Na ewidencję nie ma wpływu to, że samochody są wykorzystywane przez osoby niebędące pracownikami

Dla prawidłowego obrazu działalności jednostki należy ujmować koszty ponoszone w związku z pracą pracowników spółki, jak też osób, które działają na jej rzecz na podstawie innych umów, np. umowy-zlecenia czy o dzieło. Jeśli istnieje związek takich nakładów z działalnością podstawową jednostki, należy takie koszty uwzględnić przy ustalaniu wyniku ze sprzedaży.

W księgach rachunkowych należy ująć wszystkie zdarzenia gospodarcze, które miały miejsce w danym okresie sprawozdawczym. Należy przy tym kierować się zasadą memoriału i współmierności przychodów i kosztów. Zatem jeśli w efekcie wykonywania czynności doradczych przez konsultanta niebędącego pracownikiem spółki uzyskuje ona przychód, to należy koszty związane tymi działaniami ująć w księgach rachunkowych jako koszty. Dotyczy to także kosztów związanych z eksploatacją samochodów postawionych do dyspozycji konsultantom zatrudnionym na podstawie umowy cywilnoprawnej.

Koszty związane ze zużyciem paliwa są ujmowane jako zużycie materiałów, paliw i energii. Jeśli pojawią się koszty dotyczące napraw lub innych usług zewnętrznych dotyczących takich samochodów, to należy je zakwalifikować jako koszty usług obcych. W przypadku samochodów zaliczonych do środków trwałych umorzenie tych aut ujmuje się na koncie amortyzacja. Natomiast, jeśli samochody udostępniane konsultantom przez spółkę użytkowane są na podstawie umów leasingu operacyjnego lub wynajmowane, to koszty tych usług ujmuje się na koncie Usługi obce.

Fakt, iż są to samochody wykorzystywane przez osoby niebędące pracownikami, nie ma zatem żadnego wpływu na zarachowanie kosztów w księgach rachunkowych spółki. Koszty te będą także zaliczane do kosztów uzyskania przychodów zgodnie z art. 15 ustawy z 15 lutego 1992 r. o CIT. Jest tu bowiem związek przyczynowy między faktem poniesienia kosztu a osiągnięciem przychodu - poniesienie wydatku ma wpływ na powstanie lub zwiększenie tego przychodu.

W przykładzie wskazano, iż zleceniobiorca prowadzi ewidencję przebiegu pojazdu, można zatem wykazać, iż auto jest użytkowane wyłącznie na potrzeby zlecenia. Nie może być wykorzystywane do innych zadań. Pamiętać jednak należy, iż w sytuacji, gdy zleceniobiorca użytkuje samochód spółki nie tylko do celów związanych w działalnością zleceniodawcy, może po jego stronie powstać przychód z działalności wykonywanej osobiście. Przychód ten spółka, jako płatnik podatku dochodowego, powinna opodatkować i odprowadzić zaliczkę na podatek dochodowy. Konieczność takiego opodatkowania może powstać na przykład w sytuacji, gdy zleceniobiorca może samochodem spółki wrócić do domu.

PRZYKŁAD

Koszty użytkowania

Spółka udostępnia konsultantom samochody użytkowane przez nią na podstawie umów leasingu operacyjnego do wykonywania umów-zleceń. W listopadzie koszty związane z użytkowaniem auta osobowego wyniosły:

● Czynsz leasingowy 800zł + 184 zł VAT;

● Koszty paliwa 1300 zł + 299 zł VAT;

● Koszty mycia 200 zł + 46 zł VAT;

● Koszty części eksploatacyjnych 150 zł + 34,50zł;

● Koszty ubezpieczenia refakturowane przez firmę leasingową 300 zł.

Konsultanci prowadzą ewidencję przebiegu pojazdu dla celów VAT.

Powyższe koszty należy ująć następująco (spółka nie stosuje konta Rozliczenie zakupu):.

@RY1@i02/2014/222/i02.2014.222.008000600.101.gif@RY2@

Objaśnienia do schematu:

1. Czynsz leasingowy w kwocie 984 zł (800zł + 184 zł VAT):

● strona Wn konta Usługi obce 800 zł;

● strona Wn konta VAT naliczony 184 zł;

● strona Ma konta Rozrachunki z dostawcami 984 zł;

2. Koszty paliwa w kwocie 1599 zł (1300 zł +299 zł VAT): strona Wn konta Zużycie materiałów, paliw i energii, strona Ma konta Rozrachunki z dostawcami;

3. Koszty mycia w kwocie 246 zł (200 zł + 46 zł VAT):

● strona Wn konta Usługi obce 200 zł;

● strona Wn konta VAT naliczony 46 zł;

● strona Ma konta Rozrachunki z dostawcami 246 zł;

4. Koszty części eksploatacyjnych w kwocie 184,50 zł (150 zł + 34,5 zł):

● strona Wn konta Zużycie materiałów paliw i energii 150 zł;

● strona Wn konta VAT naliczony 34,5 zł;

● strona Ma konta Rozrachunki z dostawcami 184,5 zł;

5. Koszty ubezpieczenia refakturowane przez firmę leasingową 300 zł: strona Wn konta Pozostałe koszty rodzajowe, strona Ma konta Rozrachunki z dostawcami.

Karolina Pawlak

specjalistka z zakresu rachunkowości

Podstawa prawna

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U z 2013 r. poz. 330 ze zm.).

Ustawa z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 851 ze zm.).