Przeprowadzenie spisu w cyklu jednorocznym pozwala efektywniej zarządzać procesem zamówień i dostaw

Jednostki prowadzące duże magazyny, oferujące szeroki asortyment produktów, spotykają się z problemem inwentaryzacji swoich zapasów drogą spisu z natury. Jednym z istotnych problemów jest termin, w jakim jednostki przeprowadzają inwentaryzację. Ustawa o rachunkowości wskazuje, że dochowanie terminu oznacza rozpoczęcie inwentaryzacji nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, zaś zakończenie - do 15. dnia następnego roku. Termin ten dotyczy m.in. rzeczowych składników aktywów obrotowych, objętych ewidencją bilansową, znajdujących się na terenie niestrzeżonym lub na terenie strzeżonym, lecz nieobjętych ewidencją ilościowo-wartościową. Oznacza to, że inwentaryzację takich składników, jednostki prowadzą w okresie ostatniego kwartału roku. Dla wielu firm jest to okres wzmożonej działalności operacyjnej, zwiększonej liczby zamówień i dostaw. Prowadzenie spisu w tym okresie jest uciążliwe, gdyż wymaga niejednokrotnie zamknięcia magazynu na okres spisu, zaangażowania w prace spisowe dodatkowych osób czy wreszcie przesunięcia terminów dostaw. Prace inwentaryzacyjne prowadzone w magazynie jednostki dysponującej dużymi zapasami mogą potrwać tydzień lub nawet dłużej. Dla wielu jednostek wyłączenie bądź ograniczenie pracy magazynu na taki okres jest nie do przyjęcia, gdyż pociąga za sobą nie tylko dodatkowe koszty, ale też problemy logistyczne. Problem staje się jeszcze bardziej istotny, gdy firma dysponuje kilkoma magazynami, w dodatku w różnych lokalizacjach.