Jak ująć w kosztach aktualizację oprogramowania

ekspert w ABC Tax

Zakup programu komputerowego (a w rzeczywistości zakup licencji na korzystanie z niego) powinien być, co do zasady, traktowany jako nabycie wartości niematerialnych i prawnych. W związku z tym, jeżeli jego cena przekracza 3,5 tys. zł, a przewidywany okres użytkowania będzie dłuższy niż rok, wydatek powinien być rozliczany przez odpisy amortyzacyjne.

Kłopotliwą kwestią mogą być koszty związane z aktualizacją programów komputerowych - chodzi o wszelkiego rodzaju upgrade lub update firmowego oprogramowania, którego cena bywa niekiedy znaczna.

Zgodnie z art. 16g ust. 13 ustawy o CIT modernizacji mogą ulegać jedynie środki trwałe, a przepisy nie przewidują analogicznego rozwiązania dla wartości niematerialnych i prawnych. Organy podatkowe zgodnie przyjmują, że wydatek na aktualizację oprogramowania nie może być traktowany jak ulepszenie wartości niematerialnej i prawnej.

Można przyjąć, że aktualizacja nie spowoduje powstania nowej wartości niematerialnej i prawnej, jeżeli nie będzie spełniała definicji z art. 16b ust. 1 ustawy o CIT. Przepis ten wymienia, jakie prawa należy uznać za wartości niematerialne i prawne - katalog nie zawiera upgrade’ów czy update’ów przeprowadzanych w ramach wcześniej udzielonych licencji, ale zostały w nim ujęte autorskie lub pokrewne prawa majątkowe. Należy więc odpowiedzieć na pytanie, czy aktualizacje oprogramowania stanowią odrębny przedmiot praw autorskich. Niekiedy może to wynikać wprost z treści umów licencyjnych - jeżeli umowa stwierdza, że aktualizacja nie stanowi odrębnego przedmiotu praw majątkowych, można przyjąć, iż nie powstanie nowa wartość niematerialna i prawna. Jeżeli umowa w tym zakresie nie zawiera żadnych regulacji - pojawiają się kolejne wątpliwości.

Wydaje się, że jeżeli ulepszenie istniejącego oprogramowania nie będzie się wiązało z zawarciem nowej umowy na nabycie licencji lub praw, nie powstanie odrębna wartość niematerialna i prawna, więc wydatki na aktualizację można uznać za koszty pośrednie. Oznacza to, że wydatki te można zaliczyć do kosztów w momencie ich poniesienia, chyba że dotyczą okresu przekraczającego rok - wtedy (jeżeli nie jest możliwe ustalenie, jaka ich część dotyczy danego roku podatkowego) stanowią koszty proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą. W przeciwnym razie - gdy zawarte zostaną nowe umowy licencyjne lub dojdzie do powstania nowego programu - autorskie prawo majątkowe lub licencję do korzystania należałoby potraktować jak odrębną wartość niematerialną i prawną oraz amortyzować na zasadach ogólnych.

Wskazane stanowisko podzielają organy podatkowe (np. interpretacja Izby Skarbowej w Warszawie z 19 stycznia 2009 r., nr IPPB5/423-161/ 08-2/AS, i z 28 kwietnia 2009 r., nr IPPB5/423-157/09-2/AM), mimo że z wyroku NSA z 5 kwietnia 2007 (sygn. akt II FSK 1346/06) wynika nieco inna teza. W wyroku tym sąd wskazał, że z istoty i pojęcia utworu jako przedmiotu autorskiego prawa osobistego i majątkowego wynika, że wartością niematerialną jest każdy przejaw działalności twórczej w zakresie programów komputerowych i jeżeli jego wartość w dniu przyjęcia do używania jest wyższa niż 3,5 tys. zł, to podlega odpisom amortyzacyjnym.

Stanowisko organów podatkowych wydaje się dużo bardziej racjonalne, a o tym, czy mamy do czynienia z nową wartością niematerialną i prawną, może przesądzać wiele czynników (np. zakres aktualizacji, postanowienia umów licencyjnych itp.).

Art. 15, 16 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 74, poz. 397 z późn. zm.).

Oprac. Ewa Matyszewska