Okres ważności dokumentów, czyli jak prowadzić firmowe archiwum i co koniecznie musi się w nim znajdować

CZYTELNIK: Prowadzę działalność od niedawna. Czy muszę przechowywać wszystkie dokumenty firmy? Przez jaki okres?

@RY1@i02/2014/091/i02.2014.091.13000030j.802.jpg@RY2@

Agnieszka Sadowska doradca podatkowy, ECDDP Spółka Doradztwa Podatkowego

: Obowiązek przechowywania dokumentacji związanej z prowadzoną działalnością gospodarczą został unormowany w różnych regulacjach prawnych, w tym m.in. w przepisach regulujących prowadzenie ksiąg rachunkowych (m.in. w ustawie o rachunkowości), podatkowych (m.in. w ordynacji podatkowej) czy w przepisach regulujących system ubezpieczeń społecznych.

Przepisy te w różny sposób mogą odnosić się do zasad i okresu przechowywania dokumentów firmowych, co wywoływać może wiele praktycznych wątpliwości, np. w sytuacji gdy z punktu widzenia innych przepisów dokumenty mogą być już zniszczone, jednak dla celów obowiązków podatkowych muszą być nadal przechowywane.

Zgodnie z treścią art. 86 § 1 Ordynacji Podatkowej (dalej jako o.p.) podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Dla porównania, w myśl ustawy o rachunkowości, księgi rachunkowe należy przechowywać przez 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dotyczą (przy tym jednak, zgodnie z ustawą o rachunkowości - zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe podlegają trwałemu przechowywaniu). Użyte przez ustawodawcę w art. 86 § 1 o.p sformułowanie księgi podatkowe zostało zdefiniowane w o.p. i przez pojęcie to należy rozumieć księgi rachunkowe, podatkową księgę przychodów i rozchodów, ewidencje oraz rejestry, do których prowadzenia, do celów podatkowych, na podstawie odrębnych przepisów, obowiązani są podatnicy, płatnicy lub inkasenci.

Zgodnie natomiast z generalną zasadą określoną w treści art. 70 § 1 o.p., zobowiązanie podatkowe przedawnia się, z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Należy przy tym mieć na uwadze, iż przepisy o.p. określają jednak sytuacje, w których bieg terminu przedawnienia może się nie rozpocząć, a rozpoczęty może ulec zawieszeniu, co w konsekwencji wydłuża okres przedawniania.

Powyższe zasady należy odnosić nie tylko do ksiąg podatkowych, ale również do dokumentów będących odzwierciedleniem zapisów znajdujących się w tych księgach. Skoro przepisy podatkowe uzależniają termin przechowywania ksiąg podatkowych od okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, podatnik winien określić, jakiego zobowiązania (zobowiązań) dotyczy księga podatkowa, kiedy to zobowiązanie się przedawni. W sytuacji więc, gdy nie wystąpią żadne z przesłanek skutkujących zawieszeniem/przerwaniem biegu terminu przedawnienia, podatnik (oceniając wyłącznie z punktu widzenia przepisów podatkowych) zobowiązany będzie do końca 2014 roku przechowywać księgi podatkowe za 2008 rok.

W razie likwidacji lub rozwiązania osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej, podmiot dokonujący jej likwidacji lub rozwiązania zawiadamia pisemnie właściwy organ podatkowy, nie później niż w ostatnim dniu istnienia tej osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej, o miejscu przechowywania ksiąg podatkowych.

Dokonany przez podatnika zakup środka trwałego skutkuje jego wprowadzeniem do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, która jako księga podatkowa powinna być przechowywana zgodnie z treścią art. 86 § 1 o.p. Dokonywane odpisy amortyzacyjne jako koszty uzyskania przychodów rzutują na wysokość ustalonego dochodu (straty). Konieczne jest zatem przechowywanie przez podatnika dokumentacji nie tylko przez cały okres, w którym wpływają one na podstawę opodatkowania, ale także z uwzględnieniem regulacji odnoszących się do okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego za okresy, w których odpisy wpływały na podstawę opodatkowania.

Jednym z elementów wpływających na ustalenie wysokości podstawy opodatkowania jest osiągnięta w poprzednich latach podatkowych strata, możliwa do odliczenia od dochodu na podstawie art. 9 ust. 3 ustawy o PDOF oraz art. 7 ust. 5 ustawy o PDOP. W takiej sytuacji podatnik, który poniesioną stratę odlicza w następnych latach, powinien księgi podatkowe oraz związane z nimi dokumenty przechowywać do czasu przedawnienia się zobowiązania podatkowego w podatku dochodowym za rok podatkowy, w którym taką stratę odlicza.

Rolę i znaczenie ksiąg podatkowych dla podatnika oddaje przepis art. 193 § 1 o.p., zgodnie z którym księgi podatkowe prowadzone w sposób niewadliwy i rzetelny stanowią dowód tego co wynika z zawartych w nich zapisów.

Agnieszka Sadowska

doradca podatkowy, ECDDP Spółka Doradztwa Podatkowego