Problemy z ewidencją reklamacji, zwrotów i rabatów w sprzedaży wysyłkowej

Często zdarza się, że towar sprzedany przez internet wraca do sprzedawcy z różnych powodów. Może to być skutek podania błędnego adresu wysyłki, rezygnacji z zamówionego towaru, reklamacji czy też z powodu nieobecności adresata. Jeżeli nabywca nie odebrał towaru i nie doszło do transakcji, wówczas taką sprzedaż można anulować i uznać ją za niebyłą. Zapłatę należy zwrócić klientowi. Jednak w przypadku , gdy transakcja została potwierdzona paragonem fiskalnym, należy wartość sprzedaży w danym miesiącu pomniejszyć o wartość zwróconego towaru i sporządzić rejestr korekt kasy fiskalnej, który wraz z rejestrem korekt stanowić będzie dokument księgowy.

W przypadku zwrotu towaru bądź jego reklamacji sprzedaż ta powinna zostać skorygowana w dacie otrzymania towaru od klienta.

Zapis techniczny ze znakiem minus

Obecna rzeczywistość gospodarcza i trudności ze zbytem towarów zmuszają przedsiębiorców do zmiany wcześniej ustalonych cen poprzez stosowanie różnorodnych form zachęty. W praktyce są to rabaty, bonifikaty czy skonto.

Sprzedawca, który po zrealizowaniu transakcji sprzedaży udziela nabywcy rabatu, zobowiązany jest do sporządzenia faktury korygującej. Jej ewidencja przebiegać może zapisami: wartość brutto strona Ma konta 210 "Rozrachunki z odbiorcami", wartość netto strona Wn konta 730 "Sprzedaż towarów" oraz korekta VAT należnego strona Wn konta 222 "VAT należny".

Aby nie zawyżać obrotów na kontach, należy zastosować zapis techniczny, polegający na ewidencji po obu stronach tego samego konta zespołu 7 takich samych kwot, lecz ze znakiem ujemnym. Stosuje się go dla zachowania czystości obrotów na kontach oraz dla przywrócenia kontom ich charakteru. Korygowanie zapisów w ten sposób powoduje, że obroty na kontach nie dostarczają mylących informacji o przebiegu operacji gospodarczych. Stosowanie zapisu technicznego wskazane jest przede wszystkim do kont wynikowych, czyli kont w zespole 4 i 7. Jeśli jednak jednostka uzna za celowe, to może stosować zapis techniczny także do innych kont, np. rozrachunkowych.

W sytuacji gdy rabat zostanie przyznany w tym samym miesiącu, w którym miała miejsce sprzedaż, to fakturę korygującą ujmuje się w księgach rachunkowych tego samego miesiąca, w którym wystawiono fakturę pierwotną. Jeżeli natomiast sprzedawca wystawi fakturę korygującą na okoliczność przyznania rabatu już po zamknięciu miesiąca, w którym miała miejsce sprzedaż, to w trakcie roku obrotowego ujmuje ją w księgach rachunkowych bieżąco, tj. w miesiącu jej wystawienia. [przykład 1]

Z powrotem do magazynu

Zwrot towaru wskutek jego reklamacji, który objęty jest ewidencją magazynową, należy potwierdzić dowodem dokumentującym przyjęcie na magazyn. Zwrot towarów (przyjęcie towarów reklamowanych) do magazynu ujmuje się w księgach rachunkowych dostawcy zapisem: strona Wn konta 330 "Towary w magazynie" oraz strona Ma konta 731 "Wartość sprzedanych towarów w cenie zakupu".

Do uznanej reklamacji dostawca towaru zazwyczaj wystawia fakturę korygującą i ujmuje ją w swoich księgach rachunkowych. Jeżeli zwrócony towar nie nadaje się do dalszej odsprzedaży, wówczas operację taką ujmuje się w ciężar konta 761 "Pozostałe koszty operacyjne". [przykład 2]

PRZYKŁAD 1

Materiały budowlane

Hurtownia zajmująca się sprzedażą wysyłkową materiałów budowlanych sprzedała stałemu klientowi w maju 2014 r. 10 szt. grzejników. Wystawiona faktura opiewała na wartość brutto 6150 zł (w tym 1150 VAT należny). Cena ewidencyjna towaru według cen zakupu wynosi 350 zł.

W czerwcu 2014 r. hurtownia wystawiła fakturę korygującą z tytułu udzielonego rabatu w wysokości: 10 szt. x 61,50 zł/szt., tj. 615 zł brutto (w tym 115 zł VAT należny).

W ewidencji księgowej znajdą się następujące zapisy:

@RY1@i02/2014/183/i02.2014.183.00800020c.101.gif@RY2@

Objaśnienia do schematu:

1. FV za sprzedane grzejniki:

a) wartość brutto 6150 zł strona Wn konta 210 "Rozrachunki z odbiorcami";

b) wartość netto 5000 zł strona Ma konta 730 "Sprzedaż towarów";

c) VAT 1150 zł strona Ma konta 222 "VAT należny";

2. Wz - wartość sprzedanych towarów w cenie zakupu 3500 zł (10 szt x 350 zł): strona Wn konto 731 "Wartość sprzedanych towarów w cenie zakupu", strona Ma konto 330 "Towary w magazynie";

3. FV korygująca potwierdzająca udzielenie rabatu:

a) wartość brutto 615 zł: strona Ma konta "Rozrachunki z odbiorcami";

b) wartość netto 500 zł: strona Wn konta "Sprzedaż towarów";

c) VAT należny (zmniejszenie) kwota 115 zł: strona Wn konta "VAT należny";

4. Zapis techniczny dla czystości obrotów konta 730 "Sprzedaż towarów" kwota 500 zł ze znakiem "minus" strona Wn oraz strona Ma.

PRZYKŁAD 2

Wady towaru

Sklep internetowy otrzymał zwrot części towaru ze względu na posiadane wady. Sprzedawca uznał reklamację i wystawił fakturę korygującą w wysokości 369 zł brutto (w tym zmniejszenie VAT należny 69 zł). Wartość zwróconego towaru w cenie zakupu wynosi 255 zł. Ponadto komisja stwierdziła, iż zwrócony towar nie nadaje się do dalszej odsprzedaży i na tę okoliczność sporządzono protokół likwidacyjny. W księgach rachunkowych zostaną ujęte następujące zapisy:

@RY1@i02/2014/183/i02.2014.183.00800020c.102.gif@RY2@

Objaśnienia do schematu:

1. FV korygująca z tytułu uznania reklamacji:

a) wartość brutto 369 zł strona Ma konta "Rozrachunki z odbiorcami";

b) wartość netto 300 zł strona Wn konta 730 "Sprzedaż towarów";

c) wartość VAT 69 zł zmniejszenie strona Wn konta 222 "VAT należny";

d) zapis techniczny dla czystości obrotów konta 730 "Sprzedaż towarów": kwota 300 ze znakiem "minus" strona Wn oraz strona Ma;

2. PZ - przyjęcie do magazynu zwróconego towaru w cenie zakupu kwota 255 zł: strona Wn konta 330 "Towary w magazynie" oraz strona Ma konta 731 "Wartość sprzedanych towarów w cenie zakupu";

3. Zapis techniczny dla czystości obrotów konta 731 kwota 255 zł: ze znakiem "minus" strona Wn i strona Ma;

4. PK - protokół likwidacyjny kwota 255 zł: strona Wn konta 761 "Pozostałe koszty operacyjne"

oraz strona Ma konta 330 "Towary w magazynie".

@RY1@i02/2014/183/i02.2014.183.00800020c.803.jpg@RY2@

Halina Zabrocka specjalistka z zakresu rachunkowości

Halina Zabrocka

specjalistka z zakresu rachunkowości

Podstawa prawna

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.).

/ 15 września 2014 / / str. D6