Trzeba przedstawić stan rzeczywisty

Rozliczenie inwentaryzacji jest podstawą sporządzenia sprawozdania finansowego. Ma bowiem doprowadzić do pokazania w księgach rachunkowych wartości aktywów i pasywów zgodnej (np. na 31 grudnia) ze stanem rzeczywistym.

I choć ustawa o rachunkowości nie reguluje terminu, w którym firmy powinny zakończyć te czynności, należy to uczynić przed sporządzeniem zestawienia obrotów i sald. Tak zwaną obrotówkę, w przypadku gdy rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym, w 2012 r. trzeba sporządzić do 25 marca (tj. nie później niż do 85. dnia po dniu bilansowym).

W celu rozliczenia wykazanych niedoborów i nadwyżek komisja inwentaryzacyjna sporządza więc protokół, w którym zamieszcza wnioski dotyczące sposobu dokonania tej czynności. Jednak decyzję ostatecznie podejmuje kierownik jednostki, np. zarząd lub właściciel w przypadku działalności gospodarczej. Warto zwrócić też uwagę na fakt, że choć czynności rozliczeniowe przeprowadzane są w 2012 r., to dotyczą poprzedniego okresu sprawozdawczego i dlatego korekty należy wprowadzić do ksiąg z 2011 r.

W tym celu przydatne będą konta 264 - Rozliczenie niedoborów i 265 - Rozliczenie nadwyżek.

W praktyce w przypadku większości spółek nie ma właściwie możliwości, aby podczas inwentaryzacji nie zostały wykazane żadne różnice. Taki stan, szczególnie w sytuacji gdy sprawozdanie bada biegły rewident, wzbudzi podejrzenia audytora. Wskazuje bowiem na nieprawidłowe przeprowadzenie czynności. Przede wszystkim dotyczy to magazynów, gdzie do inwentaryzacji trzeba zastosować metodę spisu z natury, tj. fizycznego policzenia wszystkich towarów.

Przeprowadzenie inwentaryzacji bez faktycznego potwierdzenia ilości zapasów może prowadzić do sfałszowania danych zawartych w sprawozdaniu.

Agnieszka Pokojska

agnieszka.pokojska@ingor.pl

Podstawa prawna

Art. 27 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 z późn. zm.).