Przy ustalaniu wartości początkowej ważne są koszty wdrożenia i wynagrodzeń

Obliczenie wartości początkowej, od której dokonuje się odpisów amortyzacyjnych, może sprawiać trudności. Dominika Dragan-Berestecka, doradca podatkowy w Kancelarii Ożóg i Wspólnicy, podkreśla, że w przypadku nabycia środka trwałego lub wartości niematerialnej lub prawnej wartość początkowa to nie tylko zapłacona przez podatnika cena, ale też koszty wdrożenia - uczynienia zdatnym do użytku danego składnika majątku. Natomiast w razie wytworzenia środka trwałego we własnym zakresie, wartość początkową ustala się z uwzględnieniem kosztów jego wytworzenia.

Ustalenie wartości początkowej środka trwałego lub wartości niematerialnej lub prawnej, które zostały odpłatnie nabyte, wymaga określenia ceny nabycia.

- Cena nabycia obejmuje kwotę należną zbywcy. Cenę nabycia powiększa się o koszty związane z zakupem, naliczone do dnia przekazania środka trwałego lub wartości niematerialnej lub prawnej do używania - wyjaśnia Dominika Dragan-Berestecka.

Jednocześnie dodaje, że w ustawach regulujących podatki dochodowe podany został katalog przykładowych kosztów związanych z zakupem obejmujący koszty: transportu, załadunku i wyładunku, ubezpieczenia w drodze, montażu, instalacji i uruchamiania programów oraz systemów komputerowych, opłat notarialnych, skarbowych i innych, odsetek, prowizji.

- Koszty związane z zakupem obejmują koszty zakupu oraz wszelkie inne koszty poniesione w związku z przystosowaniem środka trwałego czy wartości niematerialnej lub prawnej do stanu zdatnego do używania - wymienia Dominika Dragan-Berestecka.

Dodatkowo, cenę nabycia należy pomniejszyć o podatek od towarów i usług; niezbędne jest również uwzględnienie w wartości początkowej odsetek oraz różnic kursowych naliczonych do dnia przekazania do używania środka trwałego lub wartości niematerialnej lub prawnej.

W przypadku importu cena nabycia obejmuje cło i podatek akcyzowy od importu składników majątku.

Dominika Dragan-Berestecka zwraca uwagę, że jednym z elementów ceny nabycia są wydatki poniesione na montaż, instalację i uruchamianie wartości niematerialnych lub prawnych i środków trwałych, w praktyce zwane pracami wdrożeniowymi. Nasza rozmówczyni wskazuje, że prace wdrożeniowe dotyczą najczęściej wartości niematerialnych lub prawnych - oprogramowania komputerowego, systemów komputerowych.

- Sam fakt nabycia licencji nie sprawia, że można ją uznać za nadającą się do gospodarczego wykorzystania. Licencja stanowi bowiem jedynie szkielet, na podstawie którego w ramach procesu wdrożenia tworzone są funkcjonalności nabytego systemu/oprogramowania - tłumaczy Dominika Dragan-Berestecka.

W praktyce prace wdrożeniowe oznaczają m.in.: analizy przedwdrożeniowe, prace testowe, wprowadzanie poprawek do systemu, wpisanie lub przeniesienie istniejących danych, konfigurację systemu, dostosowanie procedur działania. Do wartości początkowej wartości niematerialnej lub prawnej, oprócz wymienionych wyżej prac, zaliczyć można także wynagrodzenia konsultantów zewnętrznych i wewnętrznych przeprowadzających czy nadzorujących proces wdrożenia, podróże służbowe związane z wdrożeniem.

Pogląd taki znajduje potwierdzenie w decyzji dyrektora Izby Skarbowej w Gdańsku z 23 marca 2006 r. Stwierdzono w niej, że koszty wdrożenia oprogramowania komputerowego - poniesione na konfigurację systemu na potrzeby jednostki, wpisanie lub przeniesienie istniejących danych, dostosowanie istniejących w jednostce procedur działania, prace testowe sprawdzające poprawność działania poszczególnych funkcji systemu informatycznego w warunkach jednostki, wprowadzenie ewentualnych poprawek, podróże służbowe związane z wdrożeniem programu - jako koszty związane z przystosowaniem składnika majątku do prawidłowego używania, powiększają cenę nabycia licencji, tj. wartość początkową stanowiącą dla celów podatkowych podstawę naliczania odpisów amortyzacyjnych.

Analogiczne stanowisko zostało wyrażone w interpretacji indywidualnej ministra finansów z 10 listopada 2008 r., w której minister podkreślił, że wartość początkowa systemu powinna zostać ustalona z uwzględnieniem kosztów wdrożenia poniesionych do chwili oddania systemu do użytkowania. Konsekwentnie wartość początkowa systemu powinna obejmować: cenę nabycia licencji oraz koszty poniesione na konfigurację systemu na potrzeby spółek z grupy, wpisanie lub przeniesienie istniejących danych, dostosowanie istniejących w jednostkach procedur działania, obsługę informatyczną związaną z weryfikacją poprawności działania poszczególnych funkcji systemu informatycznego w warunkach grupy, usunięcie potencjalnych usterek bądź dysfunkcji, wprowadzenie poprawek, podróże służbowe związane z wdrożeniem systemu.

Prace wdrożeniowe mają na celu to, aby system spełniał wymogi funkcjonalne, jakościowe, użytkowe, bowiem dopiero taki system nadaje się do gospodarczego wykorzystywania.

W przypadku kosztów wynagrodzeń pracowników, które mogą być precyzyjnie przypisane koniecznym pracom nad przystosowaniem do używania i wdrożeniem składnika majątku, powinny być one uwzględnione w wartości początkowej wartości niematerialnej lub prawnej.

- O tym, które z kosztów dotyczących wynagrodzeń i w jakiej części powiększają wartość początkową, powinny decydować dane o czasie pracy poświęconym na przystosowanie do używania nabytych wartości niematerialnych lub prawnych. Wskazane jest zatem, aby pracodawca posiadał narzędzia pozwalające na precyzyjne rozgraniczenie czasu pracy poświęconego poszczególnym projektom - podpowiada Dominika Dragan-Berestecka.

Podkreśla również, że oprócz wynagrodzeń pracownikowi mogą przysługiwać premie lub nagrody. Kwalifikacja nakładów na premie kwartalne oraz nagrody roczne zależeć będzie w dużej mierze od regulaminu ich przyznawania. Jeśli bowiem o przyznawaniu premii oraz nagród decydują kryteria w dużej części uznaniowe i posiadają one bardziej charakter ogólnomotywacyjny dla pracowników niż należny im element wynagrodzenia, wówczas trudno będzie przyjąć, że stanowią nakłady konieczne dla przystosowania i wdrożenia nabytych składników majątku - a co za tym idzie, iż powinny powiększać wartość początkową wartości niematerialnej lub prawnej.

Jeśli natomiast nagrody oraz premie przyznawane są automatycznie za ustalone okresy oraz wedle ściśle ustalonych reguł, możliwe jest przyjęcie, że stanowią część wynagrodzenia za wykonaną pracę. Konsekwentnie zatem - jak dodaje Dominika Dragan-Berestecka - w przypadku istnienia ewidencji pozwalającej określić liczbę godzin poświęconych na realizację omawianych zadań okołowdrożeniowych w odniesieniu, na przykład, do oprogramowania, mogłyby zostać, w części przypadającej na czas poświęcony na te zadania, uznane za powiększające wartość początkową wartości niematerialnej lub prawnej.

Koszty, które zostaną poniesione po dniu przekazania środka trwałego lub wartości niematerialnej lub prawnej do używania, stanowią bieżące koszty uzyskania przychodu, o ile spełniają warunki określone w przepisach o podatkach dochodowych.

W przypadku kosztów wynagrodzeń pracowników, które mogą być precyzyjnie przypisane koniecznym pracom nad przystosowaniem do używania i wdrożeniem składnika majątku, powinny być one uwzględnione w wartości początkowej wartości niematerialnej lub prawnej.

Ewa Matyszewska

ewa.matyszewska@infor.pl