Kiedy urząd może żądać certyfikatu rezydencji

starszy konsultant w Kancelarii Paczuski & Taudul

Nie ulega wątpliwości, że ani polskie przepisy podatkowe, ani zasady wynikające z międzynarodowych umów o unikaniu podwójnego opodatkowania nie regulują kwestii terminu ważności certyfikatu rezydencji, ani nie ograniczają w żaden sposób ważności certyfikatu rezydencji do okresu (roku), w którym był on wydany. W konsekwencji należy sądzić, że certyfikat ten zachowuje aktualność dopóty, dopóki odzwierciedla zgodny z prawdą stan faktyczny. Przepisy podatkowe nie nakładają również na płatników żadnych obowiązków związanych z odnawianiem certyfikatów, uzyskiwaniem przedłużenia ich ważności bądź też przedkładaniem aktualnego certyfikatu przy każdej wypłacie na rzecz zagranicznego beneficjenta.

Co więcej, nie istnieją żadne ustawowe wymogi, które nakazywałyby, aby certyfikat rezydencji wskazywał dokładnie okres swojej ważności. Mając na uwadze to, że dokument potwierdzający rezydencję podatkową wydają odpowiednie instytucje podatkowe wszystkich państw świata, wprowadzenie jednolitego wzorca takiego dokumentu nie jest w praktyce możliwe. Z tego względu spotykane w praktyce certyfikaty rezydencji przyjmują rozmaite formy, tj. niektóre wyraźnie stwierdzają, że podatnik jest/był rezydentem podatkowym w danym okresie, inne zawierają tylko datę wydania, jeszcze inne nie zawierają żadnej daty, ograniczając się do stwierdzenia rezydencji podatkowej podatnika.

Certyfikat rezydencji jest w istocie zaświadczeniem, a więc dokumentem potwierdzającym istnienie określonego stanu faktycznego na dzień jego wydania. Z charakteru tego dokumentu wynika, że w braku odmiennej wzmianki w treści certyfikatu zachowuje on ważność tak długo, jak długo nie ulega zmianie potwierdzony w nim stan faktyczny. Racjonalnie rzecz ujmując, powyższy wniosek powinien zachować aktualność w odniesieniu do wszystkich certyfikatów rezydencji, bez względu na ich treść. Niemniej jednak organy podatkowe najczęściej nie podzielają tak korzystnego dla podatników stanowiska odnośnie do aktualności certyfikatów rezydencji.

Jest oczywiste, że organy podatkowe powinny akceptować certyfikaty rezydencji, które zostały wydane w latach wcześniejszych, jeśli tylko stwierdzony w tym dokumencie stan faktyczny pozostaje niezmieniony. Każda inna interpretacja w tej kwestii będzie niweczyć cel, jakiemu przyświecają postanowienia umów o unikaniu opodatkowania, prowadząc w konsekwencji do tworzenia zbędnych i obiektywnie uciążliwych dla płatników obciążeń biurokratycznych, utrudniających korzystanie z wiążących Polskę norm międzynarodowego prawa podatkowego.

Wydaje się, że za akt wystarczającej staranności powinno być uznane potwierdzanie aktualności certyfikatów rezydencji poprzez uzyskiwanie od beneficjentów płatności oświadczenia (np. w drodze korespondencji elektronicznej), że w danym roku ich rezydencja podatkowa nie uległa zmianie w stosunku do tego, co wykazano w ostatnim certyfikacie. Organy podatkowe rzadko jednak uwzględniają taką korespondencję, żądając raczej przedstawienia aktualnego certyfikatu.

Oprac. Przemysław Molik

Art. 4a pkt 12 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 54, poz. 654 z późn. zm.).