Środki na ZFŚS ujmuje się w księgach rachunkowych w dwóch ratach

Konieczność tworzenia przez podmioty zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (ZFŚS) zależy od liczby pracowników. W bieżącym roku muszą go utworzyć pracodawcy zatrudniający według stanu na 1 stycznia 2012 r. co najmniej 20 osób w przeliczeniu na pełne etaty. Nie dotyczy to prowadzących działalność w formie jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych. Tacy pracodawcy muszą tworzyć fundusz bez względu na liczbę zatrudnianych.

Zasady liczenia

ZFŚS tworzy się z corocznego odpisu podstawowego naliczonego w stosunku do przeciętnej liczby zatrudnionych. Roczny odpis funduszu ujmuje się w księgach rachunkowych w ciężar kosztów operacyjnych. Dla ewidencji księgowej znaczenie będzie miał również wymóg z art. 12 ust. 1 ustawy o ZFŚS. Zgodnie z nim środki na ten cel muszą być gromadzone na odrębnym rachunku bankowym. Dlatego też mogą być ujmowane w księgach rachunkowych za pośrednictwem konta 135 - Rachunek bankowy środków ZFŚS. Z kolei do ewidencji księgowej operacji związanych z utworzeniem, zwiększeniem oraz wykorzystaniem ZFŚS służy konto 831 - Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych. Ponadto odpis roczny na ZFŚS może być rozliczany w czasie na poszczególne miesiące, tj. poprzez konto 645 - Rozliczenie międzyokresowe kosztów czynne.

Aby właściwie zaksięgować odpisy, należy poprawnie wyliczyć ich wysokość. Podstawę odpisu liczoną na każdego pracownika zatrudnionego na pełen etat stanowi co do zasady 37,5 proc. przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w gospodarce narodowej za poprzedni rok kalendarzowy lub II półrocze tego roku, jeżeli było ono wyższe.

Przy tym należy zwrócić uwagę na obowiązujący od początku roku art. 5a ustawy o ZFŚS. W 2012 roku przez przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej należy rozumieć przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej w II półroczu 2010 r. Oznacza to, że tegoroczny odpis będzie taki sam jak zeszłoroczny.

Podstawą obliczania odpisów w 2012 roku jest więc obwieszczenie prezesa GUS z 18 lutego 2011 r., a tym samym kwota 2917,14 zł. Oznacza to, że odpis podstawowy w 2012 roku wynosi 1093,93 zł (37,5 proc. podstawy). Z kolei na jednego pracownika wykonującego pracę w szczególnych warunkach lub pracę o szczególnym charakterze w rozumieniu przepisów ustawy z 19 grudnia 2008 r. o emeryturach pomostowych (Dz.U. nr 237, poz. 1656 z późn. zm.) (50 proc.) podstawa wynosi 1458,57 zł.

Warto pamiętać, że przepisy o ZFŚS regulują kwestie terminów przekazania odpisów. Zgodnie z art. 6 ust. 2 tej ustawy równowartość dokonanych odpisów i zwiększeń naliczonych na dany rok kalendarzowy pracodawca przekazuje na rachunek bankowy ZFŚS w terminie do 30 września tego roku, z tym że do 31 maja tego roku przekazuje kwotę stanowiącą co najmniej 75 proc. równowartości odpisów podstawowych.

Ujęcie w księgach

Biorąc pod uwagę te zasady, ewidencja w księgach rachunkowych może przebiegać według następujących księgowań:

1. Odpis podstawowy:

strona Wn konta 440 - Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia, strona Ma konta 831 - Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych;

2. Zarachowanie odpisu do rozliczeń w czasie:

strona Wn konta 490 - Rozliczenie kosztów, strona Ma konta 645 - Rozliczenie międzyokresowe kosztów czynne;

3. Odpis miesięczny:

strona Wn konta 645 - Rozliczenie miedzyokresowe kosztów, strona Ma konta 490 - Rozliczenie kosztów;

4. Przelew środków z rachunku bankowego na rachunek środków z ZFŚS odpowiednio do 31 maja i do 30 września:

strona Wn konta 135 - Rachunek bankowy środków ZFŚS, strona Ma konta 130 - Rachunek bankowy.

PRZYKŁAD

Naliczenie odpisu

Spółka zgodnie z stanem na 1 stycznia 2012 r. zatrudnia 30 pracowników na pełen etat w normalnych warunkach pracy. Ustaliła więc wysokość odpisu na ZFŚS - 32 817,90 zł.

@RY1@i02/2012/055/i02.2012.055.07100140c.101.gif@RY2@

1. Ewidencja odpisu podstawowego - obciążenie kosztów działalności operacyjnej - 32 817,90 zł

2. Zarachowanie odpisu do rozliczeń w czasie - 32 817,90 zł

3. Odpis miesięczny (32 817,90/12) - 2734,83 zł

4. Przelew środków z rachunku bankowego na rachunek środków z ZFŚS

a) do 31 maja 75 proc. odpisów - 24 613,43 zł

b) do 30 września pozostała część odpisu - 8 204,47 zł

Agnieszka Pokojska

agnieszka.pokojska@infor.pl

Podstawa prawna

Art. 46 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 z późn. zm.). Art. 3 ust. 4, art. 5 ust. 2 - 3, ust. 4 - 5a ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz.U. z 1996 r. nr 70, poz. 335 z późn. zm.).