Przeprowadzenie spisu w cyklu jednorocznym pozwala efektywniej zarządzać procesem zamówień i dostaw

Jednostki prowadzące duże magazyny, oferujące szeroki asortyment produktów, spotykają się z problemem inwentaryzacji swoich zapasów drogą spisu z natury. Jednym z istotnych problemów jest termin, w jakim jednostki przeprowadzają inwentaryzację. Ustawa o rachunkowości wskazuje, że dochowanie terminu oznacza rozpoczęcie inwentaryzacji nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, zaś zakończenie - do 15. dnia następnego roku. Termin ten dotyczy m.in. rzeczowych składników aktywów obrotowych, objętych ewidencją bilansową, znajdujących się na terenie niestrzeżonym lub na terenie strzeżonym, lecz nieobjętych ewidencją ilościowo-wartościową. Oznacza to, że inwentaryzację takich składników, jednostki prowadzą w okresie ostatniego kwartału roku. Dla wielu firm jest to okres wzmożonej działalności operacyjnej, zwiększonej liczby zamówień i dostaw. Prowadzenie spisu w tym okresie jest uciążliwe, gdyż wymaga niejednokrotnie zamknięcia magazynu na okres spisu, zaangażowania w prace spisowe dodatkowych osób czy wreszcie przesunięcia terminów dostaw. Prace inwentaryzacyjne prowadzone w magazynie jednostki dysponującej dużymi zapasami mogą potrwać tydzień lub nawet dłużej. Dla wielu jednostek wyłączenie bądź ograniczenie pracy magazynu na taki okres jest nie do przyjęcia, gdyż pociąga za sobą nie tylko dodatkowe koszty, ale też problemy logistyczne. Problem staje się jeszcze bardziej istotny, gdy firma dysponuje kilkoma magazynami, w dodatku w różnych lokalizacjach.

Bez zakłóceń

Skutecznym rozwiązaniem może być prowadzenie inwentaryzacji metodą ciągłą. Metoda ta charakteryzuje się prowadzeniem spisu w sposób fragmentaryczny, w podziale na etapy. Jest prowadzona w sposób pozwalający na objęcie spisem wszystkich składników zapasów, odbywa się w określonym czasie, z zachowaniem odpowiedniej częstotliwości spisów. Prowadzenie inwentaryzacji tą metodą nie zakłóca normalnej pracy magazynu. Aby móc stosować ten sposób, jednostka musi spełniać pewne warunki techniczno-organizacyjne. Chodzi zwłaszcza o prowadzenie ewidencji ilościowo-wartościowej zapasów oraz ich przechowywanie na terenie strzeżonym. Duże jednostki, posiadające własne magazyny i komputerowe systemy obsługujące prace magazynu, w większości spełniają te warunki. Wymagają zatem stosunkowo niewielkiego nakładu pracy przy wdrażaniu inwentaryzacji metodą ciągłą.

Kolejność działań

Przygotowania do stosowania inwentaryzacji metodą ciągłą należy rozpocząć od sporządzenia odpowiedniej dokumentacji inwentaryzacyjnej. Ważnym jej elementem będzie instrukcja inwentaryzacyjna. Precyzuje ona m.in. sposób prowadzenia spisu, jego dokumentacji, rozliczenia oraz określa zakres pracy zespołów spisowych i sposób kontroli spisu. Jeżeli jednostka dysponuje odpowiednimi środkami technicznymi, część dokumentów, np. arkusze spisowe, może mieć postać elektroniczną. Do prac spisowych trzeba również przygotować magazyn. Należy go uporządkować i jasno oznaczyć pola spisowe, np. według lokalizacji asortymentowej. Przy prowadzeniu spisu niezwykle ważnym elementem jest harmonogram prowadzenia prac. Plan prac powinien zostać uzgodniony z komórką księgowości, aby zapewnić możliwość płynnego rozliczenia poszczególnych etapów inwentaryzacji. W celu zapewnienia bezstronności spisu harmonogram prac nie powinien być dostępny dla osób odpowiedzialnych za spisywany majątek. Harmonogram powinien uwzględniać takie czynniki, jak sezonowość asortymentu, natężenie prac magazynowych i rotację produktów.

Należy pamiętać, iż okres prowadzenia inwentaryzacji przy stosowaniu metody ciągłej dla składników majątku określonych według art. 26 ust. 3 pkt 2 ustawy o rachunkowości nie może być dłuższy niż dwa lata. W praktyce jednostki często starają się zamknąć cykl przeprowadzenia inwentaryzacji w jednym roku. Ułatwia to dużym jednostkom kontrolowanie rzeczywistego stanu zapasów, dostępnego asortymentu, co z kolei pozwala efektywniej zarządzać procesem zamówień i dostaw.

Usprawnienie prac

Jeżeli przy prowadzeniu magazynu używane są skanery elektroniczne, a jednostka dysponuje odpowiednim oprogramowaniem, możliwe jest wykorzystanie skanerów także podczas spisu oraz zaprogramowanie ich w sposób, aby możliwy był odczyt towarów tylko w wyznaczonym polu spisowym. Ułatwia to nie tylko prowadzenie spisu i minimalizuje pomyłki wynikające z niepoprawnych odczytów skanera, lecz także pozwala na normalną pracę w pozostałej części magazynu. Rozliczenie inwentaryzacji powinno następować na bieżąco, co pozwala na szybkie wyjaśnienie ewentualnych różnic i braków oraz stwarza możliwość na szybką reakcję w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości.

Michał Szalak

konsultant w Baker Tilly Poland

Podstawa prawna

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 z późn. zm.).