Sprawozdanie za 2011 r. należy zatwierdzić

Już niewiele czasu zostało podmiotom, by ostatecznie rozliczyć 2011 rok. Jeszcze w tym miesiącu sprawozdania muszą być zatwierdzone przez odpowiedni organ (np. zwyczajne walne zgromadzenie akcjonariuszy). Wynika to z art. 53 ust. 1 ustawy o rachunkowości, który nakazuje dokonać tych czynności nie później niż po sześciu miesiącach od dnia bilansowego.

Wcześniej dokumenty muszą być udostępnione. Zgodnie z art. 68 ustawy o rachunkowości spółki z ograniczoną odpowiedzialnością oraz spółki akcyjne, a także spółdzielnie są zobowiązane do udostępnienia wspólnikom / akcjonariuszom lub członkom rocznego sprawozdania finansowego i sprawozdania z działalności jednostki. A jeżeli sprawozdanie finansowe podlega obowiązkowi badania - także opinii wraz z raportem biegłego rewidenta. Dokumenty te powinny zostać przekazane przez spółkę najpóźniej 15 dni przed zgromadzeniem wspólników lub walnym zgromadzeniem akcjonariuszy. Ponadto spółka akcyjna udostępnia akcjonariuszom sprawozdanie rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej albo organu administrującego.

Zatwierdzenie sprawozdania przez uprawniony organ umożliwia podział wyniku lub pokrycie straty. Jednak, jeżeli zgodnie z art. 64 ustawy o rachunkowości jednostka podlegała obowiązkowemu badaniu (tak jest m.in. w przypadku wszystkich spółek akcyjnych), ten warunek musi być spełniony przed przyjęciem raportu przez właściwy organ. W przeciwnym razie nie może on podjąć decyzji o wyniku finansowym, ponieważ nie będzie ona ważna z mocy prawa. Taka sama sytuacja będzie miała miejsce, jeżeli biegły rewident wyda negatywną opinię o sprawozdaniu bądź w ogóle odmówi jej wydania.

Czynność sprawdzająca

Od momentu zatwierdzenia sprawozdania liczy się termin złożenia sprawozdania we właściwym rejestrze sądowym - należy to bowiem uczynić w ciągu 15 dni. Warto w tym miejscu przypomnieć, że za niewypełnienie tego obowiązku grozi grzywna lub kara ograniczenia wolności. Jednak zanim do tego dojdzie, Krajowy Rejestr Sądowy wszczyna postępowanie przymuszające, które polega na karaniu grzywną do 1 tys. zł, która może być ponawiana aż do skutku.

Oczywiście kary wynikające z ustawy o rachunkowości nie są nakładane w każdym przypadku niewypełnienia tego obowiązku. Jednak jak wynika ze statystyk Ministerstwa Sprawiedliwości - za brak wykonania tego obowiązku wydawanych jest najwięcej prawomocnych wyroków. Przykładowo w 2010 roku zapadło ich 327.

Przy tym warto pamiętać, że obowiązek złożenia sprawozdań do rejestru sądowego nie dotyczy osób fizycznych. Dotyczy on bowiem wyłącznie podmiotów zobowiązanych do uzyskania wpisu do KRS.

Podmioty te, zgodnie z art. 69 ust. 1 ustawy o rachunkowości, muszą więc składać:

● roczne sprawozdanie finansowe,

● opinię biegłego rewidenta, jeśli sprawozdanie podlegało badaniu,

● odpis uchwały bądź postanowienia organu zatwierdzającego o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego i podziale zysku lub pokryciu straty,

● sprawozdanie z działalności jednostki, jeżeli trzeba było je sporządzić.

W przypadku gdy organ zatwierdzający nie przyjmie sprawozdania finansowego w ustawowym terminie, konieczne jest jego złożenie w ciągu 15 dni po terminie ustawowym, a następnie w terminie 15 dni po jego zatwierdzeniu.

Wraz z przekazywanymi dokumentami należy dostarczyć dowód uiszczenia: opłaty za ogłoszenie dokumentów w Monitorze Sądowym i Gospodarczym w wysokości 250 zł, opłaty sądowej za przyjęcie dokumentów do KRS w wysokości 40 zł. Można je wnieść łącznie np. na rachunek bankowy lub w kasie sądu, w którym funkcjonuje wydział gospodarczy KRS, do którego składany jest wniosek.

Ogłaszanie rocznych raportów

Po raz ostatni podmioty, których sprawozdania finansowe badane są przez biegłego rewidenta, muszą je publikować również w Monitorze Polskim B lub Monitorze Spółdzielczym w przypadku spółdzielni.

Od 1 stycznia 1013 r. wejdą w życie zmiany w ustawie o rachunkowości, która zniesie ten obowiązek. W zamian podmioty, które nie składają rocznych sprawozdań finansowych w rejestrze sądowym (np. osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą), które podlegają obowiązkowemu badaniu przez biegłego rewidenta, będą musiały obowiązkowo je ogłaszać w ogólnokrajowym dzienniku urzędowym Monitorze Sądowym i Gospodarczym. W odniesieniu do spółdzielni - w Monitorze Spółdzielczym.

Ogłoszeniu w tym przypadku, zgodnie z art. 70 ustawy o rachunkowości, podlega: wprowadzenie do sprawozdania finansowego stanowiące część informacji dodatkowej, bilans, rachunek zysków i strat. Dotyczy to również zestawienia zmian w kapitale własnym, rachunku przepływów pieniężnych oraz opinii biegłego rewidenta.

W monitorze publikuje się również odpis uchwały bądź postanowienia organu o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego i podziale zysku lub pokryciu straty.

Uwierzytelnione kserokopie

Trzeba dodać, że możliwe jest złożenie kserokopii dokumentów uwierzytelnionych za zgodność z oryginałem przez osobę upoważnioną (czytelne stanowisko, imię i nazwisko).

Sprawozdanie finansowe można złożyć bezpośrednio lub przesłać je listem poleconym na odpowiedni adres.

W przypadku publikacji w Monitorze Polskim B adres to: Centrum Obsługi Kancelarii Prezesa Rady Ministrów Zespół Monitora Polskiego B, 02-903 Warszawa, ul. Powsińska 69/71.

Spółdzielnie przekazują dokumenty na adres: Krajowa Rada Spółdzielcza Redakcja Monitora Spółdzielczego, 00-013 Warszawa, ul. Jasna 1. Również w tym przypadku dopuszczane jest złożenie kserokopii dokumentów (bez zmniejszania ich formatu) uwierzytelnionych za zgodność z oryginałem przez osobę upoważnioną.

Ile trzeba zapłacić

Publikacja sprawozdania może być dość kosztowna, dlatego wyeliminowanie tego obowiązku pozwoli przedsiębiorcom zaoszczędzić ok. 90 mln zł rocznie. Złożone kompletne sprawozdanie w Monitorze Polskim B zostaje wycenione zgodnie z zasadami kalkulacji. Następnie wycena zostanie wysłana do adresata. Po dokonaniu wpłaty wystawiana jest faktura VAT. W tym opłata za jedną stronę wynosi 792,28 zł brutto.

Również w przypadku spółdzielni po złożeniu dokumentów otrzymuje ona fakturę, którą powinna opłacić w ciągu 10 dni od daty jej wystawienia. Opłata za publikację w tym przypadku (bezusterkowych) dokumentów wynosi netto 3200 zł. Natomiast sprawozdania wymagającego dodatkowych uzupełnień i poprawek nawet drobnych (np. brak nazwisk przewodniczącego, sekretarza zebrania czy numeru podmiotu) - 3520 zł netto. Dodatkowo spółdzielnia ponosi wydatki za publikację dodatkowych załączników (w tym większej liczby stron wprowadzenia), tj. 500 zł netto za jedną stronę. Ponadto koszty pociąga za sobą konieczność dokonania korekty z winy zleceniodawców nawet 3200 zł netto.

Do urzędu skarbowego

W terminie 10 dni, liczonym od dnia zatwierdzenia rocznego raportu, dokumenty przekazuje się do urzędu skarbowego. Dotyczy to jednak tylko podatników podatku dochodowego od osób prawnych.

@RY1@i02/2012/111/i02.2012.111.07100140b.101.jpg@RY2@

Opłata za publikację sprawozdania

Agnieszka Pokojska

agnieszka.pokojska@infor.pl

Podstawa prawna

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 z późn. zm.).