Dokumentacja podatkowa musi być przygotowana wcześniej

Zarządzanie ryzykiem podatkowym w obszarze cen transferowych wymaga kompleksowego oraz rzetelnego podejścia. Przyjęte założenia powinny być poddawane cyklicznej weryfikacji, a sama dokumentacja powinna zostać sporządzona z odpowiednim wyprzedzeniem.

Zgodnie z polskimi przepisami prawa podatkowego podatnicy zobowiązani są w transakcjach dokonywanych z podmiotami powiązanymi zachować warunki rynkowe, tj. takie, jakie ustaliły między sobą niezależne podmioty.

Konsekwencją tego jest obowiązek sporządzania przez podatnika, który dokonuje takich transakcji z podmiotami powiązanymi (a także z podmiotami z tzw. rajów podatkowych), a wysokość świadczeń wynikających z tych transakcji przekracza określone limity, specjalnej dokumentacji podatkowej cen transferowych.

Na żądanie organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej podatnik jest zobowiązany do przedłożenia takiej dokumentacji w terminie 7 dni.

W przypadku nieprzedstawienia wymaganej prawem dokumentacji podatkowej cen transferowych podatnik może być narażony na poważne konsekwencje. Mianowicie, jeżeli organy podatkowe lub organy kontroli skarbowej określą dochód podatnika w wysokości wyższej/stratę w wysokości niższej (z uwagi na niezachowanie rynkowości cen) niż zadeklarowana przez podatnika w związku z dokonaniem transakcji, różnicę między dochodem zadeklarowanym przez podatnika a określonym przez te organy opodatkowuje się podwyższoną stawką 50 proc.

Mając na uwadze powyższe, przygotowanie poprawnej merytorycznie i formalnie dokumentacji podatkowej może przyczynić się do istotnego zmniejszenia ryzyka podatkowego w zakresie dokonywanych transakcji z podmiotami powiązanymi nie tylko poprzez uniknięcie sankcyjnej stawki podatku, ale także dlatego że organy podatkowe są zasadniczo związane metodą szacowania cen przyjętą przez podatnika w dokumentacji podatkowej.

W szczególności należy zauważyć, że przygotowanie dokumentacji ad hoc, dopiero po złożonym żądaniu władz skarbowych (tj. w terminie 7 dni), w zależności od liczby i skomplikowania transakcji z podmiotami powiązanymi może być wyjątkowo utrudnione lub wręcz niemożliwe.

Prawidłowo sporządzona dokumentacja podatkowa jest etapem finalnym, do którego prowadzi wiele działań organizacyjnych, które muszą zostać podjęte przez podmioty powiązane, aby dokumentacja miała charakter kompletny, aktualny i wiarygodny.

Na proces sporządzania dokumentacji podatkowej składa się identyfikacja transakcji z podmiotami powiązanymi, gromadzenie danych szczegółowych o zidentyfikowanych transakcjach, opracowanie dokumentacji, jej archiwizacja oraz aktualizacja. Szczególnie istotne jest tutaj zwłaszcza prowadzenie rejestru umów zawartych z podmiotami powiązanymi, zawieranie takich umów w formie pisemnej, gromadzenie danych porównawczych, takich jak np. oferty, cenniki czy kosztorysy oraz sporządzanie analiz ekonomicznych przynajmniej dla najważniejszych transakcji. W tym celu pomocne jest wprowadzenie instrukcji wewnętrznej, która regulowałaby podział zadań oraz odpowiedzialności poszczególnych osób w przedsiębiorstwie.

Powyższe czynności mają na celu ograniczenie ryzyka braku dokumentacji oraz ryzyka niskiej jakości dokumentacji. Pierwsze z ryzyk wynika z bardzo szerokiego zakresu podmiotowego oraz przedmiotowego przepisów o cenach transferowych.

Drugie z ryzyk wiąże się ze skomplikowanym charakterem regulacji dotyczących cen transferowych oraz szczegółowością danych, jakie muszą zostać zgromadzone, aby dokumentacja była nie tylko formalnie poprawna, ale również posiadała istotny walor argumentacyjny. Należy tutaj zwłaszcza pamiętać o zachowaniu spójności pomiędzy dokumentacją przygotowaną przez oba podmioty powiązane biorące udział w transakcji. Dodatkowo podkreślenia wymaga fakt, że treść dokumentacji nie powinna naruszać innych norm prawnych. W szczególności fakty oraz argumenty przedstawiane w dokumentacji nie powinny prowadzić do naruszenia przepisów z zakresu nieuczciwej konkurencji czy prawa spółek, co niestety dość często spotyka się w praktyce.

@RY1@i02/2010/244/i02.2010.244.050.004a.001.jpg@RY2@

Paweł Włodarczyk

Paweł Włodarczyk

prawnik w Kancelarii Krawczyk i Wspólnicy