Sprawozdanie musi być dostępne

Na zatwierdzenie sprawozdania finansowego podmioty mają 6 miesięcy od dnia bilansowego, czyli w przypadku gdy rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym - do końca czerwca.

Następnie należy je przekazać do archiwizacji. Ustawa o rachunkowości nakłada bowiem obowiązek przechowywania zatwierdzonych raportów. Należy pamiętać, że o ile okres przechowywania różnych dowodów księgowych nie przekracza pięciu lat, to sprawozdania finansowe gromadzi się trwale. W tym przypadku termin pięciu lat - dla dokumentów określonych w art. 74 ust. 2 ustawy o rachunkowości - oblicza się od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane zbiory dotyczą. Nie oznacza to jednak, że po tym okresie archiwum można wyczyścić - ponieważ inne przepisy mogą wymagać dłuższego ich przechowywania. Przykładowo do celów podatkowych 5 lat liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku (w praktyce rok dłużej niż dla celów rachunkowych).

Gromadzenie danych

Ustawodawca pozwala na ułatwienia w przechowywaniu zbiorów księgowych, umożliwiając ich archiwizację na nośnikach elektronicznych. Jednak takie nośniki danych muszą zapewnić zachowanie w trwałej postaci zawartości dowodów. Ponadto warunkiem stosowania tej metody przechowywania danych jest posiadanie urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów w postaci wydruku, o ile inne przepisy nie stanowią inaczej.

Jednak nie wszystkie dokumenty mogą być przechowywane w taki sposób. Wyłączeniu podlegają:

dokumenty dotyczące przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości,

dokumenty dotyczące powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów,

znaczące umowy i inne ważne dokumenty określone przez kierownika jednostki (np. zarząd).

Przy tym warto przypomnieć, że od trzech lat przedsiębiorcy nie muszą już przechowywać w papierowej formie listy płac.

Warto też zwrócić uwagę na pozostałe wymagania dotyczące przechowywania dokumentów księgowych. Przepisy nakazują bowiem chronić je przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem oraz uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Z kolei przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera ochrona danych powinna polegać m.in. na stosowaniu odpornych na zagrożenia nośników danych. Muszą też być systematycznie tworzone rezerwowe kopie zbiorów danych zapisanych na informatycznych nośnikach danych. Ponadto należy zapewnić ochronę programów komputerowych i danych systemu informatycznego rachunkowości poprzez stosowanie odpowiednich rozwiązań programowych i organizacyjnych, chroniących przed nieupoważnionym dostępem lub zniszczeniem.

Miejsce przechowywania

Ważne jest też miejsce archiwizacji dokumentów. Zgodnie z art. 73 ustawy o rachunkowości dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się w jednostce, w oryginalnej postaci, w ustalonym porządku dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w podziale na okresy sprawozdawcze, w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie.

Trzeba je więc tak przechowywać, aby w przypadku np. kontroli nie powstały problemy z odszukaniem poszczególnych dokumentów. Porządek ich archiwizowania powinien być dostosowany do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych.

Ważną kwestią w tym przypadku jest możliwość przechowywania ksiąg poza jednostką. Zezwala na to art. 73 ust. 4 ustawy o rachunkowości. Zgodnie z tym przepisem dokumenty księgowe mogą być archiwizowane w odpowiedni sposób przez firmy prowadzące usługi w tym zakresie. Jeżeli podmiot zdecyduje się na skorzystanie z tego rozwiązania, wówczas - zgodnie z art. 11a ustawy o rachunkowości - musi powiadomić właściwy urząd skarbowy o miejscu przechowywania dokumentacji. Ma na to 15 dni od dnia jej wydania. Niezbędne jest też zapewnienie do niego dostępu uprawnionym organom zewnętrznej kontroli lub nadzoru w siedzibie jednostki lub w miejscu sprawowania zarządu albo w innym miejscu (za zgodą organu kontroli lub nadzoru). Dodatkowo księgi rachunkowe mogą być prowadzone i przechowywane poza Polską.

Agnieszka Pokojska

agnieszka.pokojska@infor.pl

Podstawa prawna

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 z późn. zm.).