Czy skradzione pieniądze mogą być kosztem

kierownik zespołu księgowego w BSO Outsourcing

Kradzież gotówki z kasy firmy jest dla przedsiębiorcy w każdym przypadku stratą. Należy jednak pamiętać, że aby tę stratę zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, przedsiębiorca musi wcześniej zadbać o spełnienie kilku warunków, a każdorazowo zaistniała sytuacja kradzieży wymaga indywidualnego spojrzenia na okoliczności, które spowodowały powstanie straty i podjęte przez podatnika działania zabezpieczające przed kradzieżą.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Trudno powiązać stratę z tytułu kradzieży gotówki z konkretnymi przychodami. W art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, który zawiera tzw. negatywny katalog kosztów, również nie ujęto straty w środkach obrotowych jako wyłączonej z kosztów. Zasadniczo przyjmuje się, że straty powstałe w wyniku kradzieży gotówki będą stanowić koszty uzyskania przychodów pod warunkiem ich prawidłowego udokumentowania. Zasady prawidłowego zabezpieczania środków pieniężnych przed kradzieżą zostały zawarte w rozporządzeniu ministra spraw wewnętrznych i administracji w sprawie szczegółowych zasad i wymagań, jakimi powinna odpowiadać ochrona wartości pieniężnych przechowywanych i transportowanych przez przedsiębiorców i inne jednostki organizacyjne. Zgodnie z par. 2 rozporządzenia przedsiębiorcy i kierownicy innych jednostek organizacyjnych, w celu ochrony wartości pieniężnych, są obowiązani zapewnić bezpośrednią fizyczną ochronę budynków, pomieszczeń i pojazdów przeznaczonych do ich przechowywania lub transportu lub wykonać techniczne zabezpieczenia tych budynków, pomieszczeń i pojazdów. Rozporządzenie szczegółowo określa poziom i sposoby zabezpieczeń dla określonych limitów gotówki. Niezastosowanie się do wymogów rozporządzenia nie daje nam prawa uznać takiej straty za koszt podatkowy. W wyroku NSA z 19 marca 1999 r. (sygn. akt I SA/Gd 416/97) czytamy, że rabunek pieniędzy przenoszonych w torbie przez skarżącego nie miał charakteru zdarzenia losowego. Do sytuacji tej przyczynił się sam poszkodowany na skutek swego sprzecznego z prawem postępowania. Dla celów podatkowych tylko kradzież powstałą na skutek zdarzeń nieprzewidywalnych można uznać za zdarzenie losowe, które uzasadnia zaliczenie powstałej straty w ciężar kosztów uzyskania przychodów. W interpretacji indywidualnej z 28 maja 2009 r. dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie (nr IPPB5/423-171/09-2/AM) podkreślił, że należy pamiętać o prawidłowym udokumentowaniu skradzionej gotówki. Konieczne jest więc między innymi powiadomienie policji o kradzieży, co powinien potwierdzać urzędowy protokół. Podatnik powinien też opisać wysokość straty oraz przyczyny jej powstania w dowodzie wewnętrznym. Dokumenty te będą podstawą wpisu w księgach rachunkowych. Przydatna będzie również dokumentacja, z której wynika, że pieniądze były zabezpieczone we właściwy sposób.

Krzysztof Koślicki

Podstawa prawna

Art. 15 ust. 1 i art. 16 ust. 1 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 54, poz. 654 z późn. zm.).

Par. 2 rozporządzenia ministra spraw wewnętrznych i administracji z 14 października 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad i wymagań, jakimi powinna odpowiadać ochrona wartości pieniężnych przechowywanych i transportowanych przez przedsiębiorców i inne jednostki organizacyjne (Dz.U. nr 129, poz. 858 z późn. zm.).