wyników. Jeżeli podczas inwentaryzacji ujawnione zostaną rozbieżności między stanem wykazanym a stanem wynikającym z ksiąg, należy je odpowiednio wyjaśnić i rozliczyć - za to także odpowiada kierownik jednostki i komisja inwentaryzacyjna.

Zaniedbania pracownika

Za niedobory można ukarać pracownika. Warto pamiętać, że należy przy tym uwzględnić przepisy kodeksu pracy. Pracownik ponosi odpowiedzialność w granicach rzeczywistej straty poniesionej przez pracodawcę, która powstała w związku z niewykonaniem lub nienależytym wykonaniem obowiązków. W tym przypadku odszkodowanie od pracownika nie może przewyższać kwoty trzymiesięcznego wynagrodzenia przysługującego w dniu wyrządzenia szkody. Jeżeli jednak pracownik umyślnie wyrządził szkodę, jest zobowiązany do jej naprawienia w pełnej wysokości. Trochę inne zasady w tym zakresie obowiązują w przypadku przyjęcia odpowiedzialności materialnej za powierzone mienie.

Pracownik, któremu powierzono z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się m.in. pieniądze, odpowiada w pełnej wysokości za szkodę powstałą w tym mieniu. W takiej sytuacji od odpowiedzialności można się uwolnić, jeżeli uda się wykazać, że szkoda powstała z przyczyn niezależnych od pracownika, a w szczególności wskutek niespełnienia przez pracodawcę warunków umożliwiających zabezpieczenie powierzonego mienia. Tak może być np. w przypadku kasjerów.

Organy nadzorcze

Kierownik jednostki, tj. np. zarząd, nie jest jedynym organem, który odpowiada za prawidłowość sporządzanego sprawozdania finansowego. Warto zwrócić uwagę na funkcjonujący od kilku lat art. 4a ustawy o rachunkowości. Zgodnie z tym przepisem kierownik jednostki oraz członkowie rady nadzorczej lub innego organu nadzorującego są zobowiązani do zapewnienia, aby sprawozdanie finansowe oraz sprawozdanie z działalności spełniały wymagania przewidziane w ustawie o rachunkowości. Ponadto wszystkie wymienione organy odpowiadają solidarnie wobec spółki za szkodę wyrządzoną działaniem lub zaniechaniem stanowiącym naruszenie tych obowiązków.

Jeżeli odpowiedzialne osoby nie wywiążą się z tych obowiązków, można stosować wobec nich odpowiedzialność zarówno karną, jak i odszkodowawczą. W tym drugim przypadku spółka może więc poszukiwać u osób odpowiedzialnych możliwości naprawienia szkody. Trzeba jednak wykazać, że szkoda ma charakter majątkowy i jest wynikiem działania lub zaniechania. Odszkodowanie obejmować może zarówno tzw. rzeczywistą szkodę, jak i utracone korzyści.

W kontekście odpowiedzialności za sprawozdanie warto pamiętać o przepisach ustawy o biegłych rewidentach i ich samorządzie, podmiotach uprawnionych do badania sprawozdań finansowych oraz o nadzorze publicznym. Określone w tej ustawie podmioty, tzw. jednostki zainteresowania publicznego, m.in. spółki giełdowe (nie dotyczy to podmiotów notowanych na rynku NewConnect) i banki, zakłady ubezpieczeń, muszą posiadać komitet audytu. Jego członkowie to osoby powołane przez radę nadzorczą spośród jej członków. W przypadku gdy rada nadzorcza składa się z nie więcej niż pięciu członków, zadania komitetu audytu mogą zostać powierzone radzie nadzorczej.

Do zadań tego organu należy monitorowanie m.in. procesu sprawozdawczości finansowej, wykonywania czynności rewizji finansowej, niezależności biegłego rewidenta i podmiotu uprawnionego do badania sprawozdań finansowych.

Kierownik jednostki to:

● członek zarządu lub innego organu zarządzającego, a jeżeli organ jest wieloosobowy - członkowie tego organu, z wyłączeniem pełnomocników ustanowionych przez jednostkę,

● wspólnicy prowadzący sprawy spółki - w przypadku spółki jawnej i spółki cywilnej,

● wspólnicy prowadzący sprawy spółki albo zarząd - w przypadku spółki partnerskiej,

● komplementariusze prowadzących sprawy spółki - w odniesieniu do spółki komandytowej i spółki komandytowo-akcyjnej,

● właściciel w przypadku osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą,

● likwidator, syndyk lub zarządca ustanowiony w postępowaniu upadłościowym.

Kary za niedopełnienie obowiązków

Ustawa o rachunkowości przewiduje grzywnę lub karę pozbawienia wolności do dwóch lat albo obie kary łącznie względem tego, kto dopuszcza do:

● nieprowadzenia ksiąg rachunkowych, prowadzenia ich wbrew przepisom ustawy lub podawania w tych księgach nierzetelnych danych,

● niesporządzenia sprawozdania finansowego, sporządzenia go niezgodnie z przepisami ustawy lub zawarcia w tym sprawozdaniu nierzetelnych danych.

Natomiast grzywna albo kara ograniczenia wolności grozi za:

● niepoddanie sprawozdania finansowego badaniu przez biegłego rewidenta,

● nieudzielenie lub udzielenie niezgodnych ze stanem faktycznym informacji, wyjaśnień, oświadczeń biegłemu rewidentowi albo niedopuszczenie go do pełnienia obowiązków,

● nieskładanie sprawozdania finansowego do ogłoszenia,

● nieskładanie sprawozdania finansowego lub sprawozdania z działalności we właściwym rejestrze sądowym,

● nieudostępnienie sprawozdania finansowego i innych dokumentów.

PRZYKŁADY

1 Czy tylko komitet audytu odpowiada za prawidłowe sporządzenie sprawozdania

Niektórzy członkowie rad nadzorczych uważają, że w związku z utworzeniem komitetu audytu są zwolnieni z odpowiedzialności za sprawozdawczość. Szczególnie że przepisy ustawy o biegłych rewidentach i ich samorządzie, podmiotach uprawnionych do badania sprawozdań finansowych oraz o nadzorze publicznym - nakazują posiadanie w składzie komitetu audytu osoby kompetentnej w zakresie rachunkowości lub rewizji finansowej. Takiego zwolnienia z odpowiedzialności nie przewiduje jednak ani ustawa o rachunkowości, ani ustawa o biegłych rewidentach. Należy więc pamiętać, że art. 4a ust. 2 ustawy o rachunkowości pozwala na pociągnięcie do odpowiedzialności odszkodowawczej przez spółkę każdej z osób zasiadających w radzie nadzorczej w pełnej wysokości bez względu na to, czy zasiada ona w komitecie audytu, czy też nie.

2 Jaka kara grozi spółce giełdowej, co do której są zastrzeżenia biegłego rewidenta

Audytor może poczynić zastrzeżenia do wydawanej opinii o sprawozdaniu finansowym, jeżeli stwierdzi istotne odstępstwa od zasad rachunkowości określonych w ustawie o rachunkowości oraz od innych przepisów wiążących jednostkę. Przy tym chodzi o sytuację, gdy odstępstwa te dotyczą tylko poszczególnych pozycji i nie powodują zniekształcenia ogólnego obrazu pokazanego w sprawozdaniu finansowym.

Komisja Nadzoru Finansowego może ukarać spółkę giełdową za naruszenie obowiązków informacyjnych. W tym kontekście uwagi audytora do sprawozdania są dla KNF sygnałem do zbadania sprawy.

Po analizie KNF może uznać, że audytor ma rację, a spółka sporządziła sprawozdanie niezgodnie z Międzynarodowymi Standardami Sprawozdawczości Finansowej. Przepisy dają komisji możliwość nałożenia za błędy w sprawozdaniu kary nawet w wysokości 1 mln zł.

Przykładowo jedna za spółek otrzymała karę 100 tys. zł za wyodrębnienie w raportach rocznych (skonsolidowanych i jednostkowych) za lata 2009 i 2010 oraz raporcie za I półrocze 2010 r. segmentów operacyjnych niezgodnie z MSSF 8 i to pomimo zastrzeżeń biegłego rewidenta.

3 Czy osoba fizyczna musi publikować sprawozdanie w rejestrze sądowym

Właściciel jednostki jest jej kierownikiem i to on jest odpowiedzialny za wypełnienie obowiązków wynikających z ustawy o rachunkowości. Jednak w tym przypadku jednostka w ogóle nie podlega wymogom publikacji sprawozdania finansowego. Jest to konieczne tylko w przypadku podmiotów wpisywanych do rejestru sądowego. Ponadto od 2013 roku podmioty, które nie przekazują swoich sprawozdań do Krajowego Rejestru Sądowego, ale muszą poddać je badaniu przez biegłego rewidenta, będą miały obowiązek przekazywania dokumentów sprawozdawczych do publikacji w Monitorze Sądowym i Gospodarczym. Sprawozdanie za dany rok w przypadku osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą musi być zbadane, gdy w roku poprzednim dana jednostka przekroczyła limity zatrudnienia, aktywów i przychodów określone w art. 64 ust. 1 pkt 4 ustawy z o rachunkowości.

Agnieszka Pokojska

agnieszka.pokojska@infor.pl

Podstawa prawna

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 z późn. zm.). Ustawa z 7 maja 2009 r. o biegłych rewidentach i ich samorządzie, podmiotach uprawnionych do badania sprawozdań finansowych oraz o nadzorze publicznym (Dz.U. nr 77, poz. 649 z późn. zm.). Ustawa 26 czerwca 1974 r. Kodeksu pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r., nr 21, poz. 94 z późn. zm.).