Koszty naprawy powypadkowej samochodu ujmuje się z chwilą ich poniesienia

W lipcu 2014 r. doszło do uszkodzenia samochodu ciężarowego wskutek wypadku drogowego. Samochód był objęty dobrowolnym ubezpieczeniem AC. Ubezpieczyciel zakwalifikował samochód do naprawy. We wrześniu firma otrzymała fakturę VAT za naprawę powypadkową samochodu, opiewającą na 12 300 zł (w tym 2300 zł VAT podlegający odliczeniu). Również we wrześniu ubezpieczyciel przyznał i wypłacił odszkodowanie w wysokości 10 000 zł bezpośrednio na konto warsztatu samochodowego. Firma zapłaciła tylko wartość VAT. Jak ująć operację w księgach rachunkowych? Jak ustalić prawidłowo moment ujęcia kosztów w ewidencji księgowej?

Kosztami podatkowymi są wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Od powyższego przewidziano jednak pewne wyjątki, z których jeden dotyczy wydatków związanych z powypadkową naprawą pojazdu. Jak bowiem określono w ustawie o PIT oraz w ustawie o CIT, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów strat powstałych w wyniku utraty lub likwidacji samochodów oraz kosztów ich remontów powypadkowych, jeżeli samochody nie były objęte ubezpieczeniem dobrowolnym. Bez względu na rodzaj samochodu (osobowy czy ciężarowy), tylko wykupienie dobrowolnego ubezpieczenia AC daje podatnikowi prawo zaliczenia wydatków na naprawę powypadkową pojazdu do kosztów uzyskania przychodów. Powyższe ma zastosowanie bez względu na to, czy odszkodowanie wypłacane jest podatnikowi, który poniósł szkodę, czy też bezpośrednio na konto warsztatu samochodowego. Zatem w myśl przywołanych przepisów wydatki na powypadkowy remont samochodu:

- będą mogły zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, a odszkodowanie od ubezpieczyciela będzie przychodem podatkowym - jeśli samochód został objęty ubezpieczeniem dobrowolnym,

- nie będą kosztem podatkowym, a odszkodowanie od firmy ubezpieczeniowej nie stanowi przychodu podatkowego do wysokości kosztów remontu powypadkowego - jeśli samochód nie został objęty ww. ubezpieczeniem.

Wydatki na powypadkową naprawę i przyznanie odszkodowania są zdarzeniami związanymi pośrednio z działalnością operacyjną jednostki. Takie koszty zasadniczo ujmuje się w kosztach uzyskania przychodów w dacie poniesienia, tj. w dniu, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych (zaksięgowano) na podstawie faktury(rachunku) lub innego dowodu. Sposób ewidencji nie zmieni się w sytuacji, gdy jednostka faktycznie nie poniosła ciężaru wydatku na naprawę samochodu, gdyż wydatek ten został bezpośrednio pokryty odszkodowaniem przekazanym przez firmę ubezpieczeniową na rachunek warsztatu samochodowego. Jeśli w związku z wypadkiem podatnik musiał odholować uszkodzony samochód, to poniesione na ten cel wydatki kwalifikuje do kosztów uzyskania przychodów na zasadach ogólnych. Posiadanie dobrowolnego ubezpieczenia samochodu lub też jego brak pozostaje w tym przypadku bez znaczenia.

Stanowisko organów podatkowych w tej kwestii jest zgodne. Jak wyjaśnił naczelnik Pomorskiego Urzędu Skarbowego w postanowieniu z 29 czerwca 2007 r. (nr DP/423-0058/07/AK), wydatki na naprawę powypadkową samochodów ciężarowych podatnika nie pozostają w uchwytnym związku z konkretnym przychodem, lecz z całokształtem przychodów uzyskiwanych z działalności gospodarczej. Zatem wydatki poniesione na remont powypadkowy samochodów ciężarowych stanowią koszt w dacie ich poniesienia. Organ dalej stwierdził, że wydatki związane z naprawą powypadkową samochodów należy zaliczać do kosztów w momencie ich poniesienia, niezależnie od daty otrzymania odszkodowania. Rozwiązanie takie jest ekonomicznie uzasadnione, zważywszy na okoliczność, że wypłata odszkodowania przez towarzystwo ubezpieczeniowe częstokroć dochodzi do skutku wiele miesięcy po przeprowadzeniu naprawy. Do tego podatnik nie ma pewności, czy ubezpieczyciel nie zakwestionuje niektórych wydatków związanych z naprawą i czy odszkodowanie zostanie wypłacone w pełnej wysokości.

Podsumowując uznać należy, że gdy samochód firmowy objęty był dobrowolnym ubezpieczeniem AC, wydatki na koszty naprawy powypadkowej tego samochodu mogą zostać zakwalifikowane jak koszty uzyskania przychodu w dacie ich poniesienia. Z kolei wypłacone przez ubezpieczyciela odszkodowanie stanowić będzie przychód podatnika.

Jednak trzeba też zwrócić uwagę na okoliczności, które towarzyszyły wypadkowi. Jak wskazał NSA w wyroku z 1 czerwca 2011 r., sygn. akt II FSK 75/10, wydatki na pokrycie kosztów remontu powypadkowego samochodu, będącego naprawieniem szkody spowodowanej prowadzeniem samochodu w stanie nietrzeźwości, nie stanowią kosztu uzyskania przychodów w rozumieniu art. 22 ust. 1 w zw. z art. 23 ust. 1 pkt 48 ustawy o PIT.

Koszty naprawy powypadkowej samochodu firma ewidencjonuje z chwilą ich poniesienia na koncie 761 "Pozostałe koszty operacyjne", a otrzymane odszkodowanie, w dacie otrzymania decyzji o jego przyznaniu na koncie 760 "Pozostałe przychody operacyjne".

PRZYKŁAD

Z autocasco

Samochód ciężarowy został uszkodzony w kolizji. Był on objęty dobrowolnym ubezpieczeniem AC i ubezpieczyciel zakwalifikował go do naprawy. Za naprawę powypadkową firma otrzymała fakturę na kwotę 12 300 zł (w tym 2300 zł VAT podlegający odliczeniu). Ubezpieczyciel wypłacił odszkodowanie w wysokości 10 000 zł bezpośrednio na konto warsztatu samochodowego.

Zdarzenia gospodarcze będą wyglądać następująco:

@RY1@i02/2014/203/i02.2014.203.008000200.101.gif@RY2@

Objaśnienia do schematu:

1. Otrzymanie faktury za naprawę:

a) strona Wn konta 30 - "Rozliczenie zakupu" - 10 000 zł;

b) strona Wn konta 22 - "VAT naliczony" - 2300 zł;

c) strona Ma konta 21 - "Rozrachunki z dostawcami" - 12 300 zł;

2. Zapłata VAT z faktury za naprawę w kwocie 2300 zł: strona Wn konta 21 - "Rozrachunki z dostawcami" oraz strona Ma konta 13 - "Rachunek bankowy";

3. PK zarachowanie usługi do kosztów w kwocie 10 000 zł: strona Wn konta 76-1 "Pozostałe koszty operacyjne", strona Ma konta 30 - "Rozliczenie zakupów";

4. PK zaksięgowanie przyznanego odszkodowania w kwocie 10 000 zł na podstawie decyzji ubezpieczyciela: strona Wn konta 24 - "Pozostałe rozrachunki" oraz strona Ma konta 76-0 "Pozostałe przychody operacyjne";

5. PK rozliczenie zobowiązania wobec warsztatu z należnością od zakładu ubezpieczeniowego w kwocie 10 000 zł: strona Wn konta 21 - "Rozrachunki z dostawcami" oraz strona Ma konta 24 - "Pozostałe rozrachunki".

@RY1@i02/2014/203/i02.2014.203.008000200.802.jpg@RY2@

Halina Zabrocka specjalistka z zakresu rachunkowości

Halina Zabrocka

specjalistka z zakresu rachunkowości

Podstawa prawna

Ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.). Ustawa z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 851 ze zm.). Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.).