Outsourcing księgowy szyty na miarę

Przedsiębiorstwo, oddając księgowość w zarządzanie innemu podmiotowi, może skupić swoje zasoby i środki finansowe na tych obszarach, które są podstawą jej działań i w których osiąga przewagę konkurencyjną. Popularność outsourcingu księgowego na polskim rynku w ostatnich latach powoduje, iż swoim zakresem zaczyna obejmować coraz nowsze obszary działania przedsiębiorstw. Duże znaczenie w tym rozwoju mają postęp technologiczny oraz globalizacja.

Nowocześnie rozumiany outsourcing księgowy nie ogranicza się wyłącznie do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych i przygotowywania deklaracji podatkowych firmy, ale obejmuje całą gamę różnorodnych usług, które mogą zostać dopasowane do indywidualnych potrzeb klienta. Firmy outsourcingowe odchodzą od modelu jednakowych usług dla wszystkich klientów, starając się przygotowywać usługi szyte na miarę, a zakres ich interwencji obejmuje zarówno częściowe przejęcie procesów księgowych, jak i pełną obsługę księgowości.

Stale wzrasta liczba przedsiębiorstw zainteresowanych prowadzeniem księgowości z wykorzystaniem nowoczesnych technologii, np. dostępu online, a te pozwalają na skrócenie dystansu pomiędzy podmiotem zlecającym a firmą świadczącą usługi, gdyż zdalny dostęp powoduje, iż w tym samym czasie obydwie strony umowy mogą korzystać z tych samych danych jednocześnie.

I tak częściowe oddelegowanie może być realizowane np. przy usłudze wsparcia przy zamknięciach rocznych czy śródrocznych.

- Ta forma sprawdza się zwłaszcza w przypadku firm, które mają wiele obowiązków sprawozdawczych - a zatem np. spółek giełdowych czy wielodziałowych - mówi Monika Nowecka, partner, wiceprezes zarządu Mazars Polska Sp. z o.o. - Przed nimi często stoi wyzwanie sprostania terminom sprawozdawczym - zazwyczaj krótkim i napiętym. Usługa opiera się na oddelegowaniu wykwalifikowanego personelu do wsparcia wewnętrznych działów, niejednokrotnie zakres takiego działania może sprowadzić tylko do analizy danych i opracowania raportów.

Kolejną usługą częściowego przejęcia procesów księgowych jest usługa zarządzania majątkiem trwałym przy wykorzystaniu specjalistycznego oprogramowania podwykonawcy.

- Firmy decydują się na tę usługę, ponieważ proces zarządzania majątkiem trwałym jest często bardzo czasochłonny i wymaga specjalistycznej wiedzy - wyjaśnia Monika Nowecka. - Ten rodzaj usług jest adresowany przede wszystkim do struktur grupowych i wielodziałowych, a zwłaszcza do podmiotów produkcyjnych posiadających duży majątek trwały.

Prężnie rozwijającą się usługą w outsourcingu księgowym jest usługa nadzoru księgowego polegająca na sprawowaniu kontroli nad poprawnością księgowań, rozliczeń podatkowych i sprawozdawczością firmy. Przydaje się ona szczególnie w sytuacji, gdy przedsiębiorstwo ma mniej lub bardziej zorganizowany system księgowości, jednak nie chce rozbudowywać zespołu pracowników do rozmiarów zapewniających samowystarczalność, a z drugiej strony zarządzającym zależy na wysokiej jakości informacji finansowych i ich terminowości.

Ciekawą formą współpracy, która nie powoduje całkowitego przeniesienia księgowości na zewnątrz, jest powierzenie prowadzenia ksiąg przy użyciu własnego wewnętrznego systemu informatycznego (często zintegrowanego). Pracownicy biura rachunkowego przechodzą odpowiednie szkolenie, po czym pracują w siedzibie zleceniodawcy, a usługa ta nie jest outsourcingiem pracowników. Usługa nie stanowi tylko oddania do dyspozycji przez biuro rachunkowe swojego personelu, jest także przejęciem przez wykonawcę odpowiedzialności za jakość i kontynuację świadczonych usług.

Przejawem nowoczesnej formuły outsourcingu jest coraz częściej spotykane krótkoterminowe zastępstwo zespołu wysokiego szczebla, przede wszystkim głównego księgowego.

- Usługa ta ma bardzo duże znaczenie, bo zapewnia ciągłość procesów i daje przedsiębiorcy komfort zarządzania zmianą - uważa Monika Nowecka. - Może być połączona z aktywnym wsparciem w procesie rekrutacji, a później adaptacji, gdy mamy do czynienia z koniecznością zatrudnienia nowej osoby w krótkim czasie w związku z np. niespodziewanym odejściem bądź innym zdarzeniem w firmie.

@RY1@i02/2012/114/i02.2012.114.21400010a.802.jpg@RY2@

FOT. MATERIAŁY PRASOWE

Firmy outsourcingowe odchodzą od modelu jednakowych usług dla wszystkich klientów, starając się przygotowywać usługi szyte na miarę, a zakres ich interwencji obejmuje zarówno częściowe przejęcie procesów księgowych, jak również pełną obsługę księgowości - uważa Monika Nowecka, partner, wiceprezes Mazars Polska Sp. z o.o.