Księgowość online jest zawsze aktualna

Czym powinna się charakteryzować współczesna aplikacja finansowo -księgowa? Jakie są w tym względzie potrzeby użytkowników?

Jak pokazuje badanie Comarch PSE Survey 2011 przeprowadzone przez Comarch przy współpracy z Uniwersytetem Ekonomicznym w Krakowie, dla przedsiębiorców prowadzących małe firmy najważniejszymi cechami oprogramowania wspomagającego zarządzanie biznesem są łatwość i intuicyjność obsługi - wskazuje na nie 85,7 proc. badanych oraz cena (74,3 proc.). Oprócz tych cech program finansowo-księgowy musi działać szybko i być na bieżąco aktualizowany, by móc spełnić wymagania często zmieniających się przepisów podatkowych i prawnych. Bardzo dobrą odpowiedzią na tego typu potrzeby jest sprzedaż programu w modelu usługowym przez Internet (tzw. chmura informatyczna). Gwarantuje użytkownikowi pracę na zawsze aktualnej wersji systemu i zarazem uwalnia od konieczności zabiegania o ciągłe uaktualnianie aplikacji. Dodatkowa korzyść z użytkowania programu w chmurze to możliwość pracy w dowolnym miejscu i z dowolnego urządzenia, jeśli tylko ma dostęp do Internetu.

Czy trafna jest generalizacja, że głównymi użytkownikami aplikacji finansowo - księgowych są biura rachunkowe, a w firmach tego rodzaju aplikacje są częścią większej całości, np. wspomnianego systemu wspomagającego zarządzanie biznesem?

Tak, takie tendencje na rynku są coraz bardziej widoczne. Wiele mniejszych firm woli przekazać prowadzenie księgowości do biura rachunkowego. Tego rodzaju outsourcingowy sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych zyskał na popularności zwłaszcza po wprowadzeniu opcji opodatkowania liniowego dla przedsiębiorstw w ubiegłej dekadzie, co oznaczało znaczącą obniżkę stawki podatku dochodowego. Przemawiają za tym także częste zmiany przepisów. W Polsce praktycznie nie funkcjonuje rynek samodzielnych aplikacji finansowo-księgowych. Firmy, które prowadzą księgowość we własnym zakresie, praktycznie zawsze wykorzystują moduł finansowo-księgowy, który jest częścią systemu ERP. Dzięki temu uzyskują dodatkową korzyść, jaką jest automatyzacja wprowadzania dokumentów handlowych i innych dokumentów potwierdzających operacje gospodarcze do systemu elektronicznego.

Czy również dla biur rachunkowych model aplikacji w chmurze jest użyteczny? Jaki wpływ ma on na jakość świadczenia usług outsourcingu finansowo-księgowego?

Popularność wyszukiwania biura rachunkowego przez Internet ciągle rośnie. Przedsiębiorcy działający na rynku od lat przyzwyczaili się do stylu działania swoich biur, co nie oznacza, że są zamknięci na nowości. Chętnie korzystają z proponowanych im nowinek informatycznych. Wolą jednak raz na jakiś czas umówić się z księgowym na kawę i omówienie bieżących spraw. Natomiast młodzi przedsiębiorcy skłonni są już do współpracy z całkowicie wirtualnymi biurami, a nawet do rezygnacji z kontaktów osobistych z księgowymi. Model internetowej współpracy pomiędzy przedsiębiorcami a biurem rachunkowym cieszy się coraz większą popularnością i to po obu stronach. Dla biura rachunkowego oznacza oszczędności czasu pracy księgowych i eliminację błędów pojawiających się podczas przepisywania papierowych faktur. Z kolei przedsiębiorca zyskuje intuicyjne, darmowe narzędzie do fakturowania. Może także, choćby częściowo, zrezygnować z częstych wizyt u księgowego, bo przecież większość dokumentów przekazuje w trybie online.

A jak jest ze stosowaniem e-faktury? Czy aplikacje finansowo-księgowe mogą być zachętą dla użytkowników do przejścia na w pełni elektroniczny obrót dokumentami?

Aplikacje FK mogą być i są taką zachętą. Comarch i inni dostawcy oprogramowania wspierającego działalność gospodarczą od dawna oferują przedsiębiorcom optymalizację procesu przesyłania przez Internet dokumentów, w tym faktur. Stale rozwijają też rozwiązania służące do elektronicznej wymiany dokumentów typu EDI (electronic document interchange). Ponadto użytkownicy większości współczesnych systemów ERP mogą przesyłać faktury w postaci załączników do e-maila lub pliku zarządzanego przez aplikacje EDI. Trzeba jednak przyznać, że świadomość dostępu do takich możliwości, które wynikają z posługiwania się współczesnymi narzędziami IT, jest wśród polskich firm wciąż nieduża. Świadczy o tym choćby fakt, że większość firm nadal preferuje faktury papierowe.

jest największą trudnością w odejściu od faktur papierowych?

Głównym problemem jest mała świadomość firm. Przedsiębiorcy po prostu nie wiedzą, że mogą wystawiać faktury elektronicznie. Ten problem występuje zarówno po stronie sprzedających, jak i kupujących. Obie strony nie do końca się orientują w możliwościach technicznych, a przecież dzisiaj praktycznie każdy program wspierający zarządzanie przedsiębiorstwem umożliwia przejście na faktury elektroniczne. Pozwalają na to również przepisy prawne. Drugą istotną barierą są niejasne i sprzeczne interpretacje przepisów. Z jednej strony prawo umożliwia posługiwanie się e-dokumentami. Z drugiej strony trzeba w tym celu spełnić określone warunki. W efekcie firmom brakuje pewności. Górę biorą więc obawy o ewentualne konsekwencje karno-skarbowe niewłaściwych rozliczeń. W efekcie przedsiębiorcy wolą po prostu nadal drukować papierowe faktury zamiast wysyłać je e-mailem.

@RY1@i02/2012/072/i02.2012.072.22000080f.802.jpg@RY2@

Zbigniew Rymarczyk, wiceprezes Comarch, dyrektor sektora ERP

Rozmawiał Krzysztof Polak