Elektronizacja to wyzwanie, któremu trzeba sprostać

Od 1 października 2018 r. sprawozdania finansowe muszą być sporządzanie elektronicznie w strukturze logicznej. Co to w ogóle znaczy?

Samo sprawozdanie można sporządzić jak do tej pory. W zależności od posiadanych narzędzi informatycznych księgowi używają do tego albo narzędzi typu Word i Exell, albo systemu finansowo-księgowego. Nowością jest konieczność skonwertowania przygotowanego w ten sposób sprawozdania na plik XML. W przypadku sprawozdania przygotowanego w dotychczasowy sposób można zamówić usługę konwersji tak przygotowanego sprawozdania.

Można też skorzystać z dwóch innych sposobów stworzenia e-sprawozdania. Najprostszym rozwiązaniem jest skorzystanie z systemu finansowo-księgowego, który ma narzędzie do przygotowania pełnego sprawozdania w formacie XML. Może to być jednak trudne, jeśli spółka będzie np. zmieniała zasady rachunkowości i musiała dodać do sprawozdania trzecią kolumnę – czyli sprawozdanie z roku ubiegłego w postaci przekształconej.

Można użyć niezależnego oprogramowania, które potrafi takie sprawozdanie przygotować i jednocześnie wygenerować takie sprawozdanie w formacie XML. Ceny takich oprogramowań są różne i zależą od oferowanej funkcjonalności.

Czy wszystkie części sprawozdania trzeba sporządzić w strukturze logicznej?

Nie. W strukturze logicznej sporządza się bilans, rachunek zysków i strat, rachunek przepływów pieniężnych oraz zmian w kapitale własnym, ale również opisowe elementy sprawozdania. Myślę tu o wprowadzeniu do sprawozdania oraz części dodatkowych informacji i objaśnień (nota objaśniająca różnicę w wyniku finansowym brutto oraz podstawie do opodatkowania). Natomiast pozostałe elementy dodatkowych informacji i objaśnień mogą być załączone w pliku PDF, który podczas konwersji jest kodowany do postaci binarnej w pliku XML. W związku z tym ma dość nieczytelną formę.

Należy jednak przy tym wszystkim pamiętać, że sprawozdanie w formacie XML to w sumie 13 różnych typów sprawozdań, czyli np. sprawozdania dla spółdzielczych kas oszczędnościowo-kredytowych, banków, ubezpieczycieli, alternatywnych spółek inwestycyjnych, organizacji pożytku publicznego, jednostek małych, mikro czy też innych – one różnią się czasami znacznie sposobem prezentacji. Wszystkie ich struktury są udostępnione na stronach MF.

Inaczej jest w przypadku sprawozdań sporządzanych zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Rachunkowości. Tych nie sporządza się w strukturze logicznej. Jednak należy je podpisać elektronicznie?

W przypadku sprawozdań sporządzanych zgodnie z MSR należy również sporządzić sprawozdanie w wersji elektronicznej. Może to być zwykły plik PDF. Takie sprawozdanie zgodnie z wymogami ustawy o rachunkowości powinno być podpisane elektronicznie przez osobę sporządzającą oraz cały zarząd.

Zakodowane sprawozdanie finansowe to linijki cyfr i liter, a Ministerstwo Finansów nie udostępniło narzędzia do odczytu XML. Jak można sobie z tym poradzić?

To trochę zależy od tego, kto chciałby przeczytać takie sprawozdanie. Na etapie tworzenia jest oczywiście odczytywane w oprogramowaniu, w którym jest tworzone. Czyli albo w systemach finansowo-księgowych, albo w odpłatnych aplikacjach do ich tworzenia. Z tego, co zdążyłam zauważyć, aplikacje do tworzenia sprawozdań finansowych są licencjonowane na konkretną jednostkę, której sprawozdanie jest tworzone – nie można więc na nim obejrzeć sprawozdania innej jednostki.

Można oczywiście próbować samodzielnie przeczytać plik XML i przy dostatecznej cierpliwości za wyjątkiem części zakodowanej można postarać się zrozumieć treści zawarte w sprawozdaniu.

Niedawno na rynku pojawiło się bezpłatne narzędzie do odczytu sprawozdań. Pozwala ono przejrzeć dowolne sprawozdanie dla wszystkich typów sprawozdań.

Polska Izba Biegłych Rewidentów też udostępniła takie narzędzie. Mogą z niego korzystać jednak wyłącznie biegli rewidenci do swojej pracy.

Niestety Ministerstwo Finansów poinformowało w odpowiedzi na moje pytanie, że nie udostępnia i nie udziela autoryzacji dla komercyjnych narzędzi służących do odczytu pliku e-sprawozdania finansowego w formacie XML. Jednocześnie resort twierdzi, że aplikacja udostępniona dla osób fizycznych to bezpłatne narzędzie, które umożliwia m.in. otwarcie i odczyt zapisanego pliku sprawozdania finansowego w formacie XML. W praktyce jednak można w nim w sposób kompletny przeczytać jedynie sprawozdania osób fizycznych. W innych przypadkach niestety dane nie zostaną zaprezentowane kompletnie (np. numer wpisu w rejestrze czy też wzmiankowana wcześniej nota w dodatkowych informacjach i objaśnieniach). Nawet godząc się na takie zafałszowanie, w aplikacji nie można odczytać pliku PDF dołączonego do sprawozdania. Nie jest również możliwe przeglądanie sprawozdań np. SKOK-ów, ubezpieczycieli, domów maklerskich, banków czy też sprawozdań skonsolidowanych.

W kontekście sprawozdań finansowych ważny jest podpis elektroniczny. Zarówno na etapie podpisywania sprawozdania finansowego, jak i jego składania do KRS. W przypadku podpisów kwalifikowanych nie powinno być problemu, bo firmy, które je sprzedają, dają instrukcję, jak podpisać elektroniczny raport. A jak to jest w przypadku profilu zaufanego?

Przede wszystkim należy pamiętać, że ten rodzaj podpisu umożliwia podpisanie jedynie plików XML. Oznacza to, że nie jest możliwe podpisanie np. sprawozdania sporządzonego według MSR w innym formacie, przykładowo pliku PDF.

Czy możemy pokazać krok po kroku, jak podpisać sprawozdanie profilem zaufanym?

Tak. Najpierw trzeba się zalogować na stronię epuap.gov.pl i wejść w „Moją skrzynkę”. Następnie należy przejść do „Robocze” (menu po lewej stronie). Pojawi się wówczas przycisk po prawej stronie ekranu u góry „Dodaj plik z dysku”. Po wskazaniu pliku należy przycisnąć przycisk „Dodaj”. Następnie należy kliknąć na plik. Otworzy się podgląd tego pliku oraz pojawi się przycisk „Podpisz”. Po kilkunastu potwierdzeniach, czy aby na pewno chcesz podpisać plik bez podglądu wizualnego, w końcu uzyskuje się plik podpisany.

Plik po podpisaniu można pobrać po naciśnięciu ikony „Pobierz” – znajduje się ona nieco ponad przyciskiem „Podpisz”.

A jeżeli podpisać sprawozdanie musi więcej niż jedna osoba?

To jest już procedura bardziej skomplikowana. Informacje na ten temat można znaleźć na stronie epuap.gov.pl. W tym przypadku trzeba „Zaprosić do organizacji” dodatkowe osoby. W takiej sytuacji pierwsza z nich podpisuje i wybiera opcję „Powrót do edycji” – potwierdza „Chcę modyfikować dokument i zostawić w nim podpisy”, następnie zapisuje dokument. Następnie kolejna osoba musi wybrać dokument z pola „Robocze” i potwierdzić „Chcę modyfikować dokument i zostawić w nim podpisy”. Druga osoba podpisuje dokument i wysyła.

Co jeżeli część z członków zarządu ma profil zaufany, a część podpis kwalifikowany?

Wówczas trzeba zachować właściwą kolejność. Wynika to z samej właściwości podpisu ePUAP. Profil zaufany zapisuje (osadza) podpis wewnątrz pliku XML. Czyli w efekcie podpisania uzyskamy dalej plik XML, tylko z dopisanymi informacjami o podpisach.

Natomiast w przypadku podpisu kwalifikowanego uzyskamy dodatkowy plik XAdES, w którym będzie umieszczona suma kontrolna z pliku XML oraz informacje o podpisach. Z tego powodu najpierw sprawozdanie muszą sygnować wszystkie osoby dysponujące profilem zaufanym, a dopiero potem można podpisać tak uzyskany XML podpisami kwalifikowanymi. Powstały w efekcie plik XAdES będzie gwarantował, że podpisany plik XML nie był modyfikowany (weryfikacja sum kontrolnych).

Nie polecam stosowania mieszanej metody podpisywania sprawozdań w ramach jednej firmy, gdyż wymaga to dość dużej wiedzy na temat tego, jaki schemat podpisu akurat jest wykorzystywany. Myślę, że za rok, kiedy wiedza na ten temat będzie już większa, osoby podpisujące poradzą sobie również z metodą mieszaną.

Mówiła pani, że przy podpisywaniu uzyskamy dodatkowy plik XAdES. Co w przypadku, gdy kwalifikowanym podpisem sygnuje więcej niż jedna osoba?

Oczywiście plikiem podpisywanym jest plik e-sprawozdania, czyli kończący się rozszerzeniem XM, a nie ostatni plik XAdES. Jeśli nie ma pewności, jak dodać kolejny podpis, należy po prostu zrobić dla każdej osoby odrębny plik XAdES. Krajowy Rejestr Sądowy przyjmuje kilka plików XAdES do jednego pliku XML sprawozdania. Będzie to funkcjonowało jak odrębne kartki z podpisem pojedynczej osoby. Jest to równie skuteczne i, być może, dla niezbyt wprawnych użytkowników, prostsze.

Sprawozdanie musi być zaakceptowane przez organ zatwierdzający (patrz ramka, s. C12). Czy tu coś się zmieni?

Tak jak w przypadku zarządów może się pojawić problem z odczytem. Jednak zasady zatwierdzania się nie zmieniły.

Spółkom, których sprawozdania nie są poddawane badaniu przez biegłego, radziłabym przed ich zatwierdzeniem kontrolnie wczytać przygotowane i podpisane raporty do eKRS. Jako biegły rewident spotkałam się bowiem z przypadkami odrzucania przez eKRS wydawałoby się poprawnie sporządzonych sprawozdań.

Dla przykładu: spółka, która w polach określających „numer w rejestrze” podała NIP (są tylko dwie możliwości: NIP albo KRS), nie mogła wyczytać takiego e-sprawozdania do eKRS. Niestety test był przeprowadzony już po zaakceptowaniu przez organ nadzorczy. Dlatego spółka jest w patowej sytuacji – nie może zmienić już zaakceptowanego sprawozdania i nie może go złożyć do eKRS ze względu na błąd.

Takich przypadków zapewne będzie więcej w miarę przybywania sprawozdań. Stąd właśnie moja rada, aby przed przekazaniem sprawozdania do organu nadzorczego do zatwierdzenia najpierw spróbować wczytać (bez zatwierdzania oczywiście) sprawozdanie do eKRS – jeśli coś będzie nie tak, spółka będzie miała czas na poprawę.

Jednak to nie koniec zmian. Niedługo dotyczyć one będą także spółek giełdowych.

Tak. Począwszy od 2020 r., wszystkie skonsolidowane raporty spółek notowanych na rynkach publicznych Unii Europejskiej będą tworzone w formacie Inline XBRL (język oparty na XML, ale ze zdefiniowanymi standardowymi pozycjami, takimi jak np. amortyzacja, wierzytelności itp.).

W tym formacie przygotowuje się obowiązkowo sprawozdania spółek giełdowych, np. w Argentynie, Belgii, Chile, Chinach, Danii, Francji, Holandii, Irlandii, Japonii, Meksyku, USA, częściowo w Niemczech, Wielkiej Brytanii, we Włoszech. W wielu innych krajach europejskich trwają przygotowania do wdrożenia tego standardu.

Pozostałe raporty spółek giełdowych mają być sporządzane w strukturze logicznej w formacie XHTML (tj. mają być możliwe do przeczytania za pomocą standardowych przeglądarek bez użycia dodatkowych narzędzi).

Czy w tym przypadku nie będzie problemów z odczytem?

Nie. Format Inline XBRL jest z definicji przygotowany do tego, aby raport mógł być czytany przy użyciu dowolnej przeglądarki bez konieczności posiadania jakiegokolwiek innego oprogramowania. Również raport sporządzony w XHTML nie wymaga innych niż przeglądarka internetowa narzędzi do jego odczytu. ©℗

fot. Tomasz Puchalski/Materiały prasowe

Agnieszka Baklarz biegły rewident, członek zarządu w A. Bombik Kancelaria Biegłego Rewidenta sp. z o.o.